من أجل اتصال متميز

بسم الله الرحمن الرحيم

قادتني خبرتي في العمل مع خط عريض من المنظمات في مختلف أنواع القطاعات الصناعية إلى نتيجة تقول أن العامل المشترك بين هذه المنظمات التي يكون فيها التركيز والتحفيز والإنتاجية في حدها الأعلى هو أنهم يعملون في بيئة يكون فيها الاتصال في جانبيه النظري والعملي مفتاحاً للمهارات الوظيفية.

كيف يمكن أن تكون بعض المنظمات قادرة على أن تتمتع بهذه السعادة، بينما تتخبط منظمات أخرى في بحر من التعاسة المعلوماتية والعلاقات الشخصية؟

هناك قاعدتين رئيسيتين يجب اتباعهما:

1. اخلق بيئة مفتوحة حيث تكون كمية المعلومات السرية (وسيكون هناك البعض منها) في أقل مستوياتهاº

2. تجنب المناورات. لا يوجد أسوء من التكتلات والهمسات في الزوايا واحتجاز المعلومات لتوليد جنون الارتياب.

النقاط التالية هي المواضيع الأساسية التي، لو تم توجيهها، ستساعد في تحويل الانعزالية إلى بيئة يوجهها فريق مقنع:

* تأكد من أن أنظمة الاتصال الداخلي في العمل لديك تعمل بشكل جيد. يجب أن تستخدم الإدارة الرئيسية عمليات فعالة متتالية تحمل المعلومات من الإدارة إلى آخر نقطة في التنظيم على أن يتم تحري هذا. وبنفس الطريقة يجب أن يمتلك الموظفين الوسائل التي تؤهلهم لتبادل الأفكار والمعلومات باتجاه الأعلى وأن تلقى هذه المعلومات والأفكار أذناً صاغية وتقديراً من قبل الإدارة.

* تقضي معظم المنظمات حالياً الكثير من الوقت في تنظيم فرق عمل لمشروع وظيفي متعدد الأقسام. استخدم هذه العلاقات الأفقية لبيع إنجازاتك وإبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع مستمر على أعمالك. تخلص من التفكير الأسطواني.

* عزز علاقات الزبون / العميل المهنية الخارجية باستخدام النشرات التنظيمية، وشجع أصحاب المصلحة على إطلاعك على أخبارهم بشكل مستمر. انشر هذا داخلياً.

* حطم الحواجز التي تقف في طريق العلاقات الشخصية عن طريق الاتصال العاطفي إضافة إلى الاتصال العقلي. نحن جميعاً متشجعون الآن لاستخدام ما يطلق عليه الذكاء العاطفي ولا شك أن هذا النوع من الاتصال سوف يتطور إذا ما دُعمت الكلمات بإظهار كيف تدعم قلوبنا أفكارنا ووجهات نظرنا.

* أجر اتصالاتك بأكثر طرق الاتصال ملائمة. استخدم الوسيلة المناسبة للرسالة المناسبة. على المستوى التنظيمي هناك حلول عصرية للحصول على المعلومات مثل الإنترنت والإنترانت، إلا أن العلاقات الشخصية تبقى القاعدة الأساسية التي تحفز فاعلية الأفراد في التنظيم. في هذا المجال أصبح البريد الإلكتروني أكثر استخداماً. غالباً ما يختبئ الأفراد خلف الكلمة المكتوبة في تعاملهم مع الأوضاع الصعبة عندما يكون الاجتماع الشخصي وجهاً لوجه هو الوسيