دور القيادات التطوعية

بسم الله الرحمن الرحيم

أهداف العمل الاجتماعي التطوعي:

1. تجميع وتنظيم الجهود الأهلية للمواطنين وتوجيهها لخدمة الفئات المحتاجة وخدمة التنمية.

2. تحقيق التربية الاجتماعية للمواطنين ذاتياً وتنمية الشعور بالمسؤولية.

3. تعويد المواطنين على ممارسة الحياة الديمقراطية.

4. التدريب على القيادة الجماعية والشورى.

5. رفع المستوى الثقافي والصحي وخلق الوعي الاجتماعي بالمشكلات الاجتماعية المؤثرة على الفرد والجماعة.

6. اكتشاف وتطوير القيادات المحلية.

7. تحديد النظرة نحو التنمية بمفهومها الشمولي.

8. تطوير القدرات الإنتاجية للمجتمع.

مجالس إدارة الجمعيات

أين هي من هذه الأهداف؟

مسؤوليات مجلس إدارة الجمعية:

1. التخطيط الاستراتيجي نحو المستقبل.

2. وضع السياسة الكفيلة بتنفيذ هذه الاستراتيجيات المستقبلية.

3. الإشراف على الجهاز الوظيفي وتوفير الدعم له.

4. الدعوة (Advocacy) والعمل على نشر رسالة الجمعية.

5. تنمية الموارد اللازمة لاستمرار البرامج الحالية وتنفيذ الخطط المستقبلية.

التخطيط الإستراتيجي:

الجهاز الوظيفي يشارك في إعداد الإطار العام للخطة الاستراتيجية ثم يأتي دور مجلس الإدارة حيث يقوم بالمهام التالية:

توقع الأحداث المستقبلية وتلمس حاجات المجتمع المحلي.

النظر في البدائل المتاحة في ضوء قدرة الجمعية المالية والبشرية.

تحديد الأولويات مع الاحتفاظ بالمرونة في حالة حدوث تغيرات مفاجئة تقوم الجمعية بتغيير برامجها.

مراجعة وتعديل الخطط.

رسـم السيـاسـات

إن سياسة الجمعية هي سلسة من المبادئ والإجراءات التي من شأنها توجيه فريق العاملين في الجمعية وإرساء قواعد الإدارة الحكيمة والتحرك البرامجي للجمعية.

وتضمن السياسة الرشيدة للجمعية:

\" تعزيز علاقة المتطوعين مع القيادة ورفع مستوى الكفاءة الإدارية وتحسين عمليات التخطيط وإعداد التقارير ودعم القدرة على التقييم \".

وغالباً ما تتضمن عملية رسم السياسات المهام المحدودة التالية:

تحديد احتياجات الجمعية من الموظفين ووضع الأنظمة والتعليمات اللازمة لهم.

وضع معايير تقييم الجهاز الوظيفي.

تحديد العلاقة بين مجلس الإدارة وفريق الموظفين.

وضع النظم المتعلقة بإعداد الموازنات والتقارير.

إجراءات المتابعة المتعلقة بالاعتبارات القانونية والأخلاقية.

تفويض المسؤولية عن طريق إيجاد دليل رسمي مكتوب للسياسات يتضمن كافة الإجراءات والقرارات بحيث يمكن لكل العاملين الإطلاع عليها.

الإشـراف:

تقييم الأداء على مستوى الإدارة العليا خاصة المتعلق بمدى قدرة الجمعية على تحقيق أهدافها.

إعادة هيكلة الجمعية عند الضرورة.

مراجعة السياسات والتأكد من الالتزام بها بدرجة كافية.

إدارة الأزمات إذا حدثت مشاكل مفاجئة.

تشجيع عملية التحفيز.

المراقبة المالية والإشراف المحاسبي.

الـدعـوة:

إضفاء الصبغة الشرعية على الجمعية وأعمالها داخل المجتمع وبخاصة عندما تتعرض أنشطة الجمعية للقضايا الحساسة في المجتمع حيث يكون بمقدور أعضاء المجلس استخدام نفوذهم ومكانتهم داخل المجتمع ودعم الجمعية.

