الارتقاء إلى الإشراف

بسم الله الرحمن الرحيم

إدارة الوقت وضغوط العمل

إن إدارة الوقت تعني إدارة الذات، فالهدف من إدارة الوقت ليس أن تصبح فعّالاً جدّاً أو منتجاً كبيراً. بل أن تستخدم الوقت لتحقيق أهدافك، أي أن تعمل بطريقة أذكى وبجهد أقل. ولتحقيق إدارة جيدة للوقت لا بدّ من التخلّص من بعض العادات السيّئة، ومنها:

1- لا يوجد لديّ وقت للتخطيط:

إن عدم القيام بالتخطيط بحجّة أنه يستغرق وقتاً طويلاً يؤدي إلى الوقوع في أخطاء كثيرة، فقد يكتشف المشرف مثلاً وهو في منتصف مشروعه أن الموارد للقيام بعمله غير متوفرة. ففقدان التخطيط يؤدي إلى تدهور البرامج، أو إلى ازدواجية العمل، أو إلى عدم إنهاء الأعمال في وقتها المحدد. والحل يكمن في التخطيط اليومي، وأفضل الأوقات للقيام به في الصباح الباكر، أو في نهاية دوام العمل. وللقيام بالتخطيط ينبغي طرح التساؤلات الأربعة التالية:

1- ما هي أهدافي لهذا اليوم؟

2- أي أنشطة أحتاجها لإنجاز هذه الأهداف؟

3- ما هي أولوياتي؟

4- كم من الوقت مطلوب للقيام بكل مهمة؟

2- أنا دائماً موجود:

قد يلجأ بعض المشرفين إلى اتباع سياسة الباب المفتوح اعتقاداً منهم أن ذلك يسهّل الاتصالات، والحقيقة أن هذه السياسة تؤدي إلى كثرة المقاطعات والوقوع تحت سيطرة المرؤوسين. والحلّ هو سياسة معدّلة للباب المفتوح، بحيث يعرف المرؤوسون أن هناك فترات يستطيع فيها المشرف استقبالهم، وفترات أخرى يرفض فيها المشرف أيّ مقاطعة.

3 - دعني أقم بها:

وتعني عدم تفويض الأعمال التي يمكن تفويضها، ولهذه السياسة مضار عديدة.

4 - سوف ألقي بكلّ شيء جانباً:

بعض المشرفين إذا شعروا بوجود أمر ملحّ يلقون بكلّ شيء جانباً ويتفرغون لهذا العمل، والصواب أن يرفضوا المقاطعة ويصروا أن تكون المناقشة في هذا الأمر في وقت آخر، وخصوصاً إذا كان الأمر ليست له أولويّة.

5 - إنها هنا أمامي في مكان ما:

إنّ تجمّع الأوراق على طاولة المكتب وتراكمها يؤدي إلى إعاقة العمل. والحل هو تنظيمها، وإبعاد أوراق الأعمال الأقلّ أهميّة لأنّ في إبعادها عن طاولة المكتب إبعاداً لها من الفكر حسب المقولة ((بعيد عن العين بعيد عن الفكر)) وبالتالي الاهتمام بما له أولوية.

خطوات نحو إدارة أفضل للوقت:

لتطبيق أساليب إدارة الوقت بذكاء ينبغي اتّباع الخطوات السبع التالية:

1- اعرف كلّ شيء عن وقتك:

على الفرد أن يحمل معه جدولاً زمنياً، يسجّل فيه المهام والأنشطة التي يقوم بها، وهذا الجدول مقسّم إلى فترات بين 15 و20 دقيقة. ويستطيع فيما بعد أن يقوم بجمع البيانات وتحليلها لمعرفة كيفيّة استخدام الوقت.

2- حدّد مضيّعات الوقت:

من تحليل جدول الوقت يمكن معرفة مضيّعات الوقت، وعلى هذا يحتاج المشرف إلى سؤال نفسه:

1َ- أيّ مضيّع من مضيّعات الوقت ينبع من أسلوبي الخاص في الإدارة؟

2َ- أيّ مضيّع من مضيّعات الوقت يسبّبه الآخرون؟

3َ- أيّ مضيّع من مضيّعات الوقت يمكن القضاء عليه أو التحكّم فيه؟

3- حدّد الهدف واكتب الأولويات:

بعد معرفة مضيّعات الوقت ينبغي أن يختار المشرف خمسة أو ستّة منها يرغب في تصحيحها حسب أولويّتها.

