خطة التواصل الخاصة بالمديرين

بسم الله الرحمن الرحيم

لكي تقوم بعملية التواصل مع مرءوسيك بغرض إثارة حماسهم أو بخصوص إحدى المبادرات الجديدة أو الأهداف أو البرامج أو المكافآت أو أي تغييرات أخرى، فعليك باتباع الخطوات التالية بدقة.

الخطوة الأولى: قم بتحديد التغييرات:

يجب أن تقوم في الحال بتحديد التغييرات التي سوف تحدث بوضوح ولا يجب أن تترك أي فرصة لحدوث مفاجآت غير متوقعة. ويجب أن تتأكد من اتباع قاعدة البساطة والوضوح وذلك عن طريق وضع جملة واحدة تقوم فيها بوصف التغييرات التي سوف تحدث بإيجاز. ويمكن استخدام تلك الجملة كافتتاحية لكل عمليات التواصل التي سوف تتم بينك وبين مرءوسيك. وفيما يلي مثال على تلك النوعية من الجمل: \" لقد قمت بإعادة تصميم برنامج الحوافز لكي أقوم بإلغاء المكافآت المالية وتقديم فكرة الانتداب للدورات التدريبية كنوع جديد من المكافآت وكذلك حرصت على أن تكون عملية اختيار الفائزين أكثر عدلاً ودقة \". إن هذا الوصف يتناول عملية التغيير التي سوف تحدث بمنتهى البساطة والوضوح. فمن حق مرءوسيك أن تقوم بتوضيح الأمور لهم بتلك الطريقة.

الخطوة الثانية: قم بتحديد الأشخاص المعنيين بعملية التغيير:

إن هؤلاء الأشخاص هم الذين يكون لديهم اهتمام خاص بعملية التغيير. وهم الأشخاص الذين تحتاج إلى أن تتواصل معهم بشأن عملية التغيير تلك. فإذا لم يقبل هؤلاء الأشخاص على تلك التغييرات فإنها لن يقدر لها النجاح. ويجب أن تعلم أنه من السهل أن تغفل عن هؤلاء الأشخاص المهمين دون أن تدري. فعلى سبيل المثال عندما تقوم بطرح برنامج جديد للمكافآت فأنت تحرص على أن تجعل العاملين المتميزين يقبلون على الاشتراك في هذا البرنامج. ولكن ماذا عن الأشخاص الآخرين الذين سوف تعتمد عليهم في إنجاح هذا البرنامج مثل المشرفين؟ إن خطة التواصل يجب أن تضم هؤلاء الأفراد أيضاً.

وبالإضافة إلى ذلك يجب أن تعلم أنه يوجد بين هؤلاء الأشخاص من سيجد في تلك التغيرات منفعة شخصية له ومن سيقوم برفضها والشعور بالاستياء منها. فعلى سبيل المثال، الأشخاص الذين كانوا يحصلون في ظل النظام القديم على الكثير من المكافآت سوف يشعرون بالخطر تجاه هذا النظام البديل، لذلك فإنه هؤلاء الأشخاص يحتاجون إلى طريقة في التواصل تختلف عن الطريقة التي تتبعها مع الأشخاص الذين يعتقدون أن فرصتهم في الحصول على المكافآت سوف تزيد مع هذا النظام الجديد.

وفيما يلي سرد لأربعة أنماط من هؤلاء الأفراد المعنيين بعملية التغيير:

القائمون على التنفيذ: وهم الأشخاص الذين يقومون بالأعمال الخاصة بعملية التغيير.

الخاسرون: وهم الأشخاص الذين سوف يخسرون بعض الأشياء نتيجة لهذا التغيير.

الفائزون: وهم الأشخاص الذين سوف يفوزون بالعديد من الأشياء في ظل النظام الجديد.

المؤثرون: وهم الأشخاص الذين يتحكمون في عملية التواصل مع المجموعات الأخرى ويكون لهم تأثير قوي عليها. وقد تحتاج إلى أن تثير حماسهم حتى يتمكنوا من إثارة حماسة الآخرين.

هذه المجموعات الأربعة تمثل الأشخاص المعنيين بعملية التغيير. وعليك أن تقوم باستمرار بإمداد هذه المجموعات الأربعة الكثير من المعلومات العامة التي تتعلق بعملية التغيير. كما أنك سوف تحتاج أيضاً إلى أن تقوم بالتواصل مع كل مجموعة على حدة حيث إن لكل منها مصالح واهتمامات مختلفة.

الخطوة الثالثة: قرر ما الذي تريد أن تقوم به كل مجموعة:

سوف تحتاج إلى أن تقوم بتحديد بعض الأهداف السلوكية الواضحة لكل مجموعة. فعلى سبيل المثال ربما تقرر أنك ترغب في أن يقوم الأفراد (القائمون على تنفيذ النظام الجديد) بترشيح بعضهم البعض للحصول على المكافآت وذلك بناء على بعض السلوكيات الجيدة. لذلك فأنت تحتاج إلى أن تشجع هؤلاء الأفراد على أن يتعرفوا على تلك السلوكيات الجيدة ويقوموا بالبحث عنها ومن ثم يقوموا بترشيح الأفراد الذين قاموا بمثل تلك السلوكيات المطلوبة. كما قد تريد أيضاً أن تثنيهم عن بعض السلوكيات الضارة. على سبيل المثال، أنت لا تريد أن يقوموا بالإساءة إلى النظام الجديد عن طريق قيامهم بترشيح أصدقائهم المقربين للحصول على مكافآت. لهذا فأنت تحتاج إلى أن تتواصل معهم حول مدى جدية وأهمية دورهم.

قم بعمل قائمة تضم السلوكيات المطلوبة خاصة بكل مجموعة وقائمة أخرى تضم السلوكيات غير المرغوب فيها. إن مهمة التواصل مع كل مجموعة من تلك المجموعات يتم تحديدها عن طريق تلك القائمة والتي يمكنك تطويرها عن طريق استخدام ورقة عمل.