إدارة وتخطيط البرامج

استخدامات مختلفة للمصطلح \"برنامج\"

ثمة تفاوت كبير في استخدامات مصطلح \"برنامج\" بين المنظمات وأكثر استخداماته شيوعاً هو أن البرنامج عبارة عن مجموعة من المصادر المعدة لإنجاز هدف أساسي معين أو مجموعة من الأهداف.

هنالك أمور متشابهة وأخرى مختلفة حول كيفية استخدام المصطلح في المنظمات الربحية وغير الربحية، إذ أن المنظمات غير الربحية عادة ما تشير للبرنامج على أنها الخدمات الرئيسية المستمرة للفئات المستهدفة، أما المنظمات الربحية فعادة ما تستخدم هذا المصطلح للتعبير عن الجهود المبذولة لإقامة المشاريع الكبيرة وذات المدّة المحدودة. ويمكن تعريف البرنامج على أنه إطار عمل دائم لمجموعة من النشاطات والمشاريع التي تُقدّم من خلالها مجموعة من الخدمات للفئات المستهدفة، فالبرنامج يتمتع بديمومة أكبر من المشاريع، كما أن تخطيط البرامج غالباً ما يكون أوسع نطاقاً من تخطيط المشاريع.

الوصول إلى مفهوم شامل للبرامج:

يمكن أن تبدو البرامج فكرة غير متبلورة وفي غاية الإرباك ويصعب فهمها، إذ إنه يمكن أن يكون من الصعب الإبقاء على منظور معين، غير أن البرنامج، شأنه شأن المنظمة، عبارة عن نظام مدخلات ومخرجات ونتائج، مع وجود تغذية راجعة استراتيجية مستمرة في ما بين الأجزاء. هذا النظام يؤدي إلى تكوين فهم للبرامج ويساعد بشكل ملحوظ أثناء تخطيط البرامج.

خمسة ركائز أساسية للتخطيط السليم للبرنامج:

بتطبيق هذه الركائز الأساسية، تضمن المنظمة إعداد برنامج قوي وتتمكن من مواجهة العديد من التغيرات التي ستواجهها أثناء إنشاء البرنامج.

1- وجوب ارتباط البرنامج مع رسالة المنظمة

يتوجب على كل برنامج أن يرتبط بشدة مع رسالة للمنظمة بمعنى أنه على إدارة المنظمة العمل انطلاقاً من الرسالة Mission، من خلال تحديد عدد من الأهداف الكلية الأساسية التي سيؤدي تحقيقها إلى إنجاز رسالة المنظمة.

2- وجوب ارتباط تخطيط البرنامج مع التخطيط الإستراتيجي

وفقاً لطبيعة المنظمة، فإن التخطيط الإستراتيجي يتضمن، بشكل نموذجي نظرة عامة لرؤية المنظمة ورسالتها وقيمها وقضايا استراتيجية شاملة وأهداف استراتيجية (والتي تصبح في بعض المنظمات برنامجاً) وطرق تحقيق الأهداف (إن الطرق لتحقيق الأهداف غالباً ما تكون بمثابة دليل يساعد لمعرفة كيفية توافق البرنامج مع أهدافه الخاصة). ولأن تخطيط البرامج يجب أن يكون مرتبطاً مع طبيعة رسالة المنظمة، فإن تخطيط البرنامج يجب أن يرتبط بشكل وثيق مع تخطيط الإستراتيجي للمنظمة أيضاً فبعد المرحلة التي تحدد فيها عملية التخطيط الإستراتيجي الأهداف والقضايا الإستراتيجية، يمكن لمجموعة من المخططين وضع إطار عمل حول كيفية توافق الأهداف مع بعضها البعض، وغالباً ما يكون إطار العمل هذا الدليل المستخدم لإقامة برنامج جديد.

3- إشراك أعضاء الهيئة الإدارية في تخطيط البرامج

إن المسؤولية الرئيسية الملقاة على عاتق أعضاء الهيئة الإدارية تتمثل في وضع اتجاه استراتيجي للمنظمة، إذ أنه يتوجب على الهيئة الإدارية التدخل بشكل كبير في التوجيه والإشراف على الاتجاه الأولي للبرنامج، ولذلك يجب إعطاء الهيئة الصلاحية للتدخل في التخطيط الإستراتيجي للبرامج.

4- إشراك الفئات المستهدفة في تخطيط البرامج

يمكن للمنظمة أن تباشر في إجراء عملية رائعة لتخطيط البرامج بتوفير جميع الأطراف المناسبة من الهيئة الإدارية والمدير التنفيذي ومدراء البرامج والمشاريع والباحثين والمتطوعين، إلا أنه لم يتم إعطاء الفئات المستهدفة الفرصة لعرض وجهات نظرهم بالرغم من أنهم مستخدمي البرامج، وبذلك تسكون المنظمة قد وضعت مخططاً جيداً للبرامج ولكن بني على أسس قد تكون لا تلبي واقع واحتياجات الفئات المستهدفة.

لذلك على المنظمة أن تمنح الفئات المستهدفة فرصة المشاركة في تخطيط البرامج خاصةً فيما يتعلق بالآراء الأولية للبرنامج، كأهداف البرنامج وطرق تحقيق تلك الأهداف. وقد يكون من الصعب إتاحة الفرصة أمام كافة الفئات المستهدفة للمشاركة في تخطيط البرامج، ولذلك على المنظمة أن تختار عينة ممثلة لفئاتها المستهدفة للمشاركة في تخطيط البرامج.

5- وضع المخطط \" المثالي\" للبرنامج

إذا استخدمت المنظمة الأشخاص المناسبين، وإذا شارك الجميع في خدمة أهداف المنظمة بإخلاص، موظفين خبراتهم في العمل، عندها ستصيغ المنظمة المخطط \" المثالي\" للبرامج. إذ أن المنظمة تبقى الخبير الفعلي الوحيد القائم على تخطيط برامجها الخاصة بها ويمكن الاستعانة بمستشارين ومساعدين خارجيين على أن يعود اتخاذ القرارات المتعلقة بالتخطيط إلى أعضاء المنظمة بشكل مطلق فبذلك يتوافق المخطط \"المثالي\" للبرامج مع طبيعة المنظمة وغاياتها.

إرشادات للحفاظ على سلامة مسار عملية تخطيط البرامج

يساعد تخطيط البرامج المنظمة في توفير إطار عمل لتسهيل اتخاذ مجموعة من القرارات في الوقت المناسب. وتخطيط البرامج كأي خطة أخرى، ليس جامداً أو غير قابل للتعديل بل هو مجموعة من الإرشادات التي تستخدم كمرجع يستعان به في المستقبل، وبإمكانك تغيير خطة البرنامج بشرط أن يكون واضحاً سبب ذلك التغيير ويمكن تفسيره وتبريره.

وفيما يلي عرض لإرشادات عامة تساعد على وضع تخطيط البرامج في مساره السليم:

1- التركيز على نتائج البرنامج وليس فقط على مخرجاته

عادة ما يتم الدمج أو الخلط ما بين مخرجات البرنامج Output ونتائج البرنامج Outcome/Result، وهو ما يؤدي إلى ضعف تقييم البرنامج. فنتائج البرنامج تمثل مجموعة الفوائد التي حصلت عليها الفئة المستهدفة والتطورات التي حصلت لها والحلول التي حصلت عليها من تطبيق البرنامج، أما مخرجات البرنامج فهي تمثّل الجانب الكمي لتنفيذ البرنامج، مثلاً عدد المستفيدين من البرنامج، فقد يكون عدد المستفيدين كبيراً ولكن ذلك قد لا ينعكس بالضرورة على نتائج إيجابية.

2- التنسيق بين البرنامج الجديد والبرامج الأخرى

قد نتجاهل في مرحلة التخطيط لبرنامج جديد البرامج الموجودة والتي تكون مفيدة جداً لإنجاح التخطيط، فأي برنامج جديد ما هو إلا جزء من المنظمة ولذلك يجب أن يراعي القائمون على تخطيط البرامج ما يتوفر لدى المنظمة من برامج أخرى قائمة للتأكد من كافة برامج المنظمة تتمتع بانسجام مع بعضها البعض. ويمكن تحقيق ذلك عن طريق معرفة المدخلات التي يجب أن يوفرها مدارء آخرون وبرامج أخرى لسد متطلبات البرنامج الجديد ومعرفة ماهية التغذية الراجعة المستمرة التي يتوجب توفيرها لأعضاء البرنامج الجديد والبرامج الأخرى، وكيف يمكن للبرنامج الجديد أن يعود بالنفع على البرامج الأخرى.

