الاجتماع الرسمي

بسم الله الرحمن الرحيم

لكل نوع من الاجتماعات قوانينه الإجرائية الخاصة، فالاجتماعات السنوية العامة يجب أن تعقد وفق مقتضيات القانون الخاص بذلك. أما النوعيات الأخرى من الاجتماعات، فهي اختيارية، ويدعى لانعقادها من أجل اتخاذ قرار معين أو طرح موضوع ما للمناقشة.

الاجتماعات الرسمية

نوع الاجتماع خصائصه

اجتماع مجلس الإدارة:

يحضره أعضاء مجلس إدارة المنظمة. تنعقد على فترات زمنية منتظمة، ربما مرة كل شهر لمناقشة أعمال المنظمة.

يترأس هذا الاجتماع العضو المنتخب طبقاً لقوانين الشركة وقواعدها.

اللجنة الدائمة:

هي مجموعة فرعية من مجلس إدارة المنظمة. وقد يعهد إليها مسؤولية المهام المتواترة. تجتمع هذه اللجنة دورياً لإنجاز المهام الموكلة إليها.

قد يقوم مجلس إدارة المنظمة بتفويض اللجنة بالعمل والتصرف باسم المجلس.

قد ترفع اللجنة الدائمة تقارير لمجلس إدارة المنظمة الذي يبادر بدوره إلى اتخاذ القرارات المناسبة.

اللجنة الفرعية:

قد يتجه مجلس إدارة المنظمة لتشكيل لجنة فرعية للنظر في مسألة تحتاج إلى اهتمام وتركيز خاص. وقد تجتمع هذه اللجنة بشكل منتظم أكثر مما يحدث مع المجلس مكتملاً. تجتمع هذه اللجنة عند الضرورة لمناقشة موضوعات خاصة تحتاج لخبراء متخصصين أو للنظر بالتفصيل في المشكلات المعقدة.

كثير من مجالس الإدارة يجدون صعوبة في الاجتماع أكثر من مرة في الشهر، بينما يمكن للجنة الفرعية أن تجتمع بشكل منتظم، ويقتضي الأمر مشاركة الأفراد الضروريين للموضوع قيد البحث والمناقشة.

الاجتماع العام:

هو اجتماع مفتوح للجميع. يدعى جميع الأعضاء لحضور هذا الاجتماع الذي عادة ما يعلن عنه مسبقاً في مراكز التجمعات المحلية والمكتبات العامة.

يتضمن جدول أعماله عدّة مواضيع لمناقشتها.

اتِّباع القوانين:

تتسم القوانين التي تحكم الاجتماعات الرسمية بالتعقيد والاختلاف من بلد إلى آخر ومن مؤسسة إلى أخرى، وقد تحدد القوانين المقدار الزمني للإخطار مقدماً بالموعد المحدد للاجتماع، ومن له حق الحضور والإجراءات التي يجب اتباعها عند التصويت. وإذا ما كنت مرشحاً أو مدعواً للمشاركة في اجتماع، فإنه يتعين عليك القيام مسبقاً تحديد القوانين التي يجب أن تتبعها.

نوع الاجتماع خصائصه:

المؤتمر

هو اجتماع يشتمل على اقتراحات متعددة في إطار واحد. وأحياناً تقتصر المشاركة على جماعة معينة مثل موظفي المنظمة فقط. هذا النوع من الاجتماعات يعد مثالياً لتوصيل المعلومات لحشد كبير من الناس مباشرة وخلال وقت قصير.

نظراً لطبيعة المؤتمرات، لا تسمح بتداول النقاش على نطاق واسع أو مشاركة الجمهور بشكل كبير.

الاجتماعات الخارجية:

تضم مجموعة من الأفراد ينتمون إلى مؤسسة واحدة، بالإضافة لمجموعة أخرى من خارج المؤسسة. تشكل السرية جانباً مهماً في الاجتماعات الخارجية ويتعين على المشاركين التفكير ملياً فيما يختص بالمعلومات التي يجب إبقاؤها طي الكتمان، وتلك التي يمكن الإفصاح عنها خلال الاجتماع لتحقيق الأهداف المرجوة.

قد تنعقد الاجتماعات الخارجية في أماكن عامة.

الاجتماع السنوي العام:

يعقد سنوياً بشكل ملزم. لمناقشة سير العمل خلال السنة المنقضية، وكذلك مناقشة الخطط المستقبلية. يسمح خلاله للأعضاء بتوجيه الأسئلة لمجلس الإدارة.

يستغل مجلس الإدارة هذه الفرصة لاعتماد الحسابات السنوية وتعيين المراجعين ومناقشة الخطط والسياسات المستقبلية.

الاجتماع الاستثنائي العام:

وهو اجتماع يمكن أن يلتئم في أي وقت عند احتياج إدارة المنظمة إلى موافقة الأعضاء بشأن اتخاذ قرارات عاجلة. ينصح بإخطار الأعضاء بموعد الاجتماع قبل التاريخ المحدد بفترة كافية.

يحكم هذا النوع من الاجتماعات نفس الإجراءات التي تحكم الاجتماع السنوي العام.