إرشادات أساسية لعملية التخطيط الناجحة

بسم الله الرحمن الرحيم

التخطيط الواسع...العمل بشكل عكسي عبر أي نظام

قبل أن نبدأ الحديث عن المراحل النموذجية في عملية التخطيط العامة، علينا أن نلقي نظرة سريعة على دور التخطيط بمفهومه الشامل، فهذا ليس بتمرين أكاديمي وحسب فعملية فهم هذا المفهوم الشامل للتخطيط يساعد القارئ بشكل كبير في تصميم وإنهاء عملية التخطيط في شبه عملية تطبيق لها.

يعد التخطيط أحد أكثر مجموعات الحركة في الإدارة شيوعاً، وبمفهوم بسيط جداً، التخطيط هو الاتجاه لشيء ما... لنظام ما...، ومن ثم العمل من أجل سير هذا النظام واتباعه لذلك الاتجاه. والأنظمة لها مدخلات وعمليات ومخرجات ونتائج. ولنوضح أكثر، المدخلات للنظام تشمل المصادر كالمواد الأولية، والأموال، والتكنولوجيا، والجمهور وتمر هذه المدخلات في عملية يتم فيها ترتيبها وتنظيمها بدقة في اتجاه معين لكي يتم تحقيق الأهداف الموضوعة لهذا النظام، أما المخرجات فهي النتائج الملموسة الناتجة عن العمليات في النظام مثل المنتجات والخدمات المقدمة للزبائن، ويوجد نوع أخر نطلق عليه (Outcomes نواتج، محصلات) أو الفوائد التي تقدم للزبائن فعلى سبيل المثال: توفير العمل للعمال، وتحسين مستوى حياة الفقراء، وهكذا الأنظمة قد تشمل المنظمة ككل أو أقسامها أو قد تكون الأنظمة على مستوى المجموعات أو العمليات وهكذا.

وتشمل عملية التخطيط على المخططين الذين يعملون عكسياً خلال هذا النظام سواء أكان النظام على هيئة منظمة أو أقسام أو عمل ما أو مشروعٍ, ما، الخ. فهم يبدءون عملهم من النتائج وهي (المخرجات، والنواتج)، فهم يفضلون العمل العكسي عبر النظام وذلك للتعرف على احتياجات العمليات حتى يحصلوا على النتائج ومن ثم يقومون بتحديد المدخلات (أو المصادر) التي تحتاجها العمليات لكي تبدأ.

شرح سريع لبعض المصطلحات الأساسية

يشتمل التخطيط الناجح على استخدام المصطلحات الأساسية التالية:

ملاحظة:

لا يشترط الإتقان التام والدقيق للتعريفات التالية للمصطلحات ولكن الأمر الأكثر أهمية بالنسبة للمخططين أن يملكون قدراً من الإحساس الأولي للتفريق بيد الأهداف/ الغايات (النتائج) والاستراتيجيات المهام (أساليب تحقيق هذه النتائج).

الأهداف: الأهداف هي منجزات محددة يتوجب إنجازها بشكل كلي، أو ببعض الربط، من أجل تحقيق نتيجة أكبر وأشمل تهم النظام، فعلى سبيل المثال، المهمة التي تقوم بها منظمة ما.

الاستراتيجيات أو الأنشطة: وهي الأساليب التي يحتاجها النظام بشكل تام وكامل، أو لتحقيق الأهداف المرجوة.

الغايات: وهي الغايات التي يتوجب تحقيقها بشكل كلي أو لتحقيق الأهداف الموضوعة ضمن الخطة.

المهام: يوكل إلى الأشخاص لا سيما في المنظمات الصغيرة مهاماً عديدة من أجل تطبيق الخطة، فإذا كان نطاق الخطة ضيقاً جداً عندها تكون عادة المهام والأنشطة على نفس الحالة.

المصادر (الميزانية): تتضمن المصادر والأشخاص، والمواد والتكنولوجيا، والمال، الخ... وهي متطلبات تطبيق الإستراتيجيات أو العمليات وتكون تكاليف هذه المصادر عادة على شكل ميزانية.

المنظور الأولي للمراحل الأساسية في التخطيط

تشمل عملية التخطيط الأولية سواء أكان النظام على هيئة منظمة أو قسم أو عمل ما أو مشروع ما،.. الخ على نشاطات مشابهة في طبيعتها وتطبق في ظروف مشابهة، وتطبق هذه المراحل بحذر أو في بعض الحالات معتمدين على الحدس في تطبيقها، فعلى سبيل المثال عند التخطيط لجهد مباشر وصغير جداً تعتمد درجة التعقيد المراحل المتعددة وأشباهها خلال النظام على نطاق النظام، فعلى سبيل المثال في منظمة ضخمة يمكن أن تطبق المراحل التالية في مكاتب المنظمة وتكون موزعة على كل قسم وكل هيئة وكل مجموعة... الخ.

