المقابلات الشخصية

بسم الله الرحمن الرحيم

*تعريف المقابلات الشخصية:

اللقاء الذي يتم بين مسئول أو أكثر في المنشأة من جهة وبين المرشح (المتقدم) لشغل الوظيفة من جهة أخرى، وذلك لغرض تقييم مدى صلاحية المرشح لشغل الوظيفة.

* أنواع المقابلات الشخصية:

هناك أنواع مختلفة للمقابلات الشخصية التي قد تشارك فيها خلال عملية الاختيار بين المتقدمين لوظيفة. وفيما يلي أهم هذه الأنواع وإرشادات عن طريقة التعامل معها:

I- المقابلة الشخصية الانتقائية:

المقابلة الشخصية الانتقائية تهدف إلى إخراج جميع المتقدمين للوظيفة غير المؤهلين لها. وهنا يكون عرض الحقائق الخاصة بمهاراتك أكثر أهمية من إقامة علاقة ودية. سيكون لدى القائمين على المقابلة تخطيط محدد للنقاط التي يودون تغطيتها وسوف يبحثون عن البيانات المتناقضة في سيرتك الذاتية ويتحدون مؤهلاتك. أجب على أسئلتهم ولكن لا تتطوع بأية معلومات إضافية، فهذه المعلومات قد تستخدم في غير صالحك.

II- المقابلة الشخصية الفردية:

في المقابلة الشخصية الفردية يكون تم الإقرار بأنك تمتلك من المهارات والتعليم ما هو ضروري للفوز بالوظيفة، ولكن القائم على المقابلة يريد أن يرى إذا ما كنت ستتوافق مع الشركة، وكيف ستكمل مهاراتك المهارات الموجودة في بقية الإدارة. هنا يكون هدفك هو إقامة علاقة ودية مع القائم على المقابلة الشخصية وتعريفه أن مؤهلاتك ستفيد الشركة.

III- لجنة المقابلة الشخصية:

لجنة المقابلة الشخصية هي وسيلة شائعة، وفيها ستواجه عددا من موظفي الشركة الذين يكون لهم حق اختيارك أو رفضك للوظيفة. عندما تجيب على أسئلة يطرحها عدة أشخاص تكلم مباشرة إلى الشخص الذي يطرح السؤال. ليس من الضروري أن تجيب وأنت متوجه للمجموعة بأكملها. في بعض لجان المقابلات الشخصية قد يطلب منك توضيح مهاراتك في حل المشكلات. ستقوم اللجنة بتحديد موقف ما وتطلب منك عمل خطة لمواجهة هذه المشكلة. لست ملزما في الحالة أن تقدم حلا نهائيا، فالقائمون على المقابلة الشخصية يريدون أن يعرفوا الطريقة التي ستطبق بها معلوماتك ومهاراتك في موقف حقيقي.

IV- المقابلة الشخصية الجماعية:

المقابلة الشخصية الجماعية تصمم عادة لاكتشاف القدرات القيادية لمديري وموظفي المستقبل الذين سيتعاملون مع الجمهور، يتم جمع أفضل المتقدمين معا في مقابلة شخصية غير رسمية ولها طابع مجموعة نقاش. يتم طرح موضوع ما ويبدأ القائم على المقابلة في المناقشة. الهدف من المقابلة الشخصية الجماعية هو معرفة كيف تتفاعل مع الآخرين وكيف تستخدم معرفتك وقدراتك المنطقية لكسب الآخرين. إذا أديت دورك بنجاح في المقابلة الشخصية الجماعية فقد تدعى إلى مقابلة شخصية أخرى أكثر توسعا وجدية.

V- المقابلة الشخصية عبر الهاتف:

المقابلات الشخصية عبر الهاتف هي مقابلات شخصية انتقائية للتخلص من المتقدمين ذوى المؤهلات الضعيفة بحيث لا يتبقى سوى عدد صغير للمقابلات الشخصية الخاصة. قد يتم الاتصال بك بدون سابق إنذار أو قد تتحول مكالمة هاتفية لمراجعة سيرتك الذاتية إلى مقابلة عبر الهاتف. هدفك في هذه الحالة هو أن تحصل على دعوة لمقابلة شخصية وجها لوجه.

