كيف تدفع موظفيك للقيام بأعمالهم بالشكل المطلوب؟

بسم الله الرحمن الرحيم

- يجب أن تفهم ما ترغب في أن يتم إنجازه، ثم توضح ذلك لموظفيك بصورة دقيقة، وأن تستخدم وسيلة التواصل الصحيحة مع الموظفين، كالتعليمات الشفوية، أو التعليمات الكتابية، أو الاجتماعات، أو غيرها من الوسائل.

- احرص على إعطاء التعليمات، والتأكد من أن المستقبل قد فهمها بالشكل الصحيح بأن تسأله أن يعيد ما أمليته عليه، أو تسأله عن الإجراءات التي سيقوم به، أو أي أسلوب يوضح لك مدى استيعابه.

- عليك وضع نظام للتقارير وذلك وفق مدى خبرة الموظف، فقد يكون التقرير يومياً أو أسبوعياً أو شهرياً، وتفيد التقارير في تحديد مسار العمل، وهل يتم إنجازه بالشكل المطلوب أم لا، وبالتالي يمكن حل المشاكل والأخطاء في أسرع وقت.

- اسأل الموظف عن رأيه في الموضوع، فقد تكون له وجهة نظر أو أفكار مفيدة، وتأكد أن المشاركة تزيد من التزام الموظف بإنجاز ما أوكل إليه.

- حدد معايير إنجاز العمل ووضحها للموظفين، فلا تتوقع من موظفيك قراءة الأفكار التي في رأسك، وتنفيذ المهمة المنوطة بهم بالشكل الذي ترغب به دون توضيح معايير إنجاز العمل لهم.

- لا يمكن أن يتم العمل بالشكل المطلوب إلا إذا كان الموظفون ملتزمون، فكلما زاد الالتزام زادت جودة العمل، ويزداد التزام الشخص عندما يجد في العمل شيء يناسبه ويشبع رغباته.

- حدد رغبات موظفيك (ما يمكن الاصطلاح عليه بأنه \"النقاط الساخنة\" لديهم)، ثم أسند إليهم بعض المهام التي تحقق إشباعاً لهذه الرغبات لهم، فكلما زادت عدد النقاط الساخنة في المهمة يزيد حماس والتزام الشخص لأدائها.

- يمكنك تحديد النقاط الساخنة لموظفيك (رغباتهم) من خلال ملاحظتهم، أو الحديث معهم، أو عن طريق استبيان يقومون بالإجابة عليه، ومن المهم كذلك أن تحدد نقاطك الساخنة أنت قبل أن تحدد نقاط موظفيك، وذلك حتى يمكنك تحفيز نفسك.

- يتصرف الفرد دائما طبقاً لمستوى صورته الذاتية عن نفسه، فإذا كان الشخص يرى أنه شخص ملتزم بالمواعيد فستراه يحضر في الوقت المحدد دوماً، ويعاتب من يتأخر، والعكس صحيح فإذا كانت صورته عن ذاته أنه لا يتقيد بالمواعيد، فلن تراه يحضر في الموعد أبداً، أي أن أداءه يتطابق مع صورته عن ذاته، وأي أداء لا يتطابق مع صورة الذات سيجعل الشخص مرهقاً وغير راضٍ,، لذا أوكل لموظفيك مهام تناسب صورهم عن ذواتهم، كما يجب عليك أن تساعدهم وترشدهم لتحسين صورتهم عن ذاتهم.

- عادة ما يعتقد المدراء أن لدى موظفيهم مشاكل سلوكية لذا فهم لا يعملون جيداً، لكن هذا الاعتقاد خاطئ، فإذا وجدت موظفاً لا يقوم بعمله بالشكل المطلوب عليك أولاً التأكد من عدم وجود مشكلة في الفهم لديه، أي أنه يعي تماماً مسؤولياته، ثم عليك التأكد من عدم وجود مشكلة التزام، وعادة ما يتم الخلط بين مشاكل الالتزام والمشاكل السلوكية، فحل النوع الأول يكون بربط النقاط الساخنة للموظف بالمهمة المنوطة به، أما النوع الثاني: فحلها بالتغذية الراجعة.

