تحديات إدارية

بسم الله الرحمن الرحيم

بغض النظر عن التقسيمات الإدارية التي يمكن أن تمر علينا في أي مرحلة من حياتنا الأكاديمية، فالواقع العملي يفرض أنواعاً جديدة من التحديات يواجهها الكادر السعودي في مجالات العمل المتنوعة، الفنية منها والإدارية على حد سواء.

وكوني من المهتمين بالإدارة فسأشير إلى نقاط آمل من خلالها أن أسد ثغرة في زملاء العمل، وأضع لبنة صحيحة في مجال التأهيل الوظيفي، ومن النقاط التي أريد أن أشير إليها:

•           التكوين الصحيح للخبرة، ويأتي ذلك بعدة طرق ومنها:

-           البناء الأكاديمي من خلال الوصول إلى المعلومة المعرفية والحرص عليها والاهتمام بها، والسعي الدائم لزيادتها عن طريق الدورات التدريبية، أو الدراسة النظامية.

-           السؤال عن الطرق المتنوعة لإنجاز الأعمال، ومن ثم المقارنة بينها ودراسة المعطيات الإدارية الأخرى كعامل الوقت ومستوى الجودة وغير ذلك بغية الوصول إلى أفضل البدائل المتاحة، وأفضل طرق التنفيذ.

-           الالتصاق بأصحاب الخبرات والتعلم منهم والصبر، والتأمل والمشاهدة والتدوين.

•           فن متابعة المهام، وهي من أصعب الأمور التي وجدت في العمل الإداري، فإنه من النادر أن يتوفر لدينا كفاءة سعودية عندها القدرة على متابعة المهام، من الولادة وحتى الإنجاز. ولتسهيل هذه العملية يمكن الاستعانة بالوسائل التقنية الحديثة ومنها على سبيل المثال:

-           برامج الحاسب، وأخص منها مجموعة Microsoft التي تتعامل مع مختلف المهام الإدارية. ففي مسألة الوقت والاتصال بالأفراد وعمل قوائم بعناوين الاتصال يوفر برنامج Microsoft Outlook صورة مثالية لذلك. كما يوفر Microsoft Project الخطة المحددة بالزمن والتي يمكن من خلال مراجعتها مرفة الأوقات المتبقية لتنفيذ المهام ومستوى الإنجاز. كما يقيوم برنامج Microsoft Visio بدور حيوي بالنسبة لموظفي الموارد البشرية وللمهتمين بوضع اللوائح والسياسات والهياكل التنظيمية. ولعمل قاعدة بيانات تساعد في سرعة العمل وتوفر المعلومة يأتي Microsoft Access ليقدم الخدمة المثالية، كما يأتي Microsoft PowePoint ليعطي مجالاً في العروض التقديمية التي توضح العمل وتبرز النشاط وتساعد على الاقتناع.

إضافة إلى برامج Microsoft الأخرى، والتي توفر خدمات في كل النواحي التي يمكن أن يحتاج إليها الموظف.

-           الاهتمام بالتدوين ووضع مواعيد وخطوط حمراء لإنجاز المهام، لتتسنى المتابعة. وتحديد الوقت مع محاولة الالتزام به مهما حصل من ظروف.

•           التعرف على نظم الأرشفة وحفظ الملفات، وذلك للأسباب الآتية:

-           سهولة العودة للملفات في حالة الحاجة إليها.

-           ترتيب الأوراق وحفظ نسخ ورقية منها لتكون مرجعاً حين الحاجة إليها.

•           عمل قاعدة بيانات بالمهام ومن فوائد هذا الأمر التالي:

-           سهولة العودة للمعلومات.

-           سهولة عمل التقارير.

-           سهولة عمل الاحصاءات لمعرفة الأوضاع الاقتصادية وحركة العمل والمهام المنجزة.

-           المتابعة السلسلة وذلك لسهولة المتابعة في حالة التسجيل.

وللوصول إلى هذه الدرجة من التأهيل فإن الأمر لا يعتبر معضلة، بل هو سهل للغاية إلى عقد العزم واتخذ إجراء صحيح في هذا الشأن. وكل ذلك يتم بطريقتين:

الطريقة الأولى: المنشأة نفسها..وذلك عن طريق:

1.         اهتمامها بتطوير الكوادر الوطنية وإعطائها الفرص التدريبية المناسبة في مجالات التخصص المتنوعة.

2.         التكليف بالأعمال بغية تدريب الكادر وتعويده على التنفيذ، ويتم ذلك تحت الإشراف لضمان نجاح المهام وسلاسة العمل وإنجازه دون تقصير أو تأخير.

3.         التصحيح والتوجيه للمهام، وزرع الثقة في نفس الموظف.

الطريقة الثانية: الموظفين.. ويتم ذلك بعدة أمور ومنها:

1.         الجدية في العمل، والشعور بأهمية التميز والحاجة إليه من أجل المنافسة السليمة في السوق، وإثبات الكفاءة.

2.         الاهتمام بتطوير النفس من الناحية المعرفية، ومن الناحية التنفيذية. ليتمكن من الموظف من تقديم الأفضل في عمله وفق قواعد علمية صحيحة وبصورة تضمن قبول عمله عن رب العمل.

3.         البحث عن أفضل الطرق وأحدثها لإنجاز العمل وتوفير الوقت والجهد، مع الولاء للمنشأة والحرص على نجاحه.

كل ذلك من شأنه أن يزرع أجيالاً عملية تخدم الوطن في مستقبله، وتوفر له الاكتفاء، وتدعم اقتصاده.