كيف يقضي المدير وقته ؟

بسم الله الرحمن الرحيم

 إن مسئولية المدير الأولى تتلخص في إنجاز العمل من خلال الآخرين:

وهذا قد يعني تصنيع المنتجات ولفها وشحنها وبيعها، أو تقديم أفضل الخدمات للعملاء وجعلهم راضين، وقد يعني تحرير الرسائل أو طباعتها أو توصيل المواد الخام إلى مصنع الشركة في الوقت المناسب وبأقل التكاليف.

إن مديرك لن يكترث لك كثيراً إذا كنت تعيش في ظروف في ظروف نفسية صعبة، أو إذا كنت مديناً للبنك أو أن بعض أولادك مرضى بالحصبة أو بأي داء آخر. إن اهتمامك ينصب على إنجاز العمل بدقة وفي الوقت المناسب.

وهنا نطرح السؤال التالي: كيف تقوم كمدير بوظيفتك على أكمل وجه؟

1. باعد بين الموظفين والمخاطر

قد تكون كلمة الكفاءة مزعجة لبعض الناس، ولكن مدلولها بسيط. إنها تعني تحقيق أفضل النتائج بأسرع وقت وأيسر جهد وأقل تكلفة.

إن أقصر الطرق للإنجاز هي الطرق المأمونه. فعندما ترتفع إصابات العمل فإن تكلفة الإنتاج ترتفع تلقائيا. فمما لا شك فيه أن المقامر يخسر في النهاية. لأنه لا يربح في نهاية اللعبة إلا بيت القمار. ولأنه لا يصح إلا الصحيح، فإن المغامرة بسلامة الموظفين ستؤدي ـ إن عاجلاً أو آجلاً ـ إلى خسائر مباشرة في الإنتاج وإلى خسائر غير مباشرة بسبب انعدام ولاء الموظفين.

2. شجع العمل الجماعي

 والعمل الجماعي يتحقق من خلال التعاون وليس من خلال الإكراه لذا عليك أن تتعاون مع مجموعتك ومع مديرك ومع زملائك المديرين الآخرين في الشركة.

في بعض الأحيان ينجح المديرون في بث روح الأسرة الواحدة في الموظفين الذين يعملون معهم، ولكنهم يفشلون في التعامل مع الإدارات الأخرى في الشركة. وهكذا تتحول الجماعة الصغيرة إلى ما يشبه العصابة ويتحول المدير إلى زعيم عصابة ذي نظرة ضيقة وفرص ضعيفة للترقية داخل الشركة.

من ناحية أخرى قد يركز المدير جل اهتمامه على العلاقات الخارجية ويهمل جماعته، مما يؤدي إلى هبوط حاد في إنتاجية إدارته سواء من حيث الكيف أو من حيث الكم أو من حيث الكيف والكم معاً.

المدير الناجح يضع مصلحة الشركة في المقام الأول، كما أنه يحاول الموازنة بين حاجات إدارته وحاجات مديره وحاجات الإدارات الأخرى داخل الشركة.

3. حافظ على روح الفريق

الروح المعنوية وروح الفريق عنصران هامان لأية جماعة. فالناس يعانون كثيراً من العمل في سبيل تحقيق أهداف نظرية غير ملموسة، مثل الربح وجودة العمل، خاصة إذا لم يلمسوا نتائج أعمالهم بشكل مباشر. ولذلك فإن الناس يبذلون جهدا أكبر لتحقيق مكاسب عاجلة مثل المكافآت وخطابات الشكر، أو حتى مجرد العمل مع الفريق لتحقيق إنجازات يصعب على المرء تحقيقها منفردا.