أيضاً يجب التأكد من عدم وجودة مشكلة في صورة الموظف عن ذاته، فإن كانت نتيجة تحليلك للمشكلة أنها بسبب سلوك الموظف وليست بسبب أي من العوامل الأربعة الأخرى فعليك تحديد أربعة أشياء تود تعديلها في السلوك هي:

ما الذي يجب البدء بعمله؟

ما الذي يجب التوقف عن القيام به؟

ما الذي يجب زيادته؟

ما الذي يجب التقليل منه؟

مثال: قد يكون أحد موظفيك (محمد) على درجة عالية من الكفاءة لكنه لا يبادر بالأعمال، وإنما ينتظر من يأمره بالقيام بها، كما أنه كثير التأخر عن العمل، بالإضافة لكونه لا يرحب بالزبائن كثيراً، وأخيراً: يتحدث كثيراً جداً مع زملائه أثناء العمل.

عند تقييم سلوكه يجب عليك الإجابة على الأسئلة الأربعة السابقة، وستجد أن النتيجة هي رغبتك بالتالي: أن يقوم (محمد) بالمبادرة في عمله، وأن يتوقف عن التأخر عن العمل، كما يجب عليه التعامل بلطف أكثر مع الزبائن، والتقليل من حديثه مع زملائه أثناء ساعات العمل، بعد تقييم السلوك عليك استخدام التغذية الراجعة لتوضيح مشاكله السلوكية وحلولها، وهنالك أمور مهمة يجب مراعاتها عند استخدام التغذية الراجعة أولها: هي أن تكون فورية، حال حدوث المشكلة، وثانيها: أن تكون مركزة وواضحة، والكلمات التالية ستساعدك على الحصول على صيغة فعّالة للتغذية الراجعة: عندما، وجدت، لأن، لذلك.

فلنأخذ مثالا على ذلك: إن طلبت من أحد المحاسبين كتابة التقرير المالي لعرضه على مجلس الإدارة في اليوم التالي، وفي الصباح جاءك المحاسب وبيديه تقرير ذو غلاف مبهر، يليه فهرس بمحتويات التقرير، ثم ملخص للتقرير، تليه البيانات، وفي نهاية التقرير توجد كل الملاحق المطلوبة، فأعجبتك طريقة تنظيم التقرير (الفهرس، ثم الملخص، ثم البيانات، ثم الملاحق)، فقمت بشكر المحاسب، وأثنيت على تقريره، فقال لك: أنه استغرق أربع ساعات في إعداد التقرير، إلا أن ثلاث ساعات من هذه الأربع كانت في تصميم الغلاف المبهر، الذي لم يكن ذا قيمة بالنسبة لك، في المرة التالية إن طلبت من المحاسب إعداد التقرير المالي قد يستغرق نفس الوقت في تصميم غلاف أجمل، ويهمل تنظيم التقرير بالشكل المناسب الذي أعجبك أول مرة، لذا إن أردت أن تكون تغذيتك الراجعة فعالة فعليك استخدام: عندما، وجدت، لآن، لذلك. وبتطبيق الصيغة على مثالنا ستكون التغذية الراجعة على الشكل التالي: عندما قمت بعمل فهرس للمواضيع، يليه ملخص للتقرير، ثم البيانات، وأخيراً الملاحق، وجدت ذلك مفيداً جداً، لأن عملية قراءة وتحليل التقرير باتت سهلة، لذلك أود منك في المرات القادمة أن تتبع نفس هذا الأسلوب!!

عندها سيفهم الموظف ما الذي أعجبك، وسيحاول أن يقوم به في المرات التالية.