البيان الوافي في تبسيط المصطلح الإداري ( السياسات )

بسم الله الرحمن الرحيم

• مفهوم السياسة:

مجموعة من القواعد توضع بمعرفة المديرين تطبق في الحالات المتماثلة لتوجيه وضبط الأعمال التي تتم في المستويات الإدارية السفلى (فتقلل من الأسئلة التي توجه إلى الرؤساء في المشاكل المماثلة).

• الفرق بين الهدف والسياسة:

الهدف هو ما نريد تحقيقه، أما السياسة فهي مرشد في التنفيذ، أو هي مبدأ يعتبر أساسًا في اتخاذ أي قرار.

• فوائد السياسة:

1 - تقلل من المجهود الذهني والعصبي للمديرين والموظفين.

2 - تترك للمديرين التفرغ للمشاكل الجديدة.

3 - تبعث ثقة الإداريين والموظفين في قراراتهم وتصرفاتهم، وتقلل من الشك والتردد.

4 - التنسيق والتماثل بين تصرفات مختلف الأفراد، وخصوصًا فيما يتعلق بمعاملتهم مع الآخرين.

5 - وسيلة من وسائل الرقابة.

• الشروط الواجب توافرها في السياسة:

1 - تؤدي إلى تحقيق الأهداف الموضوعة.

2 - مرتبطة مع بعضها البعض رأسياً وأفقياً.

3 - ممكنة التطبيق.

4 - مرنة تسمح بالتصرف في حال حدوث تغيرات، وإلا أصبحت تعليمات.

5 - محددة الألفاظ والمفهوم.

6 - ألا تتنافى مع السياسة العامة للدولة أو قوانينها أو القيم الاجتماعية أو الأخلاق السائدة.

7 - أن تكون معروفة ومفهومة من جميع أفراد المشروع (ولذا يجب أن تكون مكتوبة كلما أمكن ذلك).

• أنواع السياسات:

1 - السياسات الأساسية: مدونة في لائحة تأسيس المنظمة، وتغيرها يغير من الشكل الجوهري والموضوعي للمنظمة، ويتطلب إعادة تكوينها، وهي واسعة.. مرنة.. يتوقف عليها جميع السياسات الأخرى.

2 - السياسات العليا: توضح معرفة الإدارة العليا، وهي أكثر تفصيلاً من السياسات الأساسية.

3 - السياسات التشغيلية: (سياسات الإدارات): تتعلق بنشاط معين في الشركة (الشراء - البيع - النقل - الإعلان).

• مزايا كتابة السياسات:

1 - سهولة حل الخلافات بين الرؤساء عن ماهية سياسة المشروع بالضبط.

2 - ضبط وتوجيه أفكار الرؤساء الجدد في حالة غياب الرؤساء.

3 - تجانس تعليمات الرؤساء وتصرفات المرؤوسين.

4 - سهولة تغييرها عند الرغبة في ذلك.

• إعلام المرؤوسين بالسياسات:

 - من الضروري أخذ آرائهم في المراحل الأولى لدراسة السياسات أو تغييرها، وإلا أحدث ذلك رد فعل غير مرغوب فيه.

 - عدم إظهار السياسات الجديدة بشكل مفاجئ.

 - إفساح المجال لهم للمعرفة وفهم التغيرات الجديدة طبقًا للتدرج الهرمي.

• السياسات الضمنية:

هي السياسات غير المكتوبة أو التي لا تحمل الموافقة الرسمية ممن لهم حق اتخاذ القرار، ولكنها توجه تفكير المرؤوسين، ويمكن معرفتها بملاحظة تصرفات الإداريين في المنشأة في حالات محددة.

ويعتقد البعض أنها مفيدةº لأنها تجعلهم أكثر حرية، أو أن القرارات المتخذة واضحة جدًا لا تحتاج للتسجيل، إلا أن السياسات الضمنية غالبًا ما تخلق مشاكل كثيرة لعدم وجود نص مكتوب يمكن الرجوع إليه في حالة الاختلاف بين الإداريين أنفسهم.