إدارة الوقت . . كيف تنجز أكثر في وقت أقل

بسم الله الرحمن الرحيم

الوقت هو العمر الذي يمر من بين أيدينا، وينسحب بسرعة منا ونحن لا ندري أن مروره يعني مرور أعمارنا وحياتنا، وما حياتنا إلا لحظات وثوانٍ, تكونت معاً، وضياعها يعني ضياع حياتنا نفسها.

والوقت من منظور آخر هو المادة الخام التي نطوعها كما نشاء من أجل أن نفعل ما نريد من أعمال ونحقق ما نريد من أهداف، ونصل لما نريد من غايات، الوقت هو السبيل لكل هذا، ومن هنا فلابد أن نعرف كيف نستغله أفضل استغلال ممكن وكيف نجعل منه المادة الخام الفعالة والمؤثرة من أجل حياة ناجحة نحقق فيها ما نريد.

وأكبر معين لنا على معرفة القيمة العظيمة التي لا تساويها قيمة للوقت أن نتذكر حديث الرسول الكريم - صلى الله عليه وسلم -: لن تزولا قدما عبد يوم القيامة حتى يُسأل عن أربع: عن عمره فيما أفناه وعن شبابه فيما أبلاه وعن ماله فيما اكتسبه وكيف أنفقه، وعن علمه ماذا عمل به.

وبالاستعانة بكتاب كيف تنجز أكثر في وقت أقل لـ(روبرت بودش) الذي ترجمته الأستاذة منال مصطفى محمد نقدم لكم - أعزاءنا القراء- موضوعاً مهماً حول الاستفادة القصوى من الوقت، وكيفية التخطيط له، والقضاء على عادة التأجيل، ورفع معدل إنتاجيتك في العمل..

في البداية نقدم لكم مجموعة من الخطوات العامة التي تساعدك على التعامل مع الوقت بشكل عام، ثم نتطرق لخطوات تفصيلية من أجل الإنجاز الأكبر في أقل وقت ممكن..

الخطوة الأولى: حدِّد رسالتك وارتبط بها:

أكثر ما يعينك على تذكر قيمة الوقت وأهميته هو أن تحدد رسالتك في الحياة وتضعها أمام عينيك باستمرار، وتتحرك من أجل أن تحققها، والوقت هو المدى الذي تتحرك فيه من أجل تحقيق الأهداف التي تضعها لحياتك أو الرسالة التي تعيش من أجلها... وأنت في الواقع لا تبتكر الرسالة التي تتبنَّاهاº فقط تحس بوجودها، وتكرِّس حياتك من أجلها، فهي موجودة بداخلك، وترتبط بإمكانياتك ومواهبك ودراستك وكل ما تعلمته في الحياة وذكرياتك الماضية.

 وكتابة رسالتك هي التي تساعدك على تذكرها كل يوم، والدأب من أجلها، وقد أجريت دراسة في أمريكا من قبل على الناجحين وجدوا أن ما يقرب من 80% من الناجحين كانوا قد كتبوا أهدافهم ورسالتهم في الحياة بوضوح على ورق. ولكن من المهم أن نسأل هنا:

كيف تقوم بتحديد رسالتك؟

رسالتك أو هدفك في الحياة يمكن أن تستشف معالمها من خلال النقاط التالية:

- ما هي أهم الأشياء في حياتك؟

- ما هي أهدافك بعيدة المدى التي يجب أن تكافح من أجلها؟

- ما هي أكبر قيمة في حياتك؟

الخطوة الثانية: وازن بين أدوارك:

فكل منا يلعب أكثر من دور في الحياة، وهي تتشابك معاً، إذ أن هذه الأدوار تكون في المنزل والعمل والمجتمع، ولكل دور مسئولياته، وعليك أن توازن بحيث لا يطغي أي منها على الآخر فلكل وقته وطريقة أدائه التي قد تختلف عن غيره ولكنها تتكامل وتتداخل مع غيرها من الأدوار الأخرى.

الخطوة الثالثة: حدد أهدافك:

ويحدد علماء الإدارة والتخطيط صفات معينة للهدف الذي تضعه لحياتك منها:

- أن يكون الهدف واضحًا غير مبهم أو زائفاً.

- أن يُقاس أو يسهل قياسه ويمكن أن تحدده بشكل واقعي.

- أن يكون تحديًّا يمكن تحقيقه وليس مستحيلاً.

- أن يرتبط ببرنامج زمني محدَّد في وقت محدد.

- أن يرتبط الهدف بموضوع واحد.

