الأعمال ما قبل المركز للإعداد له

بسم الله الرحمن الرحيم

بعد تحديد مدير المركز وتوجيهه لاستلام مهام مدير المركز.. ينبغي عليه الاهتمام بالأمور التالية:

• الإخلاص لله وأن يبذل المدير وسعه في التفتيش عما ينفع الأمة وينفع المتربين.. والبعد عن غش الرعية باختيار الأنفع من الأهداف والبرامج والمربين.. قال رسول الله - صلى الله عليه وسلم - (أيما راع غش رعيته فهو في النار) صححه الألباني - رحمه الله تعالى -.

• البحث عن المشرفين اللازمين لإنجاح المركز مثل: المشرف الإداري وهو المساعد للمدير والمشرف الثقافي ومشرف التحفيظ والمشرف الاجتماعي ومشرف العلاقات العامة والإعلامي والمشرف الرياضي وغيره من المشرفين ومساعديهم... كما يبحث عن المشرفين اللازمين للأسر على أن يمتلكوا القدرات الأساسية للتربية والتوجيه للمتربين.

• عمل الهيكل الإداري للمركز وتوزيع المشرفين عليه وتوزيع المهام على المشرفين ودمج الأقسام إذا لم يتوفر المشرف الكفء كدمج العلاقات العامة بالاجتماعي ودمج مشرف التحفيظ بالثقافي.. وغير ذلك.

• العمل على تطوير مهارات وقدرات المشرفين بتوفير اللقاءات والدورات اللازمة وتهيئة المكتبة الشريطية والكتب التربوية والنشرات الهامة الموجهة للمشرفين.

• عمل اللقاء الأول قبل المركز بفترة زمنية مناسبة والترتيب للقاء الإداري الأسبوعي. ووضع الأسس للخطة العامة للمركز للبدء بالمراحل التالية من عمل الخطط والتحضير لها. إعداد المطلوبات اللازمة قبل بدء المركز.

• إشعار الإخوة بأهمية الدعوة إلى الله وقيمة التربية وبدورهم العام بالمركز والخاص بالموقع المخصص لهم.. والاهتمام بحمل الأمانة والتآخي في الله - عز وجل - واحتساب الأجر من الله وحده.. ورب عمل صغير خالص لله يضع الله فيه البركة فيثمر ثمرة يانعة..

• عمل الخطة والجداول الإدارية التي توزع الفترات والبرامج العامة على الأسر ومشرفي الثقافي والتحفيظ والاجتماعي والرياضي والدورات وغير ذلك..

• التحضير للخطط والأهداف المطلوب الوصول إليها من خلال المشرفين.. كوضع قائمة البرامج الثقافية من دعوات وزيارات علمية ودروس ومسابقات وبرامج ثقافية منوعة.. وترتيب الخطط الاجتماعية والرياضية والدورات المنوعة وترتيب برنامج اللقاءات مع المراكز الأخرى وهكذا..

• إعداد اللجنة الإدارية التي ستقوم بالتخفيف عن أعباء المدير خاصة إذا كان مدير المركز هو المربي الأول في المركز..

• إصدار الجدول العام لأنشطة المركز بصورته النهائية وتوزيعه على المشرفين لتنسيق أهدافهم حسب الجدول العام.

• ترتيب وضع الأسبوع الأول لما فيه من طوارئ وأعباء إدارية أكبر من غيره.

• إعداد الإعلانات ومتابعتها عن طريق المشرف الإعلامي.

• إعداد الملفات الإدارية المتنوعة عن طريق المشرف الإداري: للفواتير/استمارات تسجيل/نشرات ثقافية ومسابقات للاحتفاظ الإداري..

• توزيع المناوبات اللازمة في البرامج العامة كالحفلات وكذلك المناوبات اللازمة لتنظيم المركز.. أكانت مناوبات إدارية أو أمنية أو اجتماعية.. أو غيرها..

• متابعة تجهيز الجداول الهامة للمركز كل مشرف حسب تخصصه (جدول البرامج الأسرية / جدول للزيارات الخارجية / جدول للزوار والدعوات /.. وهكذا حسب الجدول العام للبرامج..

• المتابعة الخاصة للبرامج الثقافية لأهميتها في تربية الأعضاء.. كترتيب الدروس الشرعية وقائمة البحوث والحفظ والمسابقات الأساسية وجدول للكلمات ما بعد الصلاة وذلك بالتنسيق مع الإشراف الثقافي..

• التخطيط لإعداد الجوائز (الإدارية والثقافية والأسرية والتحفيظ) حتى يبدأ المركز بقوة وحيوية..

• الإعداد لحفل الافتتاح ووضع المسئول المشرف على الحفل واستلام اقتراحات الجميع عليه.. وبذل الجهود المشتركة لإنجاحة.. ويكون الهدف من حفل الافتتاح جذب الأعضاء للمركز..

• مناقشة قبول الأعضاء الصغار من عدمها.. وتحديد العمر الأصغر

• إعداد لوحة المركز (أو اللوحات الإعلانية)

• جمع اقتراحات الإخوة المشرفين ومناقشتها.. وتشجيع الأفكار الإبداعية الجديدة وبذل الجهد في التنسيق للاستفادة من خبرات الآخرين في هذا المجال..

كل هذه الاقتراحات ينبغي أن تكون قبل البدء بالمركز والعمل فيه..