بعد التحية

الهاتف ضروري لا يمكن الاستغناء عنه في هذا الزمن ولا الأزمنة المقبلة وما زالت المعامل العلمية تبحث في إنتاج الأجود منه لترويجه إلى الأسواق في فترات قياسية. والمشكلة تكمن عندما يتحول هذا الجهاز إلى كماليات تحل محل الضروريات فيصعب التفرقة هنا بين دور هذا الجهاز في الحالتين والدليل على ذلك هو الديون المتراكمة على بعض أفراد المجتمع من جراء المكالمات التي لم يكن لها داع إلا قتل الفراغ الذي يؤدي بدوره إلى قطع الخطوط عن الهواتف المعنية. الهاتف مثل أي أداة ضغط، فهو جهاز محايد ولكنه في الأيدي الخاطئة قد يصبح ضغطا سلبيا في أي مكان عمل. أولا تعتبر كل محادثة هاتفية هي اجتماع عمل حتى ولو لم يكن الطرفان في نفس المكان، فإذا لم يكن للمكالمة أي جدول أعمال فقد تصبح أمرا سلبياً، والوقت المستغرق في المحادثة قد يكون دقائق قليلة، ولكن عند حساب إجمالي المكالمات الواردة إلينا يوميا، قد تصبح هذه الدقائق ساعات من الزمن الضائع، والتي نعتقد بأنه يمكن تعويضها عندما يتوقف الهاتف عن الرنين وهو بالضرورة نهاية يوم العمل. لهذا نقدم لك فيما يلي بعض التعليمات التي تساعدك في ترأس اجتماعك الهاتفي المقبل:

حاول عدم الرد على مكالمة ما لم تكن مهيئا لها، وإلا فسوف تكون مثل من يدير اجتماعا بلا مفكرة.

احتفظ بأسماء وأرقام من ترغب في التحدث إليهم حسب حروفهم الأبجدية.

سجل كافة النقاط التي تود التحدث فيها مع كل واحد منهم.

حينما يتصل بك شخص من مكان بعيد فكر بسرعة في الأشياء المشتركة بينكما.

حينما تتحدث في الهاتف سجل ملاحظاتك أمام كل نقطة من جدول أعمالك، حتى تتذكر ما توصلتم إليه، ثم أضف إلى القائمة أية نقاط جديدة تبرز.

وحال الانتهاء من التعامل مع نقاط معينة، فقد ترغب في شطبها من قائمتك.

ادخل في الموضوع مباشرة وبسرعة إذا استخدمت عبارات ترحيب عامة، مثال: (كيف حالك؟) فسوف تتلقى ردا مماثلاً، مع ذلك من الأفضل بشكل عام الإبقاء على الثرثرة في حدها الأدنى،

أدخل في الموضوع، أو كما يقولون بلغة السينما: (اختصر المطاردة). وهذا لا يعني كذلك أنك بحاجة إلى أن تكون فظا، غير مراع لشعور الآخرين أو غير ودِّي،

إن آداب الهاتف موضوع يجب التركيز عليه أكثر في المدارس، وإن واحدة من أكثر العبارات مثارا للسخط هو السؤال البلاغي: (خليك على الخط من فضلك) ثم يتبعها تسجيل موسيقي، فطالب المكالمة ليس لديه فكرة إن كان قد وصل إلى الرقم الصحيح أم لا. وعندما يأتي ردك على الهاتف بشكل ودي (صباح الخير، شركة كذا..معك فلان الفلاني، أي خدمة؟ فإن المستقبل يأخذ بذلك انطباعا أفضل عن الشركة، والطالب بدوره ينبغي عليه الدخول في الموضوع مباشرة بإعطاء اسمه ما أمكن وطرح موضوعه.