الاستقبال الناجح

بسم الله الرحمن الرحيم

يعمل عبدالرحمن مديراً لإحدى الشركات الكبرى، والرائدة في مجال الاتصالات، وهذه الشركة هي واحدة من مجموعة شركات تعمل في نفس التخصص، لها إدارات مستقلة ولكنها في النهاية تتبع إدارة واحدة، وتعودت الشركات أن تقيم اجتماعاتها بحسب مشاريعها، وشاء الله أن يكون الاجتماع هذه المرة في شركة أخرى غير شركة صاحبنا.

غادر عبدالرحمن شركته متوجهاً لشركة أخرى من ضمن المجموعة، وكان موظف الاستقبال هناك جديداً لا يعرفه، ومن هنا بدأت القصة.

وصل عبدالرحمن إلى الوجهة التي يريد، وسأل موظف الاستقبال: هل الأستاذ هاني موجود؟

وسأله موظف الاستقبال عن اسمه، ثم طلب منه الجلوس حتى يتم الاتصال به، وحاول موظف الاستقبال الاتصال بهاني ولكن تحويلته كانت مشغولة، فأخبر عبدالرحمن بذلك وطلب منه الانتظار.

طالت فترة الانتظار، وموظف الاستقبال يحاول الاتصال بهاني ولكن لا يوجد رد، وعبدالرحمن ينتظر أن يأتي أحد لينقذه من هذه المشكلة، فلما طال انتظاره اخرج جواله واتصل على هاني.

علم هاني أن صديقه ينتظر في الخارج فطلب من عبدالرحمن أن يعطي الجوال لموظف الاستقبال، فأعطاه عبدالرحمن الجوال وتحدث موظف الاستقبال مع المدير العام الذي طلب منه أن يدخل الأستاذ عبدالرحمن.

رد موظف الاستقبال بأدب: نعم، ولكن هل يمكن أن تتصل على تحويلتي، وتطلب مني ذلك؟ لأنني جديد هنا، ولا أعرف صوتك جيداً.

قدمت الشركة اعتذاراً لعبدالرحمن الذي رفض أن يقدم له أي اعتذار، موضحاً أن تصرف الموظف كان سليماً ولا غبار عليه، وعاد إلى مكتبه بعد الاجتماع ليكتب لمساعده رسالة قصيرة وضح فيها ما جرى له، ثم قال: هل يمكن أن تقدم لهذا الفتى عرضاً بالعمل في شركتنا؟ أو أحضر لي واحداً مثله.

من الوظائف التي لم تفهم جيداً في القطاعات العامة والخاصة على حد سواء هي وظيفة الاستقبال، مع أن الاستقبال الناجح يدل على الشركة الناجحة، ولن نكون مبالغين إذا قلنا أن الاستقبال يعمل عمل بعض الإدارات المهمة والحيوية في المنشآت، فيمكن أن يقوم بدور قريب من دور الأمن، ويمكن أن يقوم بعمل كعمل السكرتير، وتتوفر فيه ميزتان:

1. واجهة للمنشأة، فكل موظف أو زائر سيمر من أمامه، وهنا يأتي دور الموظف الجيد ليعطي انطباعاً جيداً في نفس من يراه بجودة الشركة، وبالوضع النفسي الذي يعيشه الموظف هناك.
2. أمن للمنشأة، ويمكن أن ندرج ثلاث نواح أمنية غير مبالغين في ذلك:

- أمن الأفراد فموظف الاستقبال هو أكثر الموظفين دراية بالعاملين في الشركة لرؤيته الدائمة لهم، ومعرفته بأوقات تواجدهم.

- أمن الأدوات فلا يمكن أن تخرج من المنشأة أو تدخل للمنشأة أي قطعة إلا وتمر عليه، وفي الشركة القوية نجد أن هناك نموذجاً خاصاً لأي قطعة تخص المنشأة، ولا يمكن أن يسمح الموظف بالعبور إلا بهذا النموذج مكتمل البيانات.

- أمن المعلومات فمن خلال معرفته بأوقات تواجد الموظفين في مكاتبهم يمكن أن يضبط عملية دخول الزوار، حتى يضمن أن يبقى المكتب فارغاً فترة غياب الموظف.

والاستقبال الناجح يدل على:

1.         وجود لوائح وأنظمة قوية تحكم العمل ضمن المؤسسة، وتوفر كل الاحتياجات، وتغطي كل المهام الموجودة.

2.         وجود خطوات لتنفيذ المهام، وإجراءات تؤدي الأعمال من خلالها في دقة وترتيب.

3.         وجود طاقم وظيفي راقي متعاون في تنفيذ الإجراءات، ومتميز في تطبيق اللوائح، فالسياسات والإجراءات لا تنفع ما لم يتوفر لدينا موظف يطبقها ويعمل بها.

4.         وجود حب للعمل عند موظف الاستقبال، وتحول الأمر من وظيفة تقيده إلى شعوره باللذة في تطبيق العمل، والسعادة من عمله كفرد ضمن مجموعة.

إن كل وظيفة مهما صغرت تعني شيئاً في كل الدوائر والمنشآت، فقط يحتاج الموظف أن يستشعر أهمية مكانه، ويحاول أن يبدع في موقعه، ويحتاج المدير أن يفهم أهمية الموقع وحيويته، ويحاول أن يوصل المعلومة لموظفيه، ويربط بينهم ويوجد الشعور بالتكامل بين الإدارات.