كيف تصبح سكرتيرا ناجحا ؟

بسم الله الرحمن الرحيم

في كل مؤسسة هناك سكرتير: في الشركة، والمؤسسة، والمدرسة، والمستشفى..وهذا السكرتير قد يكون واحدًا من ثلاثة أصناف: يصنع الأحداث ويحركها، أو يشاهد الحركة ويمط شفتيه، أو يتساءل ماذا حدث؟!

- الصنف الأول: مبتكرون، مبدعون، متحمسون تعرفهم من لمعة عيونهم، واحمرار وجوههم، وكراسيهم التي لا يجلسون عليها أبدًا، فهم دائمًا مشغولون بعمل ما، أو فكر ما، يرون كل الأبعاد، ويخضعون كل الظروف لهدفهم.

- الصنف الثاني: مقلد ينتظر أن يكون رد فعل، لو ترك وحده لاختار الراحة، وعندما تقول لأحدهم: الماء يتسرب من سطح بيتك، لماذا لا تصلح السقف؟! سيرد عليك: «وكيف أصلحه والمطر ينهمر؟! »، فإذا قلت له: إذًا أصلحه عندما يتوقف المطر، سيقول لك: عندما يتوقف المطر لن أكون بحاجة لإصلاحه! ».

- الصنف الثالث: يتساءلون بدهشة.. ماذا حدث؟! هؤلاء تجدهم في الطرقات، مفتوحي الأفواه، مغمضي العيون، إذا حدث وقابلتهم، فلا تبتسم فأنت تمر بمنطقة خطرة.

إن العالم يتطور بشكل مذهل، وأحلام اليوم لم تعد حقائق الغد، بل أحلام اليوم صارت حقائق اليوم، والعالم لم تعد فيه وظائف تستوعب كل الناس، بل أصبح الطريق شاقًا على المجتهد، فما بالك بغيره؟! وأنت عندما تواجه العالم الجديد هناك مؤهلات يجب أن تتسلح بها، وهي:

- الإدراك المهني

وهو يعني أن تكون ملمًا بالحقل الذي تعمل فيه مؤسستك، سواء أكانت تقدم منتجًا أو خدمة. وهو يعني كذلك أن تكون دائمًا مستعدًا للإجابة عن هذه الأسئلة: في أي مجال تعمل مؤسستك؟ ما الشكل القانوني للمؤسسة؟ ما الهيكل التنظيمي للمؤسسة؟ ما رسالة المؤسسة؟ ما أهداف المؤسسة؟ كم عدد العاملين لديكم؟ ما هو توصيفك الوظيفي الخاص بك؟

ومع الإجابة عن تلك الأسئلة سوف تدرك إلى أي مدى يكون لديك الإدراك المهني.

- كن فعالاً لنفسك ومهنتك

من وسائل الفعالية الشخصية للسكرتير الناجح:

- على كل سكرتير أن يعمل على تنمية الذات، ويتحمل مسؤولية شخصية تجاه نفسه، وأن يواصل التعليم المستمر وتطوير مهاراته.

- لا بد من التعاون مع مرشد أو موجه أو قائد يتولى رعاية السكرتير ويكون مثله الأعلى وقدوته في النجاح والتفوق.

- تشكيل جمعيات خاصة أو ناد للسكرتارية، لتوطيد العلاقات بين أصحاب المهنة، وإصدار دوريات متخصصة تزيد الوعي المهني لدى العاملين في السكرتارية ولدى أصحاب الأعمال.

- متابعة الجديد في مجال الحاسب الآلي ونظم المعلومات وتعلم مهارات الإنترنت.

- إتقان المهارات الإدارية الأساسية والتخصص في مجال محدد، بحيث يتوفر للسكرتير ميزة تنوع الخبرات والمعارف والمهارات.

- التطوع للعمل في المشروعات المختلفة المتاحة في المؤسسة التي يعمل بها، لتحقيق معرفة أعمق بتلك المؤسسة واستراتيجيتها وأسواقها المفتوحة.

- الاشتراك في الدوريات المتخصصة وعضوية اللجان وجماعات الممارسة، والتطوع في الأعمال الاجتماعية وخدمة البيئة، لتكوين شبكة علاقات واسعة تكون مصدرًا للمعلومات من ناحية، وتوفر فرص عمل جديدة من ناحية أخرى.

وكل هذا يدعوك لأن يكون لديك:

- المرونة وسرعة التكيف.

- إتقان اللغات وتطبيقات الكمبيوتر المختلفة.

- دراسة علم النفس ومعرفة دوافع وأساليب التعامل مع الناس.

- التمتع بقوة الشخصية والرؤية الواضحة.

- الإحساس الدائم بأهمية الوقت والسرعة في الإنجاز.

- الرغبة الدائمة في التميز.

- التعلم والتدريب المستمران.

أضف مهمات جديدة لعملك

- إدارة نظم المعلومات بدلاً من مجرد استخدامها، وهي تعني القدرة على تفعيل ما تستعمله من نظم معلومات لتقليل الجهد، والوقت، ورفع الكفاءة.

- إدارة المشروعات الوقتية داخل الشركة، وفيها كيف تستخدم مواردك وإمكاناتك، وكيف تتحكم في وقتك لإنجازه في الوقت المطلوب.

- مهمات مالية متمثلة في القدرة على إعداد ميزانيات صغيرة والقدرة على التحكم محاسبيًا في عمليات الإنفاق اليومي.

- القدرة على تحليل المشكلات واتخاذ القرارات والتفكير بطريقة ابتكارية.

- مهمات العلاقات العامة من المهمات التي يجب أن تمتلك ملكاتها وخيوطها وتساهم فيها بشكل كبير.

إن الناس يمكن أن يعملوا 8 ساعات يوميًا من أجل الراتب، و10 ساعات من أجل المدير الجيد، و24 ساعة من أجل فكرة يؤمنون بها، لذلك ضع هذه النصائح أمام عينيك دائمًا، فستحب عملك، ويتحول عندك إلى فكرة تؤمن بها.