* الاستعداد للمقابلة

I- قم بالبحث عن معلومات عن الشركة والوظيفة

كلما زادت معلوماتك عن الشركة وعن الوظيفة التي تتقدم لها كلما ستبدو في صورة أفضل في المقابلة الشخصية. اهتمامك ودوافعك ستترك بلا شك أثرا جيدا عند القائم على المقابلة وستستطيع أن توضح كيف يمكنك أن تفيد الشركة.

ابحث عن المعلومات التالية:

• من أي نوع هم من المنشآت؟

• تاريخها، آخر أخبارها

• ماذا يتضمن العمل بالضبط؟

• المنتجات والخدمات ماذا يفعلون / يصنعون / يبيعون؟

• من هم عملائهم؟

• المنافسين

• معلومات مالية رأس المال، الأرباح وغيرها.

• المعلومات المالية بما في ذلك الرواتب والسندات.

• أماكن مكاتب الشركة

• في رأيك، ما نوع الشخص المطلوب لهذا العمل؟

• كيف يمكنك أن تجعل مهاراتك ملائمة للعمل؟

II- تدرب على المقابلة:

• تدرب على إجاباتك عن الأسئلة المألوفة. وبالمثل أعد قائمة بالأسئلة التي تريد طرحها على صاحب العمل. معظم المقابلات الشخصية تأخذ الشكل التالي: أولا: أنت تجيب عن أسئلة خاصة بخبراتك ومؤهلاتك، ثم ثانيا: أنت تسأل أسئلة حول الوظيفة.

• تدرب على المقابلة الشخصية مع صديق. يجب عليك توصيل كل المعلومات الهامة عن نفسك خلال 15 دقيقة. سجل هذا الشرح لتراجع الكلمات التي تستخدمها، وسرعتك وحركاتك الجسمانية.

• قم بإعداد مادة المقابلة الشخصية قبل أن تخرج. احضر معك العديد من النسخ من سيرتك الذاتية، وقائمة بالأشخاص الذين يمكن الرجوع إليهم، وإذا كان ملائما، نماذج من أعمالك. تأكد أن كلها حديثة.

• التزم المظهر الوقور والمهني في ملبسك ولكن كن مرتاحا فيه. سيتم الحكم عليك في بعض الجوانب من مظهرك.

• اسأل عن الوقت الذي يستغرقه الطريق لمكان إجراء المقابلة، وكيفية الوصول له. اطلب خريطة للطريق أو اسأل عن العلامات المميزة، و احرص على الوصول قبل المقابلة بعشر دقائق، إذا تأخرت بشكل خارج عن إرادتك، اتصل بأصحاب العمل لشرح الظروف والاعتذار ومحاولة تحديد موعد آخر.

إن دعوتك لإجراء مقابلة تعني أنك تجاوزت الخطوة الأولى وهي تقديم طلب التوظيف، وغالبا ما تكون هذه الأوراق قد أعطت انطباعا جيدا لدى أصحاب العمل ولذلك تمت دعوتك لهذه المقابلة. لذا عليك تجهيز نفسك جيدا حتى لا تضيع فرصة الحصول على هذا العمل.

III- خطط للمقابلة:

? من سيجري لك المقابلة؟ إن كان مديرك المستقبلي هو من سيجري لك المقابلة، فستحتوي المقابلة على الكثير من التفاصيل. أما لو كان مدير شؤون الموظفين هو من سيجري المقابلة، فستكون التفاصيل أقل، ولكن ستبقى المقابلة اختبار لك.

? هل يوجد اختبار عليك القيام به؟ حاول معرفة ذلك قبل المقابلة واطلب أمثلة عن الأمور التي سيطلب منك أداءها.

? عند الوصول:

- أعط اسمك لموظفي الاستقبال أو الشخص الموجود لاستقبالك.

- حاول أن تبقى هادئا.

- تحدث مع موظفي الاستقبال أو الشخص الذي استقبلك قبل الدخول للمقابلة. هذا سيساعدك على أن تبقى هادئا.

IV- أثناء المقابلة:

فيما يلي بعض الإرشادات التي يجب أن تحتفظ بها في ذهنك يوم المقابلة الشخصية وبعدها مباشرة:

• خلال المقابلة الشخصية

? ادخل الغرفة بثقة، قم بمصافحتهم، وعرفهم بنفسك.

? حاول أن تبتسم بود، لكن لا تصطنع الابتسامة.

? كن مهذبا وودودا. انظر مباشرة لعيون من يجري معك المقابلة بمجرد دخولك الغرفة، وأجب على أسئلته بصوت واضح. حاول أن تقيم علاقة مودة بينك وبينه.

? تذكر أن تصغي باهتمام، فالتواصل هو طريق ذو اتجاهين. إذا تكلمت أكثر مما يجب فربما فاتتك بعض الملاحظات التي قد يعتبرها القائم على المقابلة على درجة كبيرة من الأهمية.

? فكر قبل الإجابة على سؤال صعب. إذا كنت غير متأكد كيف تستطيع الإجابة على سؤال ما، فيمكنك الرد بسؤال آخر. على سبيل المثال: إذا سألك المحاور عن الراتب الذي تتوقعه، حاول الإجابة كما يلي: \"هذا سؤال جيد، ما هو الراتب الذي قررتموه لأفضل مرشح للوظيفة؟ \"

? عندما يأتي دورك، اسأل الأسئلة التي قمت بإعدادها من قبل، وهذه الأسئلة يجب أن تشمل أي معلومات عن الشركة أو عن الوظيفة لم تستطع الحصول عليها من بحثك.

? لا تسأل أسئلة قد تثير علامات استفهام. إذا سألت: \"هل الانتقال إلى مكان آخر ضرورة؟ \" فسيفهم القائم على المقابلة أنك لا ترغب في الانتقال إلى مكان آخر على الإطلاق. إذا طرحت العديد من الأسئلة حول الأجازات فربما فكر القائم على المقابلة أنك مهتم بالحصول على إجازة أكثر من اهتمامك بالعمل بالشركة والإسهام بها. تأكد أن القائم على المقابلة يفهم السبب وراء طرحك هذه الأسئلة.

? وضح أنك تريد هذه الوظيفة، وأظهر قدراتك على أخذ زمام الأمور وذلك بالحديث عن الوظائف التي تستطيع القيام بها من أجل فائدة هذه المنشأة وبإعطاء تفاصيل دقيقة عن مساعداتك لأصحاب العمل السابقين. يمكنك أيضا أن تسأل عن بعض التفاصيل الدقيقة للوظيفة مثل المهام، المسئوليات، الأشخاص الذين سيعملون معك، والشخص المسئول عن أدائك الوظيفي ويشرف عليه.

• لا تفعل:

? لا تجلس حتى يقوموا بدعوتك.

? لا تترهل وتتململ على الكرسي.

? لا تدخن.

? لا تحلف.

? لا تنتقد أصحاب العمل السابق.

? لا تلفت انتباههم لنقاط ضعفك.

? تجنب الابتسامات المقتضبة أو المفتعلة.

? تجنب هز الساق أو القدم.

? تجنب ثنى الذراعين أو وضعهما متشابكتين.

• تذكر أن معظم أصحاب العمل يحبون:

? الأشخاص الذين ينصتون.

? الأشخاص الذين يدعمون إجاباتهم بأمثلة.

? الأشخاص الذين يوجزون ما يجب إيجازه.

? الأشخاص الذين يأتون للمقابلة مستعدين.

V- إنهاء المقابلة.

المقابلة فرصة للطرفين، فهي فرصة للمتقدم لعرض رغباته وقدراته ومهاراته، وفي الوقت ذاته فرصة لجهة العمل لإقناعك بمزايا العمل لديها، إذا توافرت لديها القناعة بصلاحيتك، لذا إذا أعجبتك المزايا فقم بما يلي: -

• عبر للجنة المقابلة عن مدى سعادتك برؤيتهم.

• أبدى رغبتك في تلقي عرضهم.

• اكتب رسالة بعد ذلك تشكرهم لإتاحة الفرصة لك.

VI- الأسئلة المتوقعة في المقابلة الشخصية وأهدافها:

من المهم أثناء ذهابك لإجراء مقابلة شخصية أن تكون مستعداً للإجابة على تساؤلات مدير الموارد البشرية أو مسئول التوظيف، وإليك بعض الأسئلة التي يمكن طرحها من قبلهم وطريقة تحليلهم لهذه الإجابات وما يجب أن تتميز به (كن صادقاً شفافاً)

• أسئلة للتحقق من مدى معرفة واهتمام المرشح بالمؤسسة

? سؤال: هل يمكنك أن تحدثني عما تعرفه عن مؤسستنا؟

? بعض الأجوبة المحتملة للمرشح

- الجواب رقم(1): ما أعرفه عن المؤسسة هو فقط ما قرأته في الإعلان، علماً بأني لم أسمع بالمؤسسة قبل ذلك؟

- الجواب رقم (2): في الواقع لم أكن أعرف عن مؤسستكم سوى اسمها إلا أنني راجعت أدلة المؤسسات الصناعية وقمت بالتعرف على بعض العاملين في مؤسستكم عن طريق أحد الأصدقاء، حيث تمكنت من الحصول على معلومات وإحصائيات كثيرة عنها، أهمها أن مؤسستكم هي شركة مساهمة، وأن نشاطها يقوم على تصنيع المفروشات الخشبية وبيعها في السوق السعودي وفي الأسواق الخليجية، وأن لديها مصنعين حالياً: واحداً في جدة وثان في الرياض، وأنها قد بدأت ببناء مصنع ثالث في الدمام وأن عدد العاملين فيها يبلغ حوالي 500 عامل.

? التعليق على الأجوبة:

- الجواب رقم (1) يدل على ضعف فاضح لدى المرشح، فهو لا يعني فقط أن لدى المرشح نقصاً أساسياً في المعلومات التي لديه عن المؤسسة، بل أيضاً في المعلومات عن عالم الأعمال بشكل عام ويزيد من خطورة الموقف إذا كانت المؤسسة من المؤسسات المعروفة والذائعة الصيت، أو إذا كان المرشح يقطن في نفس المدينة أو المنطقة التي تقع فيها مواقع المؤسسة. من جهة أخرى إذا كانت الوظيفة الشاغرة من الوظائف غير الإشرافية، فإن هذا الجواب قد لا يؤثر بالضرورة في صلاحية المرشح لشغلها.

- الجواب رقم (2) يدل بوضوح على أن المرشح مهتم كثيراً بالعمل في المؤسسة بالذات، وأن أسلوب عمله يشير إلى كفاءة عالية حيث أن مثل هذا الجواب هو إلزامي للمرشح لشغل وظيفة تعتبر من الوظائف الرئيسية العليا في المؤسسة.

• استكمال المعلومات الناقصة من طلب الوظيفة

? سؤال: ما هو التقدير الذي حصلت عليه في شهاداتك الجامعية؟

? بعض الأجوبة المحتملة للمرشح

- الجواب رقم (1): آسف لا أتذكر التقدير الذي حصلت عليه.

- الجواب رقم (2): إني أعتذر عن إغفالي ذكر ذلك. لقد حصلت في الشهادة على تقدير جيد.

? التعليق على الأجوبة:

- الجواب رقم (1) يثير الشك والريبة، إذ من المستغرب أن ينسى أي إنسان التقدير الذي ناله في شهادته الجامعية، إلا إذا كان هذا التقدير عادياً، ولا يريد بالتالي أن يذكر ذلك. لذا فإن هذا الجواب ربما يستدعي من المسئول القيام بمزيد من التقصي إذا لاحظ أن المرشح يتعمد كتم الحقيقة.

- الجواب رقم(2) هو الجواب العادي والطبيعي الذي يجب أن يعطيه أي مرشح على مثل هذا السؤال وعليه فإن الأمر لا يتطلب من المسئول طرح أي سؤال إضافي.

? سؤال: لاحظت في طلب الوظيفة فراغاً زمنياً فاصلاً بين تركك العمل في مؤسسة \" التضامن \" وبدئك في العمل في \" مؤسسة الازدهار \" هل يمكنك أن تذكر لي ماذا كنت تفعل في تلك الفترة؟

? بعض الأجوبة المحتملة للمرشح

- الجواب رقم (1): لقد عملت خلال هذه الفترة لحسابي الخاص.

- الجواب رقم (2): لقد كنت خلال هذه الفترة عاطلاً عن العمل، حيث إني لم أتمكن من أن أجد لي العمل المناسب.

- الجواب رقم (4): لقد كنت حائراً فيما كان يجب على عمله. فتنقلت بين ثلاث وظائف مؤقتة قبل أن أقرر أخيراً العمل في مؤسسة الازدهار.

? التعليق على الأجوبة:

- الجواب رقم (1) يمكن أن يشير إلى ديناميكية المرشح وتصميمه على تحقيق النجاح.

- الجواب رقم (2) قد لا يكون له أي مدلول مهم، إذ من الممكن جداً أن لا يتمكن أي شخص من إيجاد عمل بسرعة في ظل ظروف الركود الاقتصادي. إلا أن ما يستدعي الاستعلام عنه هنا هو لماذا ترك المرشح وظيفته السابقة لذا يمكن أن يطرح المسئول على المرشح سؤالاً إضافياً مثل: لماذا تركت وظيفتك آنذاك قبل أن تكون قد وجدت وظيفة أخرى؟

- الجواب رقم (3) يشير إلى حالة من الضياع كانت مسيطرة على المرشح آنذاك، لذا يجب على المسئول أن يتقصى الأمر للحصول على المزيد من المعلومات في هذا الشأن وعليه يمكن أن يطرح المسئول هنا على المرشح أسئلة إضافية من مثل: هل يمكنك أن تحدثني عن الوظائف الثلاث المؤقتة، ولماذا لم تستمر فيها؟

? أسئلة أخرى ممكن طرحها على المتقدم للوظيفة

- لماذا تريد هذه الوظيفة؟

- أخبرني عن نفسك؟

- لماذا يجب إن نوظفك؟

- ما هي منجزاتك الرئيسية؟

- في أي مجال تعتبر نفسك جيداً؟

- ما هي نقاط قوتك؟

- ما هي نقاط ضعفك؟

- كيف تدير أعمالك؟

- ما الذي قرأته مؤخراً وآثار اهتمامك؟

- ماذا تفعل في وقت فراغك؟

- إلى أي مدى تغيرت خلال السنوات الخمس الماضية؟

- إلى أين ترى نفسك متجهاً في السنوات الخمس التالية؟

- ماذا يقول زملاؤك عنك؟

- صف لنا البيئة المثالية للعمل بالنسبة لك؟

- متى كنت أكثر سعادة في عملك؟

- صف لنا موقفاً صعباً وماذا فعلت أمامه؟

- لو خيرت في عملك فماذا تحب أن تفعل أولاً؟

- إذا أعطيت الخيار فما هو العمل الذي تؤجله إلى آخر الوقت؟

- كيف ترى التطور لهذه الوظيفة؟

- لماذا أنت غير راض في عملك الحالي؟

- لماذا تفكر بترك عملك الحالي؟

- لماذا كنت عاطلاً عن العمل لفترة؟

- ما هو المرتب الذي تتوقعه؟

- ماذا ستفعل لو لم تحصل على هذا العمل؟

- أي وظائف أخرى تقدمت إليها مؤخراً؟

- ما هي القرارات السهلة لك؟

- ما هي القرارات الصعبة؟

- كم تخطط لأن تبقي مع هذه الشركة؟

- ما هو الدعم أو التدريب الذي تحتاجه للقيام بهذا العمل؟

- ما هو هدفك الرئيسي في هذه الوظيفة لو نلتها؟