الوقت والإنتاج .. في العملية الإدارية

بسم الله الرحمن الرحيم

الوقت والإنتاج عنصران ذوا أهمية كبيرة في العملية الإداريةº ففي حين يعتقد البعض بوجود علاقة طردية فيما بينهما ـ فإذا زاد وقت العمل زاد الإنتاج، وإذا قل الوقت قل الإنتاج ـ فإن البعض الآخر يلفت النظر إلى عوامل وسيطة هامة في تلك العملية، كفعالية العامل، ورغبته في الإنتاج وغير ذلك من العوامل، ولعل الكثير لا يحسن استغلال الوقت بفعالية، وللأسف هناك من الناس من يظن أن تنظيم الوقت معناه الجد التام، ولا وقت للراحة أو التسلية، والبعض يظن بأن تنظيم الوقت شيء تافه لا وزن لهº ذلك لأنهم لا يقيمون لأهمية الوقت وزناً، وهذه المفاهيم تنتشر في وطننا العربي بشكل عام.

وفي ظل ضغوط العمل التي يتعرض لها الجميع، والتي تنبعث من الاندفاع نحو إنجاز شيء ذي قيمة حقيقية، يضطر الجميع للعمل بجد ونشاط أكثر، وعلى الرغم من تحمّل كل هذا إلا أنه لا يثمر ما يبتغيه الفرد من نتائج.. تلك هي الحالة دون أن نأخذ في الاعتبار الروتين اليومي، والأشياء الأخرى التي تتكدس فوق المكاتب، وفي الأدراج وعلى الأرض.

وهنا يثور تساؤل وهو: ماذا سنفعل خلال ساعات العمل الكثيرة؟!

الوقت ثمين وتنظيمه واجب

لا بد من التركيز في إطار الحديث عن عنصري الوقت والإنتاج على أهمية الوقت كعامل أساسي لنجاح الفرد، والعمل على إزالة كل ما يعيق تنظيمه واستغلاله، ووضع الحلول اللازمة للقضاء على كل المعيقات، وتبني تنفيذها بشكل سريع وفي إطار جماعي.

وقد يعتقد البعض أو يغفل عن تنظيم وقته لجهله بأهمية الوقت في رفع كفاءة الإنتاج، وتحقيق نجاح باهر في زمن وجيزº مما يدفع بنا إلى رصد فوائد تنظيم الوقت السليم وهي:

* تحقيق نتائج أفضل في العمل.

* تحسين نوعية العمل.

* زيادة سرعة إنجاز العمل.

* التخفيف من ضغط العمل.

* تقليل عدد الأخطاء الممكن ارتكابها.

* زيادة المرتب.

* تعزيز الراحة في العمل.

* تحسين نوعية الحياة غير العملية.

لذلك عليك أن تبادر بتنظيم وقتك واستغلاله بأفضل السبل، و البديل عن ذلك هو إنتاج أقل وصراعات داخل المؤسسة.

كيف تنظم وقتك؟

مَن منا لا يبحث عن طرق لأداء أعماله بشكل أسرع وأفضل؟ فلإدارة وقتك بطريقة أفضل يجب أن توزع أوقاتك على أعمالك اليومية.

أولاً: عليك تنظيم مكتبك، وعدم تركه بشكل فوضوي يصعب فيه البحث عن هدفك، وليس الأمر مقتصراً فقط على المكتب بل الاهتمام بوقتك وعدم تضييعه في ما لا يفيد في حين أن عملك الأساس ينهار، بالإضافة إلى ذلك ضرورة عمل مذكرة للمواعيد، وملف لحفظ الأسماء والعناوين وأرقام التليفونات بطريقة يسهل الرجوع إليها.

ثانياً: هناك العديد من الطرق والإستراتيجيات التي تدور حول توفير الوقت، والتي باتباعها ستجد نفسك قادراً على أداء الأعمال بصورة أفضل، وتسليمها في موعد محدد دون ضغط أو إرهاقº فالوقت الذي أهدرته خلال قيامك بالأعمال العادية يمكن الانتفاع منه مرة أخرى بإنتاجية وفعالية.

ولهذا يمكنك قضاء وقت أقل في العمل، ووقت أطول لعائلتك وأصدقائك، مما يصل بك إلى الإنتاجية التي يسعى إليها الجميع.