4- أعدّ خطط العمل: 0

على المشرف أن يقوم بإعداد قائمة بالمهام الضروريّة لتحقيق الأهداف، وتُسمّى هذه خطّة عمل، وتحتوي على دليل للنتائج المرغوبة. يجب تحديد خطوات العمل وتحديد الوقت اللاّزم لها لإنتاج قياس لمدى التقدم. فمثلاً بالنسبة للمشرف الذي يريد تقليل الوقت الذي يمضيه في الاجتماعات، من الممكن أن يكتشف أنه يستطيع أن يرسل مرؤوساً ليمثّله في الاجتماع.

5- وزّع وخصّص الأوقات:

وهو من أهمّ الأمور في تحديد الوقت لكلّ مهمّة من المهام، ووظيفتها أن تجعل الوقت أكثر إنتاجاً وفائدة بواسطة الجدولة الصحيحة للمهام. وعند القيام بتحديد الوقت ينبغي القيام بما يلي:

1ً- ضع دائماً الجدول أمامك مكتوباً.

2ً- ركّز على الأهداف المهمّة والمهام ذات الأولوية.

3ً- أعدّ جدولاً بالأحداث والأنشطة الرئيسية.

4ً- ضع المهام الصعبة في الجدول مع بداية اليوم.

5ً- حدّد في الجدول وقتاً هادئاً للعمل.

6ً- اجمع المهام والأنشطة المتشابهة معاً إن أمكن.

7ً- أعطِ الوقت الكافي للقيام بكل مهمّة.

8ً- لا تملأ جدول العمل كثيراً.

9ً- اسمح ببعض المرونة التي تتيح التعامل مع الأحداث غير المتوقعة.

10ً- خصّص لنفسك وقتاً للتفكير.

6- طبّق مبادئ إدارة الوقت:

يمكن أن يستخدم المشرف عدداً من أساليب إدارة الوقت التي تساعده في تحقيق أهدافه، وهناك سبعة مبادئ تساعد المشرف في التحكم في وقته، وهي:

1َ- فرّق تسد: غالباً ما يؤجّل الناس أعمالهم لأنها تبدو كبيرة أو صعبة، فإذا قاموا بتقسيمها إلى أجزاء فإنّ ذلك يؤدّي إلى أن تبدو المهمّة أسهل. كما أنّ البدء في جزء من المهمّة هو أفضل من تركها كلّياً لأن الجزء المنتهي يدفع المشرف إلى إكمال المهمّة.

2َ- ركّز على الأولويات: بعض المشرفين يقومون بالمهام الصغيرة بحجّة الانتهاء منها والانتقال للمهام الكبيرة، ولكنّهم يُفاجَؤون بأنّ الوقت كلّه قد ضاع في تلك المهام الصغيرة، والصحيح أن يبدأ المشرف في المهام التي لها الأولوية دائماً.

3َ- قم بالأعمال الصعبة أولاً: عندما يكون المشرف في بداية عمله يكون في أوج نشاطه الذهني والجسدي، وبالتالي عليه أن يقوم بالمهام الصعبة التي تتطلّب جهداً وتركيزاً. أما المهام التي تتطلّب تركيزاً أقلّ فيمكن أن يؤديها فيما بعد.

4َ- حدّد مواعيد واقعية للانتهاء من العمل: إنّ وضع مواعيد لإنهاء العمل يحفّز المشرفين لإنهاء العمل في الوقت المحدّد ويمنعهم من المماطلة. ولكن تحديد مواعيد غير واقعيّة قد يؤدي إلى إصابتهم بالإحباط.

5َ- اعقد اجتماعاتك وأنتم واقفون: إنّ افضل طريقة للتحكم في الوقت الذي يبقى فيه الزائرون عندك هو أن تعقد الاجتماع وأنتم واقفون، أو يعقده عند الباب، أو أن يقف المُستَقبِل قبل أن يجلس الزائر.

6َ- اجمع المهام المتشابهة معاً: هذا الأسلوب يقلّل من المقاطعات، فبدلاً من الاتصالات الهاتفية عدّة مرّات في اليوم يمكن أن يقوم بها مرّة واحدة.

7َ- استخدم وقت الانتظار أو الهدوء: ينبغي على المشرف دائماً أن يحتفظ بأشياء ليقوم بها في الفترات الراكدة. فالوقت الذي يسبق عقد اجتماع متأخّر، أو في الطريق للعمل، يمكن أن يقوم المشرف فيه بمراجعة بعض المراسلات أو التقارير.