ملاحظة: قد يكون لمجموعات مختلفة من المخططين أسماء مختلفة للنشاطات ويجمعونها بشكل مختلف وعلى الرغم من ذلك فإن طبيعة هذه النشاطات وسيرها العام يبقى كما هو.

ملاحظة: الخطوات التالية هي المراحل الأساسية في التخطيط ولا تشكل عملية التخطيط المثالية والكاملة.

1- تحديد الرسالة في التخطيط

يحدد المخططون مسبقاً وخلال التخطيط، بوعي أو بدون وعي، الهدف أو النتيجة التي يتوقع أن تنتج من تحقيق الخطة. ومن الضروري أن يتم الإعلان عن الرسالة في مرحلة البدء بالتخطيط.

2- التخلص من المخلفات خارج وداخل النظام

وتكون عادة عملية \"التخلص من المخلفات\" دائمة إلى حد ما إن كانت بعلم أو بدون علم. فعلى سبيل المثال من الضروري القيام بمسح بيئي خلال عملية التخطيط الاستراتيجية ويشمل هذا المسح عادةً على القوى المسيطرة المتعددة أو التأثيرات الكبرى التي قد تؤثر على المنظمة.

3- تحليل الموقف

فعلى سبيل المثال، يقوم المخططون عادة بتحليل SWOT خلال مرحلة التخطيط الاستراتيجية، هو اختصار يعني تحديد قوى وضعف المنظمة والفرص والتهديدات التي تواجهها، ويستخدم المخططون خلال هذا التحليل مساعدات متنوعة أو وسائل متنوعة أو وسائل \"لقياس\" مدى صحة هذه البرامج.

4- وضع الأهداف

بالارتكاز على التحليل والترتيب للرسالة في النظام، يضع المخططون مجموعة من الأهداف التي تكسب النظام القوة ليستغل الفرص على نحوٍ, إيجابي.

5- وضع الاستراتيجيات للوصول إلى الأهداف

تعتمد الاستراتيجيات المحددة (أو الوسائل للوصول تحقيق إلى الأهداف) والمختارة على مسائل القدرة وخاصة الكفاءة.

6- وضع الأهداف التي تحقق النتائج

تختار الأهداف بشكل مؤقت وتكون مؤشراً للتقدم نحو النتائج.

7- المسؤوليات وحدود الوقت المرافقة مع كل هدف

توزع المسؤوليات بما في ذلك تطبيق الخطة وتحقيق الأهداف المتعددة والنتائج وبالتالي توضع المواعيد النهائية للقيام بكل مسؤولية.

8- كتابة وتوصيل وثيقة الخطة

جميع المعلومات السابقة تنظم وتكتب في مستند (وثيقة) ويتم توزيعها على النظام

9- إتمام المهمة والاحتفال بالنجاح

هذه الخطة المهمة عادة ما يتم تجاهلها... مما يؤدي حتماً إلى التقليل من نجاح العديد من جهودك في الخطط المستقبلية، فالهدف من الخطة هو تحديد مشكلة حالية أو إكمال هدف، فقد تبدو من السذاجة التأكيد على أن المشكلة قد حلت والهدف قد تحقق وعلى الرغم من ذلك، عادةً ما يتم تجاهل هذه الخطوة في عملية التخطيط وذلك بالانتقال لحل المشكلة التالية أو إكمال الهدف فيمكن أن ينمي هذا التجاهل لهذه الخطوة شعوراً باللامبالاة والتشكك.

الإرشادات التي تضمن التطبيق والتخطيط الناجح

من الأسباب الشائعة لفشل العديد من أنواع التخطيط هو عدم تطبيق الخطة بشكل كامل فبدلاً من أن يكون التركيز منصب نحو كتابة مستند للخطة وغالباً ما توضع الخطة على الرف حتى يغطيها الغبار، ولهذا فإن معظم الإرشادات التالية تساعد في ضمان تطبيق عملية التخطيط تطبيقاً كاملاً أو الابتعاد عن الخطة الموضوعة سيكون واضحاً ومن ثم التعامل معه.

مشاركة الأشخاص المناسبين في عملية التخطيط

العودة إلى المراجع الضرورية للأنظمة، فإن أهم فكرة هي استمرار تبادل جميع أطراف النظام التغذية الراجعة Feed back وذلك من أجل حماية العمل بفعالية وهذا واقعي وحقيقي ومهما كان نوع النظام.

