خططي يومك ليتوافق مع أسلوبك

بسم الله الرحمن الرحيم

إن معرفة أسلوب عملك والنماذج الشخصية للإنجاز والتأجيل هي في مجموعها أمور هامة في إدارة أنشطتك.

أولاً: حددي مبددات الوقت ومجففات منابع الطاقة

الخطوة الأولى في تعيين النماذج المثالية لمبددات الوقت ومجففات منابع الطاقة في حياتك هي تقفي أثر أنشطتك كتابة لمدة أسبوعين واتباع الاقتراحات التي تحدد الأنشطة التي تدفعك باتجاه أهدافك، وتلك التي تبعدك عنها.

ثانياً: كيفي أسلوبك كإنسانة إما مركّزة أو بهلوان

إن الطريقة التي توازنين بها أنشطتك أمر هام. بعض الناس مركّزين، يعملون بشكل أفضل عندما يركزون على مشروع واحد في وقت واحد إلى أن ينتهي. البعض الآخر بهلوانيون ويعملون بشكل أفضل عندما يكون أمامهم عدة مشاريع في وقت واحد. قرري أي النوعين هو أسلوبك في قبول المشروعات من خلال إجاباتك على أسئلة فعالية إدراك الذات.

هل أنت بهلوان؟ إذا كنت بهلواناً فربما تملين بسهولة من مشروع واحد يستمر لمدة طويلة. إنك في المحيط المناسب لك عندما يكون لديك عدد كبير من المشاريع. تكمن مشكلتك في عدم قدرتك على التركيز لوقت طويل على مشروع واحد من أجل التقدم والعمل بجد في المشروع إلى أن ينتهي. يمكنك أن تركزي على عمل واحد في وقت واحد، مع إبقاؤك على مشاريعك الأخرى. جربي الاقتراحات التالية:

قسّمي كل مشروع إلى مراحل، وقسّمي كل مرحلة إلى خطوات.

امنحي تفويضاً في العديد من الأعمال التي تحتاجينها وضعي جدولاً لمتابعة كل مهمة أو عمل على حده.

ابحثي عن مشروع آخر حالما يسير مشروعك الذي تعملين فيه في مجراه الطبيعي.

إذا كنت بهلواناً فعالاً، فيمكنك أن تنجزي أكثر من زملائك من المركزين خلال نفس الإطار الزمني. ولكن تذكري أننا نتحدث هنا عن مستوى المشروع. كل الناس تقريباً ينجزون بشكل أفضل عندما يركزون على مهمة واحدة في فترة زمنية معينة. من الممكن أن تكون مشاريع أعمال أخرى تتبلور في منطقة اللاوعي لديك، أو قد يقوم أعضاء آخرون من الفريق بها. ولكن انظري ما إذا كان باستطاعتك التركيز كلياً على العمل الذي بين يديك في أي وقت.

هل أنت شخص مركّز؟ إذا كنت إنساناً مركّزاً، فأنت تميلين إلى الالتزام بمشروع إلى أن يتم، وربما تكونين أكثر ارتياحاً من زملائك البهلوانيين في جلسات العمل الطويلة والمكثفة التي تركّز على مشروع واحد. إذا كان عملك يحتاج إلى التنقل بين أكثر من مشروع أساسي في وقت واحد، فقد تواجهك صعوبات. وتجدين في الغالب صعوبة في الانتقال من التركيز على أعمال مشروع ما إلى التركيز على مشروع جديد. قد تشعرين بالارتباك والفوضى والإحباط عند انتقالك من مشروع إلى آخر. جربي الاقتراحات التالية:

هل يمكنك اختيار المشروع الواعد بفوائد أكثر والمناسب لك والتركّيز عليه؟ إذا كان الأمر كذلك، ضعي خطة لإتمامه، والتزمي بها إلى أن تتم. أنت تعملين في محيطك!

إذا كان من الواجب البدء بمشاريع أخرى، فهل باستطاعتك تفويض الأعمال الضرورية؟

إذا كان عملك يتطلب أن تتولي أكثر من مشروع أساسي في وقت واحد فتعلمي التصنيف ضمن حجرات عملية. من الصعب أن تنتزعي نفسك بعيداً عن المشروع الحالي، ولكن ما أن تباشري بالانتقال حتى يصبح الأمر أكثر سهولة. استخدمي مهاراتك في التركيز للتركيز على المشروع الجديد. عندما تتطفل عليك أفكار المشروع القديم، أوجدي الطريقة التي تستعيدين من خلالها تركيزك على المشروع الحالي. تصوري نفسك كحصان سباق تضعين على عينيك الحجاب لذي يسمح لك برؤية الطريق الذي تسيرين فيه فقط، وأنت الآن لا ترين سوى المشروع الذي تعملين فيه. تخيلي أن عقلك مقسم إلى حجيرات في كل منها مشروع.