- أن يرتبط الهدف بنتيجة وليس بنشاط وقتي.

- أن يكون الهدف مشروعًا.

الخطوة الرابعة: ضع خطة أسبوعية أو شهرية:

من خلال ترتيب أولوياتك وفق أهميتها، وما يساعدك على هذا الهدف الذي وضعته لنفسك في الحياة. ويفضل الكثيرون من علماء التخطيط والتنمية البشرية الخطة الأسبوعية لأنها تعطي مدى مناسب للتحرك من أجل الإنجاز، فالخطة اليومية لا تكون محكمة بحيث توفر الوقت، أما الخطة الأسبوعية فتتيح لك التعديل والتغيير والتحكم الكامل على مدار الأيام السبعة التي يضمها الأسبوع، ويمكن ترحيل أعمال يوم ما إلى يوم آخر بمرونة وبساطة، وهي كخطة عمل أفضل من الشهرية لأن الأخيرة مداها كبير قد يسبب تراكمات الأعمال المراد إتمامها، مما يعني في النهاية العجز عن إتمام المهام المطلوبة.

الخطوة الخامسة: واجه التحديات:

- استعرض أعمال اليوم في نهاية اليوم، واسأل نفسك عن الوقت الذي ضاع في أشياء غير مهمة أو يمكن تأجيلها ليوم آخر، وكيف أثر هذا على تنفيذ أهدافك.

ثم تأكَّد من أنك كتبت أعمال الغد، بحيث تتلافى فيها الأخطاء التي وقعت فيها في اليوم السابق.

 والآن نقدم لك خطة ونصائح تفصيلية تساعدك على إنجاز مهامك في وقت أقل وأكثر إنجازاً في يومك:

بداية عليك أن تعرف أنه لا يوجد وقت كافي لعمل كل شيء، تقبل هذه الحقيقة ببساطه. لذا من الضروري التركيز على الأشياء الأكثر أهمية. وإذا فعلت ذلك في كل من عملك وحياتك الشخصية، فإنك ستنجز أكثر بحسن إدارة الوقت.

التخطيط:

ـ جهز قائمة بالمهام التي يجب إنجازها. أدرج بها كل الأفكار التي ترد لذهنك. تكمن الفكرة في أن تدون كل شيء على الورق.

- لا تتوقف لصياغة أسلوبك أو للتفكير في أحد النقاط، كل ما عليك هو الاستمرار في كتابة القائمة حتى تكتمل.

ـ رتب قائمتك تبعاً للأهمية. وأسهل طريقة للقيام بذلك هي تصنيف كل مادة إلى ثلاثة أقسام رئيسية:

أ ـ عاجل ومهم.

ب ـ مهم وليس عاجلاً.

ج ـ ليس مهماً ولا عاجلاً.

النقـاط (أ) هي الأكثر أهمية لذلك تأخذ الأولوية القصوى دائماً.

والنقاط (ب) تليها في الأهمية.

أمــا (ج) فلا تستحق تضييع الوقت بها.

واتخاذ الوقت اللازم لتحديد الأولويات سيساعدك على إنجاز المهام واحدة تلو الأخـرى، بدون التوقف لتحديد أهمية الخطوات لإنجاز المهمة.

ـ توقف وفكر فيما تخطط له. كيف يمكن إنجازه بشكل أكثر فاعلية؟ استغرق دقائق معدودة لتلخيص وبلورة وتبرير خططك، فالخلاصة البسيطة تغنيك عن ساعات من التردد.

ـ ضع خطه مرنه لكل مشروع، وسجل الهدف المراد إنجازه في قمة القائمة، ويمكن تقييم كل مهمة إلى خطوات لكل منها ميعاد نهائي لإنجازها، والفكرة من الخطة المرنة هي أن تقسم الخطوات باستمرار لخطوات أصغر، وفى كل سلسلة قم بتدريج الأعمال حسب الأهمية، تزودك الخطة المرنة بحلول للمواقف الحرجة مما يؤدى مباشرة لإنجاز مهمتك.

ـ خطط لكل ساعة من عملك اليومي، وحدد أوقات لمهام جدولك اليومي، أعطى لكل مهمة الوقت اللازم لإنجازها، واستغل وقتك لمعالجة الأمور ذات الأولوية، وإذا انتهيت من المهمة مبكراً، ابدأ مباشرة في إنجاز التالية.

- استغل الأوقات التي تكون فيها في ذروة طاقتك لإنجاز المهام الأكثر إلحاحاً، وكلما أكثرت من استعمال تقنية الوقت المحدد لكل مهمة، كلما أصبحت أكثر مهارة في تحديد الوقت المطلوب.

ـ ركز حتى وإن كنت مطالب بإنجاز (101) مشروع، يجب أن تعمل على زيادة مجهودك. هناك الكثير من الإغراءات التي تصرف انتباهك، الكثير من الأشياء الشيقة لتعملها والأماكن لتذهب إليها والناس لتختلط بهم، فبإمكانك قضاء وقتك بعدة طرق أخرى، لكن إذا أردت أن تنجز فما عليك إلا أن تركز على ما هو أكثر أهمية، هكذا ببساطه.

ـ في نهاية اليوم اقضِ 10 دقائق للتحضير لعمل الغد، اكتب قائمة بأولويات اليوم التالي مسبقاً. سيوفر لك هذا وقتاً ثميناً في الصباح، يمكنك أن تدخل مباشرة في عملك بدون الحاجة لعمل قوائم واختيارات.

 اتباع هذه الإستراتيجية يضمن لك استغلال اليوم من أوله والعمل على إنجاز أكثر المهام أولوية.

ـ حدد باستمرار الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة. عندما تبدأ في إنجاز المهام، فإنك تحتاج للعمل بدون أي عوائق وعندها ستشعر بحدوث النتائج المطلوبة بشكل أسرع.

التنظيم:

ـ هيئ مكتبك لتقوم بأداء عالي وكفء، الكثير من الضوء الطبيعي بقدر المستطاع، مساحة فارغة كافية على المكتب، كرسِ مريح، وأي شيء تحتاجه لأداء المهمة المطلوبة على أكمل وجه.

ـ ضع كل شيء في مكانه في نهاية اليوم، أفرغ مكتبك وارجع كل ملف أو مستند لمكانه المعهود، فبهذه الطريقة ستجد كل شيء في مكانه عندما تحتاجه في المرة القادمة.

ـ تفادى تكديس الورق فوق مكتبك، أحفظه لتعرف مكانه بالضبط، وقلل عدد مرات استخدامك لكل ورقة.

ـ استفد من كل المصادر القيمة التي أمامك، ويمكنك الاعتماد على حدسك الخاص للوصول إلى ما تحتاج، بدون تضييع الوقت في البحث ومن الأفضل أحياناً الاستعانة بالآخرين للبحث عن المعلومات مع ملاحظة أن مصادر مثل الأرشيف الحكومي والإنترنت والدليل التجاري قد تكون ذا قيمة كبيرة كمصادر للمعلومات بدون تضييع الوقت، استخرج هذه المصادر.

ابدأ فوراً:

ابدأ كل صباح على مكتب نظيف، وفى المساء قبل أن تنصرف تخلص من أي تراكم للعمل، فإن داومت على تنظيف مكتبك كعادة يومية ضمن عملك اليومي، ستقهر أي عقبه تؤدى إلى الفوضى وتمنعك من التفكير الواضح المبدع، ببساطه، لا يمكنك القيام بأداء مميز إذا واجهت كل من العمل الكتابي، ومجموعة من المهام التي يجب أن تنجز في وقت واحد.

ـ قم بعمل أبغض المهام أولاً، وذلك عند ما تواجه بقائمة من المهام الثقيلة، قم بالأكثر بغضاً واحدة تلو الأخرى، ستشعر بعد ذلك أن كل ما يأتي لاحقاً سهل، وستشعر أنك لا تقهر باقي اليوم.

ـ ابدأ فوراً، واتخذ شعار \"قم بعملك الآن\"، وإن لم تبدأ فلن تنتهي، إذا انتظرت انتظام بعض الأمور، فقد تفقدها كلها. إنجاز بعض الخطوات كل يوم يصل بك إلى تحقيق هدفك. لا تؤجل عملك. قم به الآن.

ـ كن دقيقاً، طور دقة المواعيد إلى عادة، وفي وقت قصير جداً ستنجز أكثر من غيرك بـ97%. الدقة في المواعيد ستجعلك تبدو ملتزماً ويوفر لك الوقت والمال، ويجعلك كذلك تحترم وقت الآخرين.

ـ استفد من البداية المبكرة في الصباح، استيقظ ساعة مبكراً عن المعتاد وأستغل هذه الساعة للقيام بأفضل أداء، جرب هذا لمدة شهر وستدهش لما يمكن أن تفعله هذه الساعة لك، إنها وسيلة سهلة لكسب فوائد مميزة.

أبدع أفكارا منتجة:

ـ إذا توفر لديك وقت إضافي أعمل فيه على الخطوة الأكثر أهمية. لأنها هي التي تعطيك القيمة الأعلى أو المردود الأكبر، اسأل نفسك باستمرار\"ما هو الاستثمار الأمثل لوقتي، الآن؟ \" وعندها قم بأكثر الأعمال إنتاجية.

ـ واصل التركيز على أي خطوة مهملة ذات أولوية، اعمل عليها باستمرار.

ـ أنجز المهام التي تعود عليك بقيمة مميزة.

- أعط المهام السهلة الباقية لمن يؤديها إن أمكن، وهذه وسيلة فعالة جداً لرفع معدل الإنتاج فلن تستطيع وحدك أن تقوم بكل العمل، فالتعاون والاشتراك في العمل مثمر للغاية، فقم بالمهام الرئيسية التي ستنجزها أنت فقط بأفضل ما يمكن. مهما كانت مهارتك وتجربتك وخبرتك عليك استغلالها عملياً، بما تحتاجه المهمة، استثمر وقتك وخبرتك بحكمة، دقق في كل مهمة وقرر أي من الإمكانات المتاحة أكثر فاعلية لإنجازها.

ـ حول وقتك لأفعال منتجة، حدد الوقت الذي تكون فيه أكثر إنتاجية، استجمع كل قوتك، ثم قم بالعمل.

- استخدم الأوقات الأقل في معدلات الإنتاج للرد على المكالمات الهاتفية أو إرسال الفاكسات أو للاجتماعات وإدارة المناقشات.

لا يمكن لأحد أن يحافظ على معدل إنتاج مرتفع طوال اليوم، يكمن السر في أن تعرف أكثر أوقاتك نشاطاً، وتقوم فيها بما هو أكثر أهمية من متطلبات العمل.

- قم بالأعمال بين الأوقات بمعنى أن تستغل وقت الانتظار في المواصلات بأن تقرأ في كتاب، أو مصحف، أو تذكر الله، أو تعيد ترتيب حسابات يومك، فهناك من يمكنه استغلال الوقت الذي يمضي في المواصلات لمدة سنوات للحصول علي دبلومة دراسات عليا.

ـ طور أداءك في العمل. لا تؤجل عمل اليوم إلى الغد. أبدأ في العمل فوراً وستنجز خلال عشر سنوات ما ينجزه الآخرون طوال حياتهم.

- قم بعملك الآن وستشعر بإحساس الإنجاز الرائع، كيفية استثمارك لوقتك تحدد نوعية حياتك التي تصنعها.

ـ قم بزيادة إنجازك بالانتقال فوراً للمهمة التالية، كلما أنجزت مهمة تلو الأخرى، كلما تضاعفت احتمالية زيادة إنتاجك، فالنجاح يولد نجاح، كل مهمة تنتهي بنجاح تزيد من حماسك وتعزز من ثقتك لإنجاز المزيد، كل إنجاز ناجح يعزز من قدرتك على مواجهة التحدي التالي، قم بعمل كل خطوة على حده ثم انتقل للتالية فوراً.

ـ حول أنشطتك اليومية الأساسية إلى عادة قوية، فالعادة هي شيء تقوم به تلقائياً، بدون تحكم العقل الواعي، كل واحد منا لديه مهام بغيضة أو مقيتة، ومع ذلك مهمة، بمجرد أن تصبح عادة، سيسهل تحملها. وليس عليك حينها أن تتوقف وتفكر بها.

وسائل وتقنيات وخطوات فاعلة:

ـ ابتعد عن المقاطعات الشخصية، عندما تؤدى عملك، فإن آخر ما تحتاجه هي التدخلات غير الضرورية. يحدث أكبر إنجاز عند ازدياد حماسك واندماجك بالعمل كلما اقتربت نحو النتيجة الناجحة. يمكن أن تعيق المقاطعات نجاحك، لذا لا تدعها تحدث، استخدم وسائل عدم الإزعاج مثل علامات على الباب أو البريد الصوتي، وإن كنت مضطراً ابحث عن مكان بعيد للعمل حيث لا يجدك الآخرون، أو غير أوقاتك لتكون في قمة نشاطك حيث لا يكون وقت الذروة عند الآخرين.

ـ تعلم أن تتجاهل المهام التي لا تؤدى لنتائج. فما أسهل أن تشغل نفسك بعمل أقل أهمية، إن كانت الخطوة غير هامة اليوم، فلا تضيع وقتك بها، كلما ابتعدت عن المهام الأقل إنتاجاً، كلما كنت منتجاً.

ـ سجل أفكارك على مسجل، أو استعمل برامج الصوت في الكمبيوتر، ثم حرر الكلمات إلى صيغة ملائمة، فهذه طريقة سهلة للتعبير عن أفكارك، بدون عناء محاولة الكتابة المنمقة. الكتابة لكثير من الناس عمل مضجر، ولكن التحدث أسهل طالما أنه ليس أمام جمهور، وغالباً تكون الكتابة أكثر فاعلية إذا كانت بغرض الاتصال بين شخصين.

ـ ضع مواعيد نهائية يومية. سواء قبلتها أم لا، فالمواعيد النهائية تزيد من معدل الإنتاج، كلما اقتربنا من الموعد النهائي لإتمام العمل، كلما بذلنا ما في وسعنا لإنهائه، ضع سلسلة من المواعيد النهائية شهرياً وأسبوعياً ويومياً، فكلما اقترب الموعد النهائي كلما بدأ العمل الحقيقي. تعمل المواعيد النهائية كقوة دفع هامة لزيادة إنتاجك كلما التزمت بها.

جمع عدد من المهام المتشابهة الصغيرة وقم بها في نفس الوقت، رد على كل المكالمات الهاتفية التي تتعلق بموضوع واحد في اليوم ويفضل القيام بذلك بعد الانتهاء من جدول الأعمال اليومي. إتمام عدد من المهام الصغيرة يكون أسهل في وسط زحام العمل. حيث يساعدك دعم جهودك على الاستفادة القصوى من وقتك. جمع المهام الصغيرة معاً مثل الأعمال المصرفية والبريد والتسليم والتسلم أو تجديد قاعدة البيانات والرد على البريد الإلكتروني، عندما تجبر على الانتقال من نشاط لآخر والعودة مرة أخرى، فإنك تستهلك الوقت في محاولة إعادة التركيز والاندماج.

ـ تحدى نفسك، حاول دائماً أن تتفوق على نفسك، ركز تفكيرك لإيجاد وسيلة أكثر كفاءة لأداء نفس المهمة المكلف بها، وبتحويلها للعبة، فإنك تحول حتى أكثر المهام بساطه لإثارة ومرح، فلتكن منجزاً وكافئ نفسك بالمدح الجميل، واعلم أن الحياة في كثير من الأمور، لعبة ذكاء، أحياناً نقوم مع أنفسنا ببعض الخدع والألعاب الصغيرة التي يمكن أن تحفز مستويات جديدة من الإنتاج والإنجاز، تشجيع نفسك بكلمات إيجابية قليلة كتحية لإنجازك يساعدك على إنجاز المزيد ويحمسك لمزيد من العمل والنشاط.

ـ كن رقيباً على نفسك، وأسهل وسيلة لتطوير الحافز الذاتي هي أن تحتفظ برؤية واضحة لهدفك طوال الوقت، الهدف هو سبب فعل ما تفعله الآن، تذكر الهدف دائماً، شيء تسعى لإنجازه، لكي يعطيك الوقود اللازم لتخطى الصعوبات.

ـ احتفظ بخطتك اليومية أو دفتر ملاحظاتك بالقرب منك دائماً، سجل كل أفكارك وملاحظاتك وأي معلومات أخرى تقفز إلى ذهنك في أي وقت، وغالباً ما يحدث ذلك في أوقات انشغالك بأعمال أخرى، بدون ملاحظاتك غير المهمة التي تود مشاركة الآخرين بها في نهاية اليوم.

- حافظ على صحتك العقلية والبدنية، لأنها ضرورية للقيام بأفضل إنجاز، نظم وقتك من أجل حياة أفضل، فهو يؤدى لصحة جيدة وحياة منظمة، فأنت تحتاج لصحة جيدة لكي تستمتع بإنجازاتك كما ينبغي. لا شيء أهم من صحتك، فبقاؤك في حالة صحية جيدة يعطيك طاقة وقدرة على التحمل، ويجعلك كذلك أكثر تفتحاً وأقل توتراً، وممارسة الرياضة تجعلك تفكر بشكل أفضل.

ـ ركز على الهدف في جميع الأوقات، اعرف هدفك، كن مدركاً لهدفك وعندها ستشعر بالإنجاز عند إكمال كل مهمة، تذكر ما تسعى إليه بشكل واضح في عقلك، ستدرك عندها أنه من الضروري العمل بجد لإنجاز الأعمال.