فعند بدء التخطيط، يجب الحصول على مدخلات من كل فرد يكون مسؤولاً عن بدء تنفيذ أجزاء من الخطة بالإضافة إلى ممثلين من مجموعات أخرى قد تؤثر فيها الخطة بالطبع الأفراد المسؤولين عن مراجعة الخطة والسيطرة عليها.

توثيق معلومات التخطيط ونقلها بشكل واسع

عادة ما ينسى المدراء الجدد بشكل خاص بأن الآخرين لا يعلمون ما يعمله هؤلاء المدراء حتى وإن نشر المدراء مقاصدهم وخططهم بشكل شفهي، فإن الفرصة كبيرة أن لا يسمع أو يفهم الآخرون بشكل كامل ما يريد المدير فعله، بالإضافة إلى صعوبة تذكر الفرد المفترض أن يقوم بالعمل، وما هو عمله، ووفقاً لأي نسخة من الخطة وذلك بسبب تغير الخطط الدائم.

المسؤولية المسبقة (مراجعة من يفعل ماذا؟ ومتى؟)

يجب أن تحدد الخطط من المسؤول عن تحقيق كل نتيجة بما فيها الأهداف والغايات، فيجب تحديد مواعيد إكمال كل نتيجة أيضاً، ويتوجب على الأطراف المسؤولة مراجعة وضع الخطة بشكل دوي، تأكد من وجود شخص لديه السلطة ليوقع على الخطة بالإضافة إلى ذلك إشارتهم بالموافقة والدعم لمحتويات الخطة.

وضع فكرة مغايرة للخطة وبالتالي إعادة كتابة الخطة

يسمح بتعديل اللحظة فهي ليست مجموعة من القواعد بل عبارة عن خطوط إرشادية شاملة، وبالتالي فكلما يكون مهماً اتباع الخطة يكون كذلك مراقبة التغير والتطبيق للخطة الجديدة.

تقييم عملية التخطيط والخطة

قم عادة بجمع التغذية الراجعة من المشاركين خلال عملية التخطيط، هل يتفقون مع عملية التخطيط؟ وإن لم يكونوا كذلك، فما الذي لا يعجبهم فيها وكيف يمكن إعدادها بصورة أفضل؟

حدد خلال المراجعات الدورية لتطبيق الخطة إذ كانت الأهداف قد تحققت أولاً، إذا لم تتحقق، فهل كانت الأهداف واقيعة؟ وهل يوجد لدى الأطراف المسؤولة المصادر اللازمة لتحقيق هذه الأهداف والنتائج؟ هل يتوجب تغيير الأهداف؟ هل يجب استبدال أولويات أكثر عند تحقيق الأهداف؟ ما الذي يتوجب علينا فعله؟

إعادة عملية التخطيط هي بنفس أهمية وثيقة الخطة

على المدى الطويل كان التركيز الرئيس غالباً ما يكون على وثيقة الخطة وهو أمر مؤسف حقاً لأن الكنز الحقيقي للتخطيط هو عملية التخطيط ذاتها، ويتعلم المخططون خلال التخطيط قدراً كبيراً من التحليل المستمر، الانعكاس، والنقاش، والجدال، والحوار حول مسائل وأهداف النظام.

فغالباً ما صب الناس تركيزهم على القوانين المكتوبة للأخلاق والسلوك، على الرغم من الأهمية الأكيدة لهذه المستندات فهي بأهمية توصيل الاتصالات المستمرة حول هذه المستندات، فالاتصالات المستمرة هي التي تشعر الناس بأهمية فهم ومتابعة القيم والتصرفات الموضوعة في القوانين.

الانتهاء والاحتفال بالنتائج

من السهل أن يصل المخططون لمرحلة التعب وحتى التشاؤم في عملية التخطيط ومن الأسباب التي تؤدي إلى ذلك عادة الإصرار على تحقيق وتحصيل النتائج فكلما تحققت نتائج معينة نجد أن نتائج أخرى قد حلت مكانها بسرعة، فالعملية أشبه بتناول مشكلة وحلها بعد الأخرى دون وضع حدود نهاية حقيقية. ولكن عندما نفكر ملياً بها نجدها إنجازاً كبيراً في التحليل الدقيق للوضع بالإضافة إلى إشراك الآخرين في الخطة لعمل شيء لها، والعمل معاً من أجل البدء بهذه الخطة وبالتالي الحصول على بعض النتائج الملموسة.