أركان العمل المؤسسي

بسم الله الرحمن الرحيم

الحمد لله والصلاة والسلام على رسول الله وبعد: 

لعمل المنظومة نواة أساسية، وأربعة أركان ترتكز عليها. أغطيها لكم في ٢٢ تغريدة.

1- العمل المؤسسي له نواة تنبض فيه بالحياة.. وبنيانه يقوم على أركان أربعة: استراتيجي، وتنظيمي، وإجرائي، وتنفيذي.
تعالوا معي في رحلة نتعرف على هذه المكونات الأساسية.

2- نواة العمل المؤسسي هي "خلق القيمة" وذلك بأن تعمل المنظومة من منطلق أنها يجب أن تخلق قيمة للشريحة المستهدفة من أعمالها، وإلا أصبح وجودها مثل عدمه.. وأحيانا قد يكون عدم وجودها أفضل.

3- ويمكن تمثيل ووصف القيمة التي تخلقها المنظومة عبر ما يسمى بـ "سلسلة القيمة" Value Chain .. ومؤخراً عبر ما يسمى بـ "رحلة العميل" Customer Journey.. والتي ما هي إلا سلسة قيمة، ولكنها تنطلق وتركز على منظور العميل.

4- من هذه النواة في عمل المنظومة، تبرز أربعة أركان رئيسية يقوم عليها العمل المؤسسي النموذجي.. وهذه الأركان تكمل بعضها البعض وتعتمد على بعضها البعض.  فهي مثل أركان البناء المربع.

5- 1- العمل الإستراتيجي:
وهو التخطيط الإستراتيجي والذي يتم فيه تحديد التوجهات الإستراتيجية (أي المهمة) وتسخير الموارد المختلفة (مالية، بشرية، استثمارية، ..) للعمل وفقا لهذه التوجهات.

6- والعمل الاستراتيجي من صلب أعمال مكتب إدارة الإستراتيجية، وينتج عن هذه العملية مايسمى بـ "الخطة الاستراتيجية"، وهي أم الخطط الأخرى؛ مثل الخطط المالية، التنظيمية، التشغيلية...

7- 2- العمل التنظيمي:
وفيه تصميم المنظومة وتنظيم العمل وتوزيع الأدوار والمسؤوليات وما فيها من أعمال هيكلة، وبيان القدرات أو الجدارات التي تود المنظومة بناءها والتركيز عليها وفقا لما يمليه العمل الإستراتيجي.

8- والعمل التنظيمي يعتبر من صلب عمل الموارد البشرية، وينتج عنه الهيكل التنظيمي والوظيفي، والأوصاف الوظيفية، ونمط العمل والتعامل بين الإدارات والأقسام والوظائف المختلفة.

9- 3- العمل الإجرائي:
وفيه معرفة الإجراءات التي يتم وفقها العمل، وما يتطلب ذلك من سياسات تضبط هذه الإجراءات (تعمل هذه السياسات مثل عمل القوانين وتبين المعايير المرجعية فيها).

10- وهذا عمل يصب في موضوع إدارة وهندسة إجراءات العمل، وفيه يتم ربط مكونات العمل التنظيمي ببعضها (كما يعمل الخيط والمخيط في أجزاء اللباس) للقيام بأعمال المنظومة وفقا لما يمليه العمل الاستراتيجي.

11- 4- العمل التنفيذي:
وفيه يُترجم العمل الإستراتيجي إلى أعمال قابلة للتنفيذ وذلك بترجمة المبادرات الاستراتيجية إلى مشاريع يمكن البت فيها، ويكمل بعضها بعضا حتى يتم العمل وفقا للرؤية المرسومة في العمل الإستراتيجي.

12- وهذا عمل يصب في إدارة البرامج والمشاريع، ويقوم به عادة مكتب إدارة المشاريع. ويعمل هذا المكتب تحت مظلة مكتب الإستراتيجية أحياناً، أو يستقل بذاته حسب الحاجة.

13- وكما ذكرت سابقا، هذه الأركان مثل أعمدة البناء المربع.. لايستقيم بناء المنظومة دونها، ويعتمد بعضها على بعض.. وروحها تنطلق من خلق القيمة. وإن غاب شيء منها، اختل العمل المؤسسي

14- إن غاب عنك خلق القيمة.. وجدت نفسك في مثل الكوخ المهجور في غابة مظلمة لا تبصر شيئا ولا تدري حقيقة وأهمية وجودك.

15- وإن غاب عنك العمل الاستراتيجي.. تجد نفسك في مثل القارب الصغير وفي جبال من الأمواج تتقاذفك في كل جانب.. وليس لديك مايهديك الطريق.

16- وإن غاب عنك العمل التنظيمي.. وجدت نفسك مثل السجين المكبل.. لا تستطيع الحركة ولا سبيل للخلاص.. تنخر فيك أرضة المصالح الشخصية والبيروقراطية.

17- وإن غاب عنك العمل الإجرائي.. وجدت نفسك مبعثر الأوراق لا تجيد ما تعمل.. وإن أجدت، كان حظاً محضاً.. يحصل لك مرة، ويغيب عنك مرات.

18- أما إن غاب عنك العمل التنفيذي.. وجدت نفسك هائماً في السماء، تقول ما لا تفعل، ولا تكاد تلامس الأرض بواقع وإنجاز ملموس.

19- وقد يتساءل البعض، لم لا يكون من ضمن هذه الأركان الأربعة أمور مهمة مثل: إدارة الأداء، وتقنية الملعومات، وغيرها.
والجواب: أن مثل هذه الأمور لاتنفرد لوحدها، وإنما تدخل في كل جانب من الجوانب الأربعة.

20- فتجد مثلاً، أن إدارة الأداء تكون على المستوى الإستراتيجي في مؤشرات أداء استراتيجية. وعلى المستوى التنظيمي، لمعرفة مؤشرات الكادر البشري، وكيف يمكن قياس وإدارة أدائهم.
وكذلك على المستوى الإجرائي، كمؤشرات للعمليات، وعلى التنفيذي، كمؤشرات أداء على المشاريع لقياس أدائها وإدارته.

21- وأما تقنية المعلومات.. فحدث ولا حرج!
فهي تسهم على كل المستويات: الاستراتيجي (اعتماد التقنية في الخدمات)، والتنظيمي (توظيف التقنية في التواصل والتنظيم)، والإجرائي (أتمتة الإجراءات ومايتبعها من ذكاء أعمال)، والتنفيذي (توظيف التقنية في المشاريع.. وعلى مستوى إدارة المشاريع نفسها).

22- في المرة المقبلة.. عندما تقرأ أو تسمع عن العمل المؤسسي تذكر نواته.. فبدونها لا يستقيم عمل المنظومة. وتذكر أن له أربع أركان أو أعمدة يقوم عليها: العمل الإستراتيجي، والعمل التنظيمي، والعمل الإجرائي، وأخيراً وليس آخراً العمل التنفيذي. وكل منها لا غنى له عن الآخر!

وصلى الله وسلم على نبينا محمد والحمد لله رب العالمين