وهنا تكمن حقاً أهمية روح الفريق، إن العمل مع الجماعة ممتع، ويبعث على السعادة، كما أنه يحول بين المرء والملل. وهو يحتاج إلى خيال خصب واهتمام بالغ لينمو. وهذا الاهتمام قد لا يعني أكثر من ملاحظة إيجابية على مكتب أحد الموظفين، أو كلمة شكر تعلق على لوحة الإعلانات، أو حفلة شاي صغيرة احتفاء بأحد الإنجازات أو بأحد الأشخاص، فإذا ما بادرت بمثل هذه اللمسات الإنسانية البسيطة، فإنك ستجني مزيدا من التعاون والنجاح.

4. علِّم موظفيك كل ما تعرف

المدير الناجح يقضي ردحاً طويلاً من وقته يعلّم موظفيه. إلا أن هذا الأمر يبدوا عسيراً في البداية لأن نتائجه لا تظهر للعيان بسرعة.

إن قيام المدير بأعماله بنفسه تبدو أسهل للوهلة الأولى من تعليم الموظف القيام بها. ولكن سيكون عليه لاحقاً أن يؤدي نفس العمل ألف مرة، بدلاً من تعليمه لأحد الموظفين مرة واحدة فقط.

المدير الناجح يكرس كثيرا من الوقت في تنمية الموظفين، بحيث ينقل إليهم الكثير من خبراته لكي يساعدهم على تطوير قدراتهم والترقية أيضاً. إن الموظفين يحبون أن يتطوروا وأن يشاهدوا أنفسهم يتعلمون شيئا جديدا كل يوم. كما أنهم يتطلعون إلى الترقيات أيضا. ومن واجبك كمدير أن تعلمهم. أما إذا أهملتهم، خوفاً على أن يتجاوزك أحدهم ويهدد مستقبلك الوظيفي، أو خشية أن يتعلموا وينتقلوا إلى شركة أخرى، فإنك بهذا السلوك ستفقدهم لا محالة.

وهنا عليك أن تتذكر أن المدير الذي يدرب خلفاً كفؤا له، يكون من أقوى المرشحين للترقي، لأنه ببساطة سيجد من يحل محله.

5. احتفظ بسجلات دقيقة

هناك نوعان من الناس: الذين يكرهون العمل الورقي الروتيني والذين يحبونه. والمدير الجيد يدرك تماما أي واحد من النوعين هو، ومن ثم يحاول إقامة توازن بين شخصيته وحاجات العمل الفعلية.

إذا كنت ممن يكرهون كثرة الورق يمكن تفويض مراجعتها لشخص تثق به. وهنا عليك أن تجد شخصا شغوفا بكتابة ومراجعة التقارير وحفظ السجلات ليقوم بالمهمة بدلا منك. وعليك أن تشرف على العمل وأن تبقى مطلعا على كل ما يجري من حولك، وبهذا يمكنك توفير الكثير من الوقت الذي يحتاجه هذا النوع من العمل، وتبقى قادرا على توفير المعلومات الضرورية لمديرك أو لمن سيخلفك في وظيفتك.

أما إذا كنت تحب العمل الورقي، فينبغي أن تعود نفسك على تقليص الوقت الذي تقضيه في قراءة و كتابة التقارير. وعليك أن تقتطع جزءا من وقتك اليومي تقضيه بعيدا عن المكتب أو مكان العمل. أي بين الموظفين في مواقعهم الأمامية.

الموازنة بين المسئوليات

من الواضح أنه عليك أن تبقى عددا كبيرا من الكرات في الهواء في نفس الوقت، كما يفعل لاعب الأكروبات. وبمعنى آخر عليك أن تحقق التعادل بين كثير من الأمور.

عليك أن توازن:

· بين حاجات الشركة وحاجات العاملين.

· بين الحاجة لسرعة الإنجاز وضرورة صرف بعض الوقت في تدريب الموظفين.

· بين ضرورة أن تبقي مسافة بينك وبين الموظفين، وضرورة أن تكون قريبا منهم ومتعاطفاً معهم.

· بين متطلبات العمل وبعض حاجات الناس الذين تديرهم.

وليس هناك من يمكنه الادعاء بأن تحقيق كل هذه التوازنات أمر سهل.