بسم الله الرحمن الرحيم
في الحلقة السابقة من موضوع المشكلات الإدارية تحدثنا معكم قرائنا الكرام حول أدوات حل المشكلات، ومن الذي يُدعى لحلها، وأسباب الفشل في حل المشاكل، وأهمية المعلومة لحل المشكلات، ونواصل معكم في هذه الحلقة الأخيرة من هذا الموضوع: أنواع المعلومات المطلوبة لحل المشاكل، ومصادرها، وأدوات تحليلها، إضافة إلى عناصر أخرى..
- أنواع المعلومات:
خارجية وداخلية.
- مصادر المعلومات:
المصدر البشري.
البيانات الأولية والثانوية والتاريخية.
البيانات الوصفية والكمية.
التنبؤات والتوقعات واستشراف المستقبل.
ويمكن الحصول على هذه المعلومات من التقارير والكتب والاستبانات وغيرها.
- أدوات تحليل المعلومات:
سمكة إشيكاوا: حيث تكتب المشكلة وتحدد أهم أسبابها وأكثرها تأثيراً.
خرائط الزمن: من خلال رسم بياني يتضح زمن الانحراف وبتحليل الزمن يُتَعرّف على الأسباب.
خرائط الإجراءات: لتحديد مكمن الخلل فيعالج.
- خطوات تحليل المشكلة:
1- تعريف المشكلة وتمييزها. \" المشكلة المعرّفة جيداً هي مشكلة نصف محلولة.
2- تحليل المشكلة: أسبابهاº ماذا نريد؟ هل تؤثر على أهدافنا؟..
3- إعداد قائمة بالحلول (طريقة العصف الذهني).
تقوم طريقة العصف الذهني على مبادئ: الحرية في طرح الأفكارº يمكن البناء على فكرة مطروحةº عرض الأفكار دون نقدº الكم الكثير يولد الكيف المتميز. ثم تُمحّص الأفكار، ويُحذف المكرر، و يُختار المناسب منها ويقارن بينها.
4- تقييم الحلول (حسب المعايير). \" الملائمة وتشمل المهارات المطلوبة والموارد البشرية والمادية، التكلفة، المخاطر: هل لديك القدرة على تحمل أسوأ النتائج المتوقعة (تقييم الخطر النازل)، مراعاة البيئة والقيم والمفاهيم الشخصية، مستوى القبول للقرار؟
فعالية التنفيذ = النوعية * القبول.
5- تحديد الخيار الأفضل واتخاذ القرار. الإيجابيات والسلبيات (النوع لا العدد)، الإجماع الحقيقيº التصويت (بنوعيه: إما اختيار حل واحد أو تقييم جميع الحلول من (10) مثلاً وجمع قيم كل حل والأكثر قيمة هو المناسب)
6- وضع خطة للتــنفيذ. \" لأنه إحداث تغيير، توقّع المخاطر ثم حاول منعها أو تقليلها، ناقش الأفراد التنفيذيينº فلابد من القناعة والوضوح والاستعداد النفسي، وبين لهم منافع القرار ومضار عدمه.
7-المتابعة والتقييم: \" تابع التنفيذ ولا حظ مؤشرات النجاح أو الفشل، اعترف بالقرار السيئº عند الحاجة الدائمة للقرار اجعله سياسة، تأكد من انتهاء المشكلة واتخذ خطوات وقائية لمنع تكرارها، اكتب تقريراً مفصلاً لرئيسك.
- هل وجود المشكلات يعد مشكلة؟!:
هل وجود المشكلات يُعَدّ مؤشِّراً سلبياً على العمل؟
*مجرد وجود المشكلات أمر طبيعي ويدل على وجود عمل له خاصية التفاعل والاستمرارية والتجديد.
*إذا كانت المشكلات كثيرة بدرجة لافتة للنظر فهذا يدل على وجود خلل في جهة ما.
*انتفاء المشاكل كلية يدل على انتفاء أصل العمل أو ضعف المتابعة والتقييم.
- الخاتمة:
يبقى التنظير أمراً ماتعاً ويكمن التحدي في التنفيذ والتطبيق.
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
أضف تعليق
هذه التعليقات لا تعبر بالضرورة عن وجهة نظر الموقع وهي وجهات نظر أصحابها
تم الإرسال
ستتم إضافة التعليق بعد معاينته من قبل فريق عمل مداد