إيجاد شبكة من الاتصالات والعلاقات خارج الجمعية لتوسيع نطاق الوعي بأنشطة الجمعية بأقصى قدر ممكن. ويمكن أن تستهدف الشبكة أجهزة الإعلام، القادة السياسيين السلطات الدينية والاجتماعية...الخ.

تنمية العلاقات القائمة مع المنظمات الأخرى المحلية والإقليمية والدولية العاملة في مجال اختصاص الجمعية.

استقطاب وتنمية الكوادر التطوعية الفعالة.

تنميـة المـوارد

السعي للحصول على مصادر جديدة للتمويل وزيادة المساهمات من جانب الممولين الحاليين.

الحرص في اتخاذ القرارات المالية من خلال الدور الإشرافي والعمل على الترشيد في النفقات.

الخصائص الواجب توافرها في رئيس مجلس الإدارة:

1. معرفة شاملة بالجمعية وأنشطتها وأهدافها والالتزام الشخصي برسالتها ومهمتها.

2. توفر سمات قيادية فعّالة في مجال التنمية الاجتماعية.

3. الوقت الكافي لقيادة المجلس وتمثيل الجمعية والعمل مع المدير التنفيذي.

4. القدرة على إثارة حماس أعضاء المجلس للقيام بالأدوار المنوطة بهم.

5. القدرة على الإدارة الفعالة لاجتماعات المجلس لجدول الأعمال المتفق عليه.

6. التمتع بالسمعة الطيبة والمكانة الاجتماعية.

7. إقامة علاقة من الاحترام المتبادل مع المدير التنفيذي.

8. التعامل بسهولة وفاعلية مع الناس.

9. القدرة على القيادة والاستعداد لتحمل تبعاتها.

10. الخبرة الكافية في الأمور المتعقلة بالعمل التطوعي ومفهومه والقضايا التنموية نظام الجمعية وأهدافها.

المسؤوليات (رئيس الجمعية)

تنشيط وتقييم وظائف المجلس.

الإعداد لعملية التقييم السنوي للمدير التنفيذي.

الدعوة لاجتماعات مجلس الإدارة ومتابعة القرارات.

متابعة الخطة السنوية للجمعية ومشاريعها وبرامجها ومراقبة الصرف والإجازات.

تعريف أعضاء المجلس الجدد بمسؤولياتهم وتزويدهم بكافة الوثائق اللازمة من أنظمة وتعليمات وخطط وقرارات... الخ.

تدبير التمويل.

التشاور والتعاون مع المدير التنفيذي والعمل معه على حل المشكلات، الأمر الذي يتطلب درجة عالية من الشفافية ولثقة والدعم.

التشاور والتعاون مع رؤساء اللجان وأعضاء المجلس ومجموعات العمل.

اجتماعات مجلس الإدارة الناجح:

1. جعل جو الاجتماع بقدر الإمكان يشجع على المناقشة الحرة.

2. أن يكون رئيس مجلس ملماً بالقواعد والإجراءات الخاصة بعقد الاجتماعات.

3. تحضير جدول أعمال واضح.

4. لا تحاول الحصول على إجماع جميع الأعضاء.

5. يمكن لمجلس الإدارة الجيد أن يستمر في جو أخوي رغم وجود اختلاف في وجهات النظر طالما منح الأعضاء الفرصة الكافية لتعبير عن آرائهم.

6. إدارة الاجتماع بلباقة واحترام حتى يمكن لجميع الأطراف المساهمة بفاعلية في الحوار.

7. تجنب حدوث الصراعات والتكتلات واحترام الرأي والرأي الآخر.

8. احترام الوقت واستغلاله الاستغلال الأمثل أي تحديد وقت معين لبدء الاجتماع وإنهائه وتقسيم الوقت على البنود.

9. يحضر المدير التنفيذي ومن يراه رئيس المجلس مناسباً من كبار الموظفين.

10. يلتقي رئيس المجلس والمدير التنفيذي بعد الاجتماع للاتفاق على تنفيذ القرارات ومتابعتها.