3- البحث في أفضل الوسائل لتقديم خدمات فعّالة

النقطة الأساسية في البرنامج أنه يقدّم خدمات للفئات المستهدفة، وبالتالي فإنه من المهم البحث في أنجح الطرق لإيصال هذه الخدمات، ومن أفضل هذه الطرق هي التعاون مع المنظمات الأخرى التي تنفذ برامج مشابهة لبرامج منظمتك. فالتعاون الناجح من شأنه أن يضم منظمتين أو أكثر للعمل في إطار تعاوني وتنسيقي كوسيلة لتوحيد الجهود وعدم إهدارها، بمعنى أنه إذا قامت منتظمتان، بشكل منفرد، بتنفيذ برنامج متشابه، فكلا المنظمتان ستستهدفان نفس الفئة وستقدمان حلولاً ولكن ليس بنفس الكمية والجودة التي يمكن أن تقدمها كلا المنظمتين إن قامتا بالعمل معاً، فالعمل المشترك ينتج عنه توفير في الميزانية وتقليل في تكاليف وتوظيف مصادر أكثر لخدمة الفئات المستهدفة.

4- تحديد مؤشرات قياس نجاح البرنامج

ستساعد هذه المؤشرات في معرفة ما إذا كان البرنامج ناجحاً أم لا، وستساعد كذلك في تجنب الشروع في برنامج لمجرد القيام ببرنامج بغض النظر عن أية غايات أخرى. وخذ في الاعتبار تحديد المؤشرات المرتبطة بالنتائج المتوقعة.

إما إذا لم تتمكن من تحديد المؤشرات الأساسية لنجاح البرنامج، فتخيل برنامجك يعمل بطريقة ناجحة جداً في وقت لاحق، ومن ثم حدد ميزات البرنامج التي تشير إلى نجاحه الفعلي.

5- خطط قصيرة المدى للبرامج طويلة المدى

حتى تضمن أن عملية المباشرة في تأسيس برنامج تسير بالطريق الصحيح، تجنب التفكير بالنتائج التي لا يمكن تحقيقها في الوقت القصير، بل اكتفي بوضع خطط عمل لتنفيذ البرنامج طول فترة وجوده، فهذه الخطط القصيرة ستسهل عليك تقسيم العمل وتوزيعه إلى مراحل وإجراءات واضحة، وأجل قياس النتائج النهائية إلى حين انتهاء مدّة البرنامج.

تنفيذ البرنامج والمصادر والميزانية

تنفيذ البرنامج

في نهاية مرحلة إعداد البرنامج فإنك ستتوصل إلى وضع خطة عمل عامة لتنفيذ البرنامج، وقد يتبعها خطط عمل فرعية خاصة في البرامج طويلة المدى أو البرامج التي تقدّم العديد من الخدمات. وعند بدء تنفيذ البرنامج فإن إدارة البرنامج ستعتمد بشكل رئيسي على خطة العمل العامة كمرجع لتحديد مسار البرنامج وتوجيهه، ولكن عادة ما يطرأ على هذه الخطة بعض التعديلات نظراً لتغير بعض الظروف المحيطة في البرنامج، وعلى إدارة البرنامج توخي الدقّة في تحديد الظروف التي تغيّرت وفي اتخاذ القرار المناسب للاستجابة إلى تلك التغيرات.

مصادر وميزانية البرنامج:

قم بدراسة عملية لتتمكن من معرفة المصادر المالية التي يجب أن تتوفر من أجل تنفيذ البرنامج، مثل: تكاليف التوظيف، الرواتب، والأجور، والفوائد المستحقة لهم والمستشارين والتدريب والمساحة، وشراء واستئجار المعدات التجهيزات، والتنقل والطابعة والهاتف وموارد المكتب الرئيسي...الخ.

تقييم البرنامج

يجب أن تتم عملية تقييم البرنامج بشكل سنوي على الأقل للتحقق من أن البرامج قد أنجز أهدافه وحقق النتائج المرجوة منه ومن أنه يقوم بذلك على نحو فعّال، ونادراً ما يتوفر لدى المشاريع الصغيرة المصادر التي يتم من خلالها تقييم أهداف البرامج ونتائجه وعمليات تنفيذه، غير أنه باستطاعتهم التفكير في الجوانب التي تثير مخاوفهم حول برنامج معين ومن ثم القيام بعملية تقييم لدارسة تلك الجوانب من البرنامج.

هناك إيجابيات عديدة لعملية تقييم البرامج، إذ أنها تمكن من التحقق جدوى الخدمات المقدمة للفئات المستهدفة أو زيادتها، كما يساعد على تطوير طرق إيصال خدمات البرامج بما يوفر عليك الوقت والمال.