إعداد وكتابة المشاريع

بسم الله الرحمن الرحيم

تعريف المشروع

هناك تعاريف عدة للمشروع منها أن المشروع مجموعة من الأنشطة التي يمكن تخطيطها وتنفيذها وتحليلها كوحدة متكاملة لغرض تحقيق غايات معينة، أو أنه مجموعة من الأنشطة المترابطة التي تتضمن استعمال الموارد والقوى البشرية للحصول على المنافع الفردية والاجتماعية التي تؤهل البيئة المحلية، كما أن هناك تعاريف أخرى للمشاريع الإنتاجية تتفق معظمها في أن المشروع هو عبارة عن عملية استثمار يقوم من خلالها المستثمر بتحويل الموارد المالية التي ينفقها إلى موارد منتجة تعطي منافع خلال فترة زمنية معينة يمكن قياسه من حيث تكاليفه وعائداته وله حيز مكاني محدد المعالم وله أدارته الخاصة به.

وللمشروع عدة مراحل هامة يجب اتخاذها بعين الاعتبار أهمها:

1. مرحلة تحديد المشروع (التعريف بالمشروع) Project Identification.

يبدأ المشروع بفكرة معينة ترتكز على فرضيات متباينة تختلف باختلاف الجهة التي ستقوم بتنفيذ المشروع والجهة المستفيدة من تنفيذ هذا المشروع.

2. مرحلة إعداد المشروع Project Preparation.

تتضمن هذه المرحلة إعداد الدراسات اللازمة لفحص إمكانية تنفيذ المشروع على أرض الواقع، أي صياغة وإعداد المشروع وهذا يتطلب إعداد عدد من الدراسات تحتاج إلى معلومات وخبرات فنية وإدارية.

3. مرحلة تنفيذ المشروع Project Implementation.

بعد أن تستكمل الدراسات ويتقرر تنفيذ المشروع توضع خطة زمنية يتحدد من خلالها أسلوب التنفيذ والتمويل، بحيث يتناسب تمويل إقامة المشروع مع خطوات تنفيذه. وقد يكون أحياناً إشرافاً ومراقبة من الجهة الممولة. وقد يتطلب الأمر إجراء بعض التعديلات على الخطط في ضوء التجربة والتطبيق، ويمكن القول أنه بقدر ما تكون الدراسات الأولية دقيقة ومطابقة للواقع بقدر ما تكون التعديلات على الخطة التنفيذية طفيفة.

4. مرحلة تقييم المشروع بعد التنفيذ Project Evaluation.

وتشمل هذه المرحلة التقييم المالي والاقتصادي والاجتماعي للمشروع بعد مرور فترة زمنية محددة. ويختلف تقييم المشروع بعد التنفيذ عن التقييم قبل التنفيذ (رغم أن المقاييس واحدة) في أن الثاني يعتمد على فرضيات فيها احتمالات الخطأ والصواب، بينما الأول يعتمد على ظروف فعلية قائمة مرّ بها المشروع من خلال التجربة ويهدف هذا التقييم إلى مقارنة النتائج المتوقعة بالنتائج الفعلية لمعرفة مواطن الضعف والقوة في المشروع للاستفادة منها في إدخال التعديلات اللازمة لتحسين مخرجات المشروع نفسه أو في المشاريع المستقبلية المشابهة.

أنواع المقترحات:

1. مقترحات لتنفيذ برامج معينة من قبل المنظمات غير الحكومية مثل برنامج محو الأمية.

2. مقترحات لتمويل الأبحاث والدراسات.

3. مقترحات لتمويل الدعم الفني.

4. مقترحات لتمويل التشبيك بين المنظمات.

5. مقترحات لتمول تحسين البنية التحتية للمنظمات كإضافة بناء..الخ.

وهذا التمويل يقدم لتنفيذ المقترح المقدم من جهة غير ربحية للجهة المانحة خلال فترة محددة أو يعاد التمويل عدة مرات للاستمرار في التنفيذ.

مصادر التمويل للمقترحات:

1. تمويل من خلال الحكومات والدول.

2. تمويل من خلال القطاع الخاص والمنظمات غير الحكومية.

ويشمل التمويل ما يلي:

1. المنظمات التي تشكل في مجتمع معين وتمول مشاريع ومقترحات تخدم هذا المجتمع.

2. المنظمات على مستوى الدولة كافة وتمول مشاريع تغطي أنحاء خاصة.

3. المنظمات التي تشكل لخدمة قطاع خاص كالمعوقين.

4. الجمعيات العائلية والتي تخدم منطقة جغرافية معينة وأهداف خاصة.

5. منح تقدم من الشركات والمؤسسات لخدمة المنطقة التي تقع فيها المؤسسة أو الموظفين في المؤسسة.

خصائص التمويل المقدم من الحكومات:

1. المنح المقدمة من الحكومات تخضع للقوانين التي يحددها الممول الأصلي.

2. لها فترة محددة لقبول طلبات التمويل.

3. تعتمد نماذج معينة.

4. لها شروط معينة في التقييم.

5. غالباً ما يكون لها مكتب وموظفين لدراسة المقترح المقدم وإمكانية التمويل.

خصائص المنح المقدمة من خلال القطاع الخاص:

1. ليس هناك فترة لقبول طلبات التمويل (على مدار السنة).

2. غالباً لا تعتمد نماذج معينة.

3. ليس هناك لها مكتب أو موظفين لدراسة المقترحات.

البنود الرئيسة التي يبحث عنها الممول في مقترحات المشاريع:

1. الحاجة الماسة لتنفيذ المشروع المقترح في المنطقة المحددة مقارنة بحاجات منطقة أخرى لمثل هذا المشروع.

2. الهدف المشترك ما بين الممول وطالب التمويل حيث لدى كل ممول أهداف معينة يرغب في تحقيقها من خلال تمويل مقترحات معينة. مثال على ذلك الممول الذي يسعى لحماية البيئة يمول المشاريع والمقترحات المقدمة لحماية البيئة.

3. التوافق المنطقي: هل المقترح متناسق، هل هناك ثغرات بين المشكلة المطروحة والحلول المقترحة.

4. فهم طبيعة المشكلة والحل المقترح لها: يجب أن يحدد مقترح المشروع الطريقة التي ستتبع في حل المشكلة المطروحة بحيث تتفق مع طبية التقنيات المستعملة.

5. قدرة المؤسسة أو المنظمة مقدمة المقترح على التطبيق والتنفيذ في حالة التمويل: يجب أن تثبت المؤسسة أنها قادرة على تنفيذ هذا المشروع بإضافة ملحقات مختلفة تبين ما يلي:

أ?. نبذة عن المؤسسة.

ب. المشاريع التي نُفذت وتُنَفذ حاليا من قبل المؤسسة.

ج. شهادات التقدير التي حصلت عليها المؤسسة.

6. المنحة المطلوبة لتنفيذ المشروع يجب أن تكون منطقية وأقل ما يمكن وتتفق مع تكاليف التنفيذ المعتادة في المنطقة لتنفيذ مثل هذا المشروع.

7. الممول يتوقع برنامج عمل مفصل حتى يستطيع قياس نجاح تنفيذ المشروع فيما بعد.

8. أهداف وميزانية منطقية: يجب أن تكون الأهداف واقعية بحيث يمكن تنفيذها والمتطلبات المالية تتفق مع السقف المالي الذي يمنحه الممول.

العناصر الضرورية لكتابة مقترح للتمويل:

أولاً: تزويد الممول بالوثائق اللازمة والضرورية لدعم تمويل المشروع:

- رسائل التغطية: وتكتب من قبل شخص يعرف جيداً طبيعة المشكلة التي تطلب المنحة من أجلها.

- دراسة الحالة: إرفاق بعض دراسات الحالة للفئات المستهدفة.

- المعلومات المتوفرة عن الفئة المستهدفة.

- التقارير المنشورة عن الفئة المستهدفة والمشاكل التي تعاني منها وبالتحديد المشكلة في المقترح.

- الإحصائيات والمسوحات.

ثانياً: البحث عن مصادر التمويل:

دليل التمويل: أدلة التمويل الموجودة لدى مراكز المعلومات والمنظمات والمؤسسات المعنية وكذلك الإنترنت وغالبا ما تكون منظمة على النحو التالي: مصدر التمويل، نوع المشروع، المنطقة الجغرافية.

في حال وجدت الجهة/ الجهات المناسبة التي يمكن أن تمول الشروع فيجب عمل ما يلي:

1. صياغة رسالة توجه إلى هذه الجهات تبين الرغبة في الاستفادة من إمكانيات التمويل لديها.

2. طلب نماذج طلب التمويل المستخدمة لدى هذه الجهات إذا كان هناك مثل هذه النماذج.

3. طلب معرفة أسماء الأشخاص والعناوين التي من الممكن مخاطبتهم والتي ستعمل على دراسة والطلب.

4. طلب وضع اسم المؤسسة على دليل مراسلات الجهات الممولة.

5. طلب التقرير السنوي (إن وجد) لهؤلاء الممولين حيث من الممكن أن يعطي فكرة شاملة عن أهداف الممول والمبالغ التي تم منحها سابقاً وأنواع المشاريع التي حصلت على التمويل سابقاً، وأحياناً أسماء وعناوين لجهات أخرى يمكن أن تطرق بابها لتمويل المشروع، وكذلك أسماء وعناوين المؤسسات التي حصلت على التمويل سابقاً حيث بالإمكان الاستفادة من خبرات هؤلاء أيضاً.

6. ممثلي هؤلاء الممولين في بلدك أو في العالم هم الأشخاص الذين يقومون بدراسة إمكانية تمويل مشروعك ولديهم كافة المعلمات المتعلقة بالتمويل. وأفضل طريقة للعمل مع ممثل الممول هو مراجعة مشاريع قدمت لهم سابقاً سواء مولت أم لم تمول لمعرفة الطرق والتقنيات التي اتبعها الآخرون في كتابة مشاريعهم والاستفادة من الأفضل منها.

7. الاشتراك في المنظمات المحلية والعالمية كأعضاء حيث يستفيد هؤلاء الأعضاء من كافة الفرص التي يعلم عنها الأعضاء الآخرون في المنظمات أو ما يصل هذه المنظمات من معلومات حول مصادر التمويل المختلفة، بالإضافة إلى النشرات الدورية والأبحاث التي تصدرها.

ثالثا: كيف تقيّم مصدر التمويل؟

1. هل منظمتك أو مشروعك يقع ضمن شروط المنح؟

2. هل مقترح مشروعك ينافس المقترحات المقدمة الأخرى حيث يقوم الممول بدراسة المقترح إعطاء نقطا معينة لكل بند لأغراض المنافسة؟

3. هل المبلغ المطلوب يقع ضمن السقف الذي يمنحه الممول؟

4. هل الممول يمول مثل هذه المشاريع؟

5. كم مقترحاً ممكن أن ينافس على هذا التمويل؟

6. هل بإمكانك الخضوع لكافة شروط التمويل التي يفرضها الممول؟

ملاحظات حول مقترحات المشاريع المعدة لأغراض التمويل:

1. عليك أن تعرف أولويات الجهة التي ستطلب منها التمويل. فإذا لم يقع مشروعك ضمن أولوياتها، فإن فرصتك في الحصول على التمويل ستكون ضعيفة وربما معدومة. وكذلك عليك أن تتأكد أن جمعيتك أو المنطقة التي تعمل فيها مشمولة بخطط هذه الجهة.

2. عليك أن تعرف من سيراجع مقترحك، ذلك لأن القدرة على إقناع الجهة الممولة بمشروعك يتطلب أن تكون قد استخدمت في مقترحك المصطلحات التي تستخدمها هذه الجهة. أما إذا كان المراجع شخصاً عادياً بسيطاً فإن مشروعك يمكن أن يكون مكتوباً بلغة عادية وبسيطة.

3. فهمك لأهداف الجهة الممولة وغاياتها يساعدك على وضع مقترحاتك باللغة والأسلوب المناسبين، لأن الكتابة الإنشائية عادة لا تؤثر في الجهات الممولة. والأفضل أن يوضح المقترح المشكلة والحاجات التي ينبغي تلبيتها.

4. احرص على اتباع تعليمات الجهة الممولة، فلا تتجاوز على سبيل المثال عدد الصفحات المطلوبة لأن الجهات الممولة لا تنظر في المقترحات المخالفة للشروط التي تضعها. كما أن المكلفين بمراجعة المقترحات يعرفون أين يجدون المعلومات التي تعنيهم.

5. احرص على أن تكون مخرجات المشروع قابلة للقياس وبخاصة للمشاريع التي ستتعامل مع الناس. على سبيل المثال أن يوضح المشروع أن 95% من العاطلين عن العمل سيصبحون قادرين على استعمال الحاسب الآلي خلال ستة أشهر.

6. الاعتماد على ثقة الجهة الممولة بما ورد في مشروعك لا يجدي حيث أن هذه الجهة لا تعرفك. لذا من المهم أن توضح كيف ستحقق أهداف المشروع ومن سيقوم بتنفيذ كل مهمة أو نشاط، ومتى سيمكن إجراء تقييم للمشروع حيث لا يكفي أن تقول أن خطة التقييم ستطور وتطبق خلال فترة المشروع.

7. تذكر دائما أن كافة الجهات الممولة تدعم المشاريع التي تساهم في تلبية حالة عامة أو في تحقيق رفاهية الإنسان. لذا لا تستعمل عبارة (مشروع فريد من نوعه) بل قل أن المشروع هو حلقة من سلسة مشاريع عدة ساهمت في هذه القضية أو تلك أو أن الشروع سيعمل على دعم الجهود المبذولة لتلبية الاحتياجات العامة أو تحسين ظروف الناس الاقتصادية والاجتماعية.

8. عليك أن تعد ميزانية تكون واضحة وسهلة القراءة ومحددة. ويمكن عند الحاجة استعمال صفحات إضافية توضح كل إنفاق مقترح. وتذكر أن عليك أن تشير إلى مساهمة جمعيتك في هذه الميزانية أو مساهمات أي جهات أخرى.

9. إسعى للحصول على دعم من مختلفة فعاليات المجتمع المحلى كالنواب والشخصيات العامة وذلك بالحصول على رسائل تؤكد مدى أهمية الحاجة إلى المشروع ومدى استعداد هذه الفعاليات للتعاون من أجل إنجاح المشروع المطلوب تمويله. وتجنب الرسائل الموجهة إلى (من يهمه الأمر).

10. لا تتردد في تكليف أي من زملائك لمراجعة المقترح لتتأكد من أنك قد كتبته بأفضل صورة ممكنة ومن أنه يحتوي على كل المعلومات الضرورية وكذلك من أنه يخلو من الأخطاء اللغوية والإملائية مهما كانت بسيطة.

11. اطبع مقترحك طباعة جيدة وواضحة تجعله سهل القراءة. وحاول أن تحذف كل الكلمات الزائدة عن الحاجة واستخدم العناوين البارزة لكل بند أو فكرة مستقلة.

12. اعمل على تصوير عدة نسخ من المقترح وقدم النسخ المطلوبة للجهة الممولة واحتفظ لديك بنسخ كافية للرجوع إليها عند الحاجة. واحرص على اتباع تعليمات الجهة الممولة فيما يتعلق بشكل الغلاف والمعلومات التي تظهر عليه.

13. أرفق رسالة تغطية للمقترح توضح طلبك للتمويل ومناقشة مجلس الإدارة للمقترح أو موافقته عليه واستعداده لدعم تنفيذه. وبطبيعة الحال فإنه من الأنسب أن يوقع هذه الرسالة الشخص الأول في الجمعية.

14. لا تقدم مشروعك إلى أكثر من ثلاث جهات واذكر لكل جهة منها أسماء الجهات الأخرى التي قدمت لها المشروع ذاته. فالجهات الممولة عادة ترتبط بعلاقات تعاون وتنسيق وتجري مشاورات مستمرة فيما بينها بشأن المشاريع التي تتلقاها.

15. بعد صدور قرار الجهة الممولة بالموافقة على تمويل مشروعك احرص على إرسال كتب شكر لها واستشرها في أمر نشر أخبار عن التمويل والمشروع في وسائل الإعلام المحلية لأن من شأن ذلك تقوية العلاقة مع الجهة الممولة وزيادة فرص التعاون في مشاريع أخرى في المستقبل.

16. إذا لم توافق الجهة الممولة على المشروع حاول معرفة الأسباب ومعرفة ما إذا كان بالإمكان إجراء تعديلات عليه وإعادة تقديمه. فهناك جهات ممولة كثيرة يمكن أن تقبل إجراء تعديلات على المشروع وبالتالي الموافقة على تمويله.