هل أنت كلا النوعين؟

هل أظهرت نتيجتك أنك مركّزة وبهلوان في آن معاً؟ وذلك اعتماداً على الوضع؟ تعتبر هذه الإمكانية مصدر قوة عظيم. إن القدرة على التركيز على عمل واحد في وقت واحد يعتبر أمراً أساسياً للنجاح في معظم الأعمال، ولكن البهلوانية أيضاً والتنقل بين عدة مشاريع أمر ضروري. إن معرفتك بهذين الأسلوبين وكيفية استخدامهما بشكل فعال سيزيد من إنتاجيتك.

ثالثاً: حددي مستوى الطاقة لديك ووتيرة عملك

هل أنت إنسان نهاري أم ليلي؟ هل تعملين بشكل أفضل في أقل الأوقات ضغطاً أم أكثرها ضغطاً؟ هل تعملين بشكل أسرع في أوقات محددة من اليوم وأبطأ في أوقات أخرى؟ إن معرفتك لمستوى الطاقة لديك ووتيرة عملك يساعدك في ترتيب جدولك اليومي بشكل أكثر فعالية وإنجاز الكثير في وقت قليل. من الواضح أنه بإمكانك إنجاز الأفضل في الأعمال الصعبة أو المعقدة أو الخلاقة، عندما يكون مستوى الطاقة ووتيرة العمل لديك عاليان.

إن مسألة كونك شخص نهاري أو ليلي هي مسألة شخصية وقد يكون لها علاقة بالجينات والهرمونات، كما أنها قد تكون متأثرة بما اعتدت عليه لسنوات طوال في جدولك الزمني. وتقول الأبحاث إن نماذج الطاقة تتغير حسب مراحل العمر، فأنت عندما تكون شاباً تميل لأن تكون ليلياً، وعندما تكبر تصبح صباحياً.

إذا كنت ترين أن ساعات الذروة لديك لا تتوافق مع متطلبات العمل، يمكنك أن تغيري ساعات الذروة لديك بتغيير عادات النوم. إذا كنت شخصاً ليلياً فاذهبي إلى السرير مبكراً حتى ولو كان هذا عكس إرادتك. جدي الطرق لتنويم نفسك. هناك عدة كتب تساعدك في هذا، وقد تجدين أن النهوض مبكراً يصبح أسهل مع مرور الوقت. وبعد أسابيع قليلة، أو أشهر من تنفيذك للجدول الجديد الذي وضعته لمواعيد نومك، ستندهشين لأنك عند اكتشافك أنك قد أصبحت تتصرفين وكأنك شخص نهاري.

رابعاً: لا تفقدي الحافز الذاتي

لكي تبقى متحفزة، ربما تحتاجين إلى تحديد المعتقدات التي تحد من الذات والمكافآت في العمل، والبحث عن مكافآتك الخاصة، الكبيرة والصغيرة، بالإضافة إلى طرق مكافأة نفسك التي تبقيك محفّزة ومنتجة.

أعيدي تفعيل الآراء والمعتقدات والمكافآت القديمة. قد تكونين مقيدة بأفكار محدودة تبعدك عن الإدارة الجادة لأنشطتك. من الممكن أن تكوني قد تعلمت وأنت صغيرة أن تأخذي المكافآت لأنك ضحية بسبب ما تلاقيه من عطف ومساعدة عندما لم يكن بمقدورك إنجاز كل شيءº أو ربما تتبنين معتقدات حول العمل بجدية والانهماك به، لدرجة يبدو معها وكأنه واجب متجهم عبوس.

على المدى الطويل، من المفيد أن تعتني بذلك الجزء الطفولي في داخلك الذي يريد أن يلهو ويمرح. إذا أبقيت هذا الطفل سعيداً فستتجنبين الإرهاق الشديد (الاحتراق السريع)، وانشغالك ببعض المرح أثناء عملك، يجعلك تعودين إليه بحيوية أكبر. جرّبي هذه الاقتراحات:

حددي المكافآت القديمة لعدم تمكنك من إدارة أنشطتك بشكل جيد، وركّزي على مكافآت جديدة لإدارة حياتك الخاصة.

حددي الرسائل الأساسية التي تجعل من العمل واجباً قاسياً وأنشئي رسائل أخرى تسمح لك بالمرح أثناء العمل ومكافأة طفلك الداخلي.

استخدمي المكافآت لكي تبقي متحفزة. هل تستخدمين إلهامك في إدارة أنشطتك بشكل جيد؟ هل تكافئين نفسك عن العمل الذي أنجز بشكل جيد؟ هذه هي الطريقة التي يمكنك من خلالها الإبقاء على تدفق الطاقة. إنها الطريقة التي تحفّزي بها نفسك لتبقى على المسار. إنها المفتاح لإدارة مواقفك وأنشطتك. امنحي نفسك إذناً لمكافأة نفسك عدة مرات في اليوم. جِدي المكافآت التي ترضيك وتبقي على تحفزك للعمل دون أن تعيقك عن إتمام أنشطتك التي لها الأولوية. تحرى كم مرة وما نوع المكافآت التي تحتاجها لتفعيل أداءك وتحسين مزاجك. إليك بعض الأفكار:

استخدمي قلم تأشير بألوان فاقعة لمّاعة للتأشير على المنجز في قائمة مهامك.

أضيفي شيء جديد إلى مكتبك: صورة أو عمل فني أو تحفة تحبين أن تنظري إليها.

استراحة بعد إنجازك للعمل: استراحة لشرب القهوة أو لتبادل الأحاديث، استراحة للتسوّق أو للمشي، استراحة تقومين خلالها بجولة في الجانب الآخر من المبنى.

شراء شيء مفرح كبير أو صغير عندما تتمين مشروعاً أو عملاً نوع من ألعاب الرفاهية أو الأدوات الإلكترونية، شيء تحبين أن تلهين به.

اشتر مشروباً أو حلويات تحبين أن تتناولها أو تحتسيها أثناء تركيزك على مشروع مضجر.

غداء أو عشاء خاص، رحلة نهاية الأسبوع، إجازة لعدة أيام تقضيها خارجاً.

خامساً: أنهي المواقف المثيرة للغضب

تستطيع البيئة المحيطة بك أن توجد إحباطاً نفسياً أو جسدياً أو أن تعزز وتدعم مستوى الطاقة لديك والحافز على إدارة أنشطتك وإنجاز أهدافك. ابحثي فيما إذا كان باستطاعتك أن تنهي أو تطوري هذه المواقف. إذا كان هناك شيء ما في بيئتك يثير الغضب أو السخط أو الاحباط على المستوى الاعتيادي، فإنه يقلل من قدرتك على الاستفادة القصوى من وقتك، ويجفف منابع الطاقة لديك.

سادساً: فصّلي بيئة العمل لديك بما يناسبك

إن لبيئة عملك تأثير قوي على مواقفك وعادات العمل لديك. حددي ما الذي تحتاجينه لتكوني مرتاحة في عملك ومستمتعة بوجودك ضمنه. هيئي نفسك كي تديري وقتك بفعالية عبر ترتيب مكتبك، ووضع حدود لساعات العمل الأسبوعي، وتعلم قول لا للطلبات غير الأساسية.

يجد كل فرد فينا تقريباً أن المكتب المرتب يحسّن المزاج والفعالية، كما أنه مؤشر على موقف تنفيذي راق. وهذا هام بالتحديد للنساء اللواتي يودون تجنب الصورة النمطية للأعمال المكتبية. في معظم الشركات، كلما ازداد راتب الفرد، كلما كان مكتبه أكثر ترتيباً، هل ينطبق هذا على شركتك؟ إذا كان هذا صحيحاً فهل يمكنك أن تنقلي أوراق من مكتبك إلى مكاتب الآخرين؟ أو إلى الملفات أو إلى سلة المهملات؟ تجنبي سلال الأوراق الواردة والصادرة احفظيها على مكتب مساعدتك، أو استخدمي أدراج مكتبك لهذا الغرض. استخدمي نفس الطريقة لتنظيف البريد الإلكتروني والبريد الصوتي، وملفات الحاسوب والحمولات الإلكترونية الأخرى.

سابعاً: تجنبي ظاهرة السخرة أو الاستعباد

إن النساء أكثر ميلاً من الرجال لمحاولة عمل كل شيء، فهن يقلن نعم للمطالب في الوقت الذي يجب أن يقولن فيه لا. المشاكل التي تنتج عن هذا تشمل الإدمان على العمل والإرهاق الشديد. تجنبي هذا بالتركيز على أهدافك المهنية وتعلم متى تقولين لا ومتى تفويضين.

التركيز على أهدافك المهنية. سوف تستفيدين من توجيه معظم طاقتك باتجاه أهدافك المهنية، خاصة أثناء محاولاتك لترك بصمتك في العمل. إن كل من ينجح يدفع هذه الضريبة. رغم ذلك يجب ألا تخلطي بين ساعات العمل الطويلة والعمل الشاق وبين تحقيق الأهداف. لا تدفني نفسك بين أكوام من المهام وتهملي فرص التواصل مع الآخرين، تواصلي مهنياً، وتعلمي المهارات الجديدة الهامة. تجنبي العمل أكثر من 45 ساعة في الأسبوع باستثناء فترات قصيرة التي تتعلمين فيها جوانب عمل جديد أو تكملين فيها مشروع معين. إذا كان عليك أن تعملي أوقاتاً إضافية فليكن هذا في ساعات الصباح الباكر فهذا أفضل من التأخر ليلاً، وهذا مؤشر على أنك تسيطرين على الأمور ولست متعثرةً بها.

حاولي أن تنجزي جميع أعمالك في المكتب ولا تضطري إلى اصطحابها للمنزل. إذا كان هذا قصدك وهدفك، فنادراً ما ستحتاجين إلى اصطحاب العمل معك إلى المنزل وستصبحين في الغالب أكثر فاعلية. عندما تتعودين على التفكير بأنه \"إذا لم أنهِ عملي اليوم فبإمكاني أن أنجزه مساءً في المنزل\"، فإن هدفك سيختلف، وسيعاني حافزك الذاتي لإدارة وقتك بفعالية من هبوط مفاجئ.

تعلمي متى تفوّضين ومتى تقولين لا. هل تحاولين القيام بالكثير من الأعمال؟ من الممكن أن تكوني بحاجة إلى تعلم ما هي الأعمال التي تفوّضينها للآخرين ومتى تقومين بذلك. من الفوائد الهامة للتفويض بشكل فعال في العمل هو الوقت الذي يتيح لك هذا الإجراء تكريسه إلى أمور أكثر أهمية مثل التخطيط والتنظيم، أو تطوير مستويات عالية من مهارات القيادة. كما أنها قد تعطي موظف آخر الفرصة لتعلّم شيئاً جديداً. فوّضي بعضاً من الأعمال في المنزل أيضاً إلى زوجك أو أطفالك أو آخرين.

إذا لم تتعلمي كيف تقولين لا للمهمات والمقابلات والترشيحات والأنشطة الأخرى المستهلكة للوقت والتي يطلب منك الآخرون المشاركة بها، فسينتهي بك الأمر إلى إدارة وقتك حسب أولويات الآخرين لا حسب أولوياتك.

فعالية إدراك الذات: هل أنت مركّزة أم بهلوان؟

الهدف: أن تدركي كيف تعملين بشكل أفضل على مستوى المشروع.

التعليمات: قرري ما إذا كانت كل من هذه البيانات صحيحة بالنسبة لك باستخدام مخطط النقاط التالي:

5= دائماً، 4= عادة، 3= في بعض الأحيان، 2= ليس اعتيادياً، 1= مطلقاً 1.

أنا أزدهر بقوة في عدة مشاريع. 2.

أحب أن أصبح مهتمة ومشغولة بمشروع واحد فقط في وقت واحد. 3.

أقسم المشروع في عقلي إلى عدة مراحل: التخطيط، ومرحلة العمل، ومرحلة المتابعة، وأحب أن أعمل بمشروعين أو أكثر بمراحل مختلفة. 4.

أميل إلى أن أنشغل بالمشروع ليلاً نهاراً إلى أن ينتهي. 5.

عندما أشعر بالملل والتعب أو الإعاقة في المشروع الذي أعمل به، يمكنني أن أحرز مزيداً من التقدم في مشروع آخر. 6.

أشعر بالتشتت والتقصير والإحباط عندما يتوجب علي العمل بأكثر من مشروع، حتى لو كانت هذه المشاريع في مراحل مختلفة من الإتمام. 7.

أعمل بشكل جيد عندما أفكر بمشروع قادم أثناء أوقات الراحة في مشروع جاري. 8.

عندما أُجبر أو أضطر لتحويل انتباهي من مرحلة العمل لمشروعي الأساسي إلى مرحلة التخطيط لمشروع آخر أميل إلى الاستغراق بالمشروع الجديد. 9.

أحب أن أضع حلاً لمشاكل محددة في مشروع معين في عقلي الباطن بينما أركز على مشروع آخر في منطقة الوعي. 10.

الطريقة الوحيدة التي يمكن أن أجد من خلالها حلاً للمشاكل التي قد تنبثق عن مشروع ما، هو أن أكرس نفسي بشكل كامل لهذا المشروع.

اجمعي علاماتك للأسئلة ذات الأرقام الفردية والتي تعكس أسلوب البهلوان. إذا كان المجموع بين 18-25 فذلك يعني أنك تمارسين أسلوب البهلوان. بين 13-17 يعني أنك في الغالب تجمعين بين الأسلوبين. بين 5-12 يعني أن أسلوب البهلوان لا يناسبك أبداً.

اجمعي علاماتك للأسئلة ذات الأرقام الزوجية والتي تعكس أسلوب التركيز. إذا كان المجموع بين 18-25 فذلك يعني أنك تمارسين أسلوب التركيز.بين 13-17 يعني أنك في الغالب تجمعين بين الأسلوبين.بين 5-12 يعني أن أسلوب التركيز لا يناسبك أبداً.