تسعة استراتيجيات تنظيمية للأعمال التي تدار من المنزل

بسم الله الرحمن الرحيم

أن تكون منظماً أمر هام جداً لإدارة العمل من داخل المنزل، حتى ولو كنت تقرأ هذا الموضوع من بين ركام من الأوراق والكتب والمواضيع المتراكمة على مكتبك، إلا أن الوقت لم يفت بعد! اتبع هذه الخطوات العشر:

1. انتقل نحو مكتب دون أوراق.

 التعامل مع الأوراق شر لا بد منه في بعض الأعمال، إلا أن القاعدة تقول: كلما قل عدد الأوراق التي بين يديك، كلما أصبح من السهل التعامل معها. قبل أن تضغط على زر الطباعة فكر ما إذا كان من الضروري أن يكون الأمر الذي ترغب في طباعته مطبوعاً على الورق. إذا كان بإمكانك أن تقرأه على الشبكة تخطى عملية الطباعة.

2. استخدم ملفات التصنيف

إن ملفات التصنيف لن تساعدك في تنظيم أوراقك مالم تستخدمها. صنّف أعمالك الورقية بشكل آني ودقيق.

3. ضع جدولاً زمنياً للترتيب والتنظيم

خصص بعض الدقائق في نهاية كل يوم لترتيب منطقة العمل التي تشغلها. إن منطقة العمل المرتبة تسهّل عليك الأمور عندما تباشر عملك في اليوم التالي، وتزيد من إنتاجيتك.

4. استخدم سلة المهملات.

حاول التخلص من الأوراق الزائدة، نحن غالباً ما نحتفظ بالأوراق لأنها تلزمنا في اليومين التاليين. إذا لم تستخدم الأوراق خلال يومين أو ثلاث تخلص منها.

5. طوّر نظاماً

التنظيم يحتاج إلى جهد. طوّر نظاماً يمكّنك من تصنيف وتخزين ملفاتك بسرعة وسهولة.

6. كرّس يوماً أو نصف يوم في الأسبوع لإجراء تنظيف كامل لمكتبك وأعمالك.

7. اشتر رفوفاً إضافية ووحدات تخزين أخرى عند الحاجة.

توفر لك الرفوف الإضافية مساحات جديدة للأوراق التي لا يمكنك الاستغناء عنها. اخترها بحيث تكون اقتصادية من حيث المساحة.

8. رتب البيانات المخزنة كنسخة إضافية.

 تعلم أنك دائماً بحاجة إلى تخزين بياناتك على نسخة احتياطية، إلا أن التخزين الاحتياطي لا يفيد كثيراً إذا لم يكن بمقدورك أن تجد القرص الذي يحتوي على البيانات الهامة. ضع نسختك الاحتياطية ضمن ملف منظم. هذا لن يوفر لك سهولة في الوصول إلى البيانات الضرورية فحسب، بل سيكون قطعة ثمينة في مكتبك

 لا تُعجب بنفسك

إذا كان التنظيم يستغرق وقتاً وجهداً، فالبقاء على المسار المنظم كذلك يحتاج إلى جهد ووقت. عندما تستثمر وقتك في التنظيم حافظ عليه ولا تشعر بالرضى عن نفسك لأنك قمت بالمحاولة، فما أسهل من الفوضى مع الغفلة.