تشكيلُ لجنة

بسم الله الرحمن الرحيم

أولاً: ما اللجنة؟

أ - المحاسن والمساوئ.

ب - أنواع اللجان.

ثانياً: تشكيل اللجنة:

أ - المهام.

ب - العضوية.

ج - الرئاسة.

أهداف المقال: لدى إكمال هذا المقال ستكون قادراً على:

* معرفة متى يجب أو لا يجب تشكيل لجنة.

* كتابة لائحة أو بيان لتحديد وظيفة اللجنة.

* اختيار الأعضاء المناسبين للجنة.

* إنشاء اللجان.

 أولاً: ما اللجنة؟

 يمكن تعريف اللجنة بأنها مجموعة من الأشخاص الذين يقومون بدور متكامل لتأدية مهمة معينة لمنظمة ما.

واللجان لا يمكن الاستغناء عنها، وعادةً توجد في كل مكان حتى إن لم تكن معينة رسمياً، ويرجع هذا إلى أن القرارات والمشاورات الجماعية مطلوبة ولها من الأهمية والقيمة ما يفوق القرارات الفردية والاستبدادية.

بعد أن قام أبو بكر الصديق - رضي الله عنه - بجمع سور القرآن الكريم كافة، عيّن لجنة للإشراف على كتابة القرآن الكريم بأكمله في مجلد واحد، وكان سعد بن العاص يملي وزيد بن ثابت يكتب، وقد توقع الخليفة حدوث اختلافات حول نطق بعض الكلمات بسبب تعدد اللهجات، لذلك أمر بأن تؤخذ لهجة قبيلة مضر كأساس.

تستخدم اللجان من أجل الأهداف التالية:

* نشر المعلومات وتقديم النصح.

* توليد الأفكار وحل مشكلات معينة.

* تسهيل التنسيق والاتصال والتعاون.

* التوصية بالإجراءات واتخاذ القرارات.

أ - المحاسن والمساوئ:

أهم محاسن عمل اللجان ما يلي:

1 - تحقق قرارات وأحكام جماعية متكاملة، فالأشخاص من مختلف التخصصات والمناطق الجغرافية والمراتب التنظيمية يمكن الاستعانة بهم لمعالجة مشكلة ما.

2 - تساعد على تخطّي الحدود الفاصلة في الأمور التي تشمل أكثر من وحدة تنظيمية.

3 - تساعد على إيجاد فريق عمل جيد من خلال التفاعل الرسمي وغير الرسمي.

هناك أيضاً بعض المساوئ في عمل اللجان وهي:

1 - ما تتطلبه اللجان من تكاليف سفر وإقامة، لذا علينا ألا نستخدمها في الأمور التافهة والروتينية.

2 - قيامها أحياناً بتنازلات، وترددها في اتخاذ بعض القرارات.

3 - إمكانية هيمنة عضو جديد أو أقلية على أعمالها.

4 - صعوبة إلقاء المسؤولية على مجموعة من الأشخاص أو محاسبتهم.

ب - أنواع اللجان: 

 هناك أنواع مختلفة من اللجان، ويتوقف هذا على وظائفها وصلاحياتها وأحياناً حجمها، بعضها دائم وبعضها ذو أجل قصير، وقد تتكوّن اللجان لغرض محدد ثم يتم حلها عند إتمام مهمتها.

ماذا يقال عن اللجان؟

تتكون اللجنة من أعضاء غير راغبين بالمهمة، تم اختيارهم من قبل أناس غير أكفاء، للعمل على تحقيق ما لا يمكن تحقيقه.

اللجان تهدر الكثير من الوقت.

الجملُ حصانٌ صممته لجنة.

وتستخدم معظم المنظمات بوجه عام نوعين من اللجان:

(أ) اللجان الدائمة: وتشكّل لمسؤوليات ذات طبيعة مستمرة بوجه عام مثل: التخطيط والعضوية والتمويل، وتحتاج إلى قرارات جماعية لا فردية.

(ب) اللجان المؤقتة: والتي تُنشأ للقيام بمسؤوليات محددة من حيث طبيعتها ومدتها، ومن أجل مهام عامة غير خلافية وغير متكررة، مثل دراسة موقف أو وضع ما أو الترتيب لحدث أو مناسبة من المناسبات.

ثانياً: تشكيل اللجنة:

أ - المهام:

تتكوّن بعض اللجان وفقاً للنظام الأساسي للمنظمة ولوائحها الداخلية، وتنصّ تلك الوثائق على المهام المحددة للِّجان، وبعض اللجان الأخرى تعيّن من قبل مجلس إدارة المنظمة، ولا بد من إعطاء اللجان التفويض أو الصلاحية أو اللائحة التي توضح بالضبط ما تقوم به اللجنة، ويجب أن تبين هذه الوثيقة المحددة طريقة رفع تقارير اللجنة، والجهة التي ترفع إليها تلك التقارير، والعلاقات الأخرى داخل المنظمة، ولا يجوز تعيين أي لجنة من دون فهم واضح لأغراضها.

ب - العضوية:

ترتبط العضوية بطبيعة أغراض اللجنة، فاللجنة التي تهتم أساساً بالمهام الإعلامية أو الاستشارية أو حل المشكلات يجب أن تضم أشخاصاً لديهم المعرفة والمهارات اللازمة، وقد لا تكون الكفاءة الوظيفية هي المطلب الرئيس في اختيار أعضاء لجنة تهدف إلى تعزيز التنسيق أو التعاون، فلجنة التنسيق مثلاً يجب أن تضم موظفين من الوحدات التنظيمية المعنية، ويقتضي تعيين أعضاء اللجنة مع فهم واضح للأهداف التي يجب أن تنجزها اللجنة والمهارات التي يسهم بها كل عضو في اللجنة لضمان تحقيق هذه الأهداف.

إن تحفيز الأفراد على المشاركة الفعّالة في النشاطات الجماعية يوجب العناية بوضع لائحة أو جدول بخدمات اللجنة وواجباتها، ويختلف حجم اللجنة باختلاف مسؤولياتها، فاللجان الكبيرة قد تكون مطلوبة لمجالات مثل: تجنيد الأعضاء، بينما تفضل اللجان الصغيرة لمقدرتها على التوصل إلى إجماع وإنجاز مهامها بكفاءة أعلى وتكاليف أقل.  

وكقاعدة متبعة: يجب ألا يقل عدد أعضاء اللجنة الدائمة عن خمسة ولا يزيد عن تسعة، على الرغم من وجود استثناءات لها ما يسوغها، والحد الأدنى - وهو خمسة - يتيح وجود أغلبية من ثلاثة أعضاء على الأقل، وهو يكفي في موقف لا يتطلب إجماعاً، أما الحد الأقصى وهو تسعة فهو أعلى عدد فيه مرونة كافية.

ولأن معظم اللجان الدائمة تجتمع بانتظام، دونما دافع للاستعجال أو الطوارئ، فإن صعوبة جدولة الاجتماع لعدد يتجاوز التسعة تجعل من الأفضل عدم تجاوز ذلك الحد إلا في الحالات الاستثنائية جداً.

ويجب أن تكون عضوية اللجنة الدائمة واسعة في تمثيلها بالقدر الذي يسمح به حجمها، مع اعتبار الأقدمية التنظيمية، والصفات الشخصية، والولاء لمختلف الفئات.

إن كثيراً من اللجان ذات الطبيعة المؤقتة تتألف من ثلاثة أعضاء، وبعضها من عضوين فقط، أما الخمسة فيعتبر الحد الأقصى العملي، ومن الضروري أن يكون هناك توافق بين أعضاء اللجنة المؤقتة، وأن تتوافر في كل منهم المقدرة الملائمة لمهمة اللجنة، ولأنها لجنة مؤقتة ولها عمل محدد فليست هناك حاجة لأن يكون أعضاؤها من داخل المنظمة، ولا يهم كثيراً من يترأس اللجنة إذا توافرت فيه المواصفات كما في الفقرة التالية.

ج - الرئاسة:  

إن سرّ نجاح اللجان هو الرئيس الناجح، فهو العضو الذي يضفي على اللجنة جوّها العام، ويحدد خطاها واستراتيجياتها، وحتى إن كان في اللجنة أعضاء أكفاء ولها أهدافها الواضحة فإن مقدرة رئيسها على قيادة اللجنة وتوجيه عملها أمر ضروري لنجاحها، ولكي يكون الرئيس فعالاً عليه أن يتقبّل المسؤولية برحابة صدر، ويشجع الآخرين على الإسهام، ويجب أن يكون على دراية تامة بأهداف المنظمة، ودور لجنته في إنجاز هذه الأهداف.

وفيما يتعلق باللجنة الدائمة على وجه الخصوص فعلى الرئيس أن يكون قادراً على الحصول على تعاون الأعضاء، وتوزيع العمل عليهم من حين لآخر، ويجب ألا يكون للرئيس آراء متطرفة في موضوعات اللجنة، أو يكون جديداً على المنظمة لا يفهم تقاليدها الداخلية وخلفياتها الثقافية، إن رئيس اللجنة الناجح يحافظ على الانسجام والتوافق بين أعضاء اللجنة ومجلس الإدارة نفسه، فضلاً عن وضوحه في اتصالاته بهم.

مهمة من؟

هذه قصة عن أربعة أشخاص أسماؤهم: كل شخص، وشخص ما، وأي شخص، ولا أحد.

كانت هناك مهمة لا بد من إنجازها، وطلب من (كل شخص) أن ينجزها، (كل شخص) كان متأكداً أن (شخصاً ما) سيقوم بها، (أي شخص) كان يستطيع أن ينجزها لكن (لا أحد) أنجزها، (شخص ما) غضب لذلك لأنها كانت مهمة (كل شخص)، (كل شخص) ظن أن (أي شخص) يستطيع أن ينجزها، لكن (لا أحد) أدرك أن (كل شخص) لن ينجزها.

وانتهى الأمر بأن (كل شخص) ألقى اللوم على (شخص ما) عندما (لا أحد) أنجز ما كان يستطيع (أي شخص) أن ينجزه.

مهمة من كانت؟