إرشادات في إدارة الوقت

بسم الله الرحمن الرحيم

إنه في حين يشعر كل واحد منا بأن بإمكانه الاستفادة من قدر أكبر من وقته، إلا أن أكثرنا يفشل في تحقيق ذلك. لكن إليك بعض النقاط التي يمكنك استخدامها لتحقيق أكبر قدر من الاستفادة مما لديك من وقت.

ضع جدولاً، اليوم أو غداً قبل بدء العمل (احرص على عمل ذلك في غير ساعات العمل حين تكون مسترخياً وقادراً على التركيز)، وضمّنها كل شيء تنوي عمله خلال اليوم القادم ومتى ستفعله.

رتِّب مهامك بحسب أولوية كل واحدة منها. ضع قائمة بالمشاريع التي تقوم بتنفيذها مبتدئا بالمشاريع الأهم ثم الأقل أهمية وهكذا. ثم حدِّد بعد ذلك أيٌّها بحاجة إلى أن تنفذه اليوم وأيٌّها ستنفذه بنهاية الأسبوع أو بنهاية الشهر.

حاول أن تفرغ مما في يدك من عمل قبل أن تنتقل لمهمة أخرى. فإذا كانت لديك ثلاثة أمور يتوجب عليك عملها اليوم، وثلاثة أخرى يتعين عليك عملها خلال شهر من الآن. خذ المهام الثلاثة الأولى ثم حدِّد أيها أكثر أهمية، ثم اشرع في تنفيذه ولا تنصرف عنه إلا بعد أن تفرغ منه. ثم انتقل إلى المشروع الذي يليه وهكذا.

لا تضيع أوقات الفراغ. أحيانا يجد الإنسان نفسه محبوساً عند نقطة معينة بسبب ظروف خارجة عن سيطرته، وذلك كأن يعجز عن مواصلة العمل في المهمة الأولى إلا بعد أن يتلقى مكالمة هاتفية من شخص ما. وفي هذه الحالة فقط يمكنك الانتقال إلى المشروع الثاني من حيث الأهمية. لكن عليك أن تعود إلى المشروع الأول حالما تتلقى المكالمة التي تنظرها من ذلك الشخص.

لا تخف من المشاريع الكبيرة. لأن المهام الكبيرة تنجز بسرعة إذا جزّأتها إلى عدد من المهام الصغيرة. إن كثيراً من الناس يفضلون البدء بالمهام الأصعب. فإذا كانت لديك مهمة يمكنك إنجازها في مقدار مستمر من الوقت (مثل عمل مكالمات هاتفية وانتظار الرد عليها)، فمن الأفضل أن تبدأ بها ثم تنتقل إلى أداء مهمة أخرى في فترة انتظارك للخطوة التالية (إذا توجب عليك ترك رسائل صوتية لمن تهاتف من الأشخاص، فاحرص على تزويدهم بأكبر قدر من المعلومات عن الأمور التي تحتاج إليها ومتى تحتاج إليها، لأن ذلك سيوفر عليك كثراً من الوقت).

رتِّب المهام الصغيرة بحسب أولويتها. بعد أن تفرغ من إنجاز جميع المهام الواجب إنجازها في هذا اليوم، اختر عدداً من المشاريع الأقل أولية لتنفق فيها ما تبقى لك من وقت في ذلك اليوم. لكن ركّز على المهام التي يُحتمل أن تكتسب أهمية في القريب العاجل، أو على المشاريع الكبيرة التي تحتاج إلى تقسيمها إلى أجزاء صغيرة.وتجافى عن عمل أي شيء قد يُحوِجك تبدٌّل الظروف إلى إعادة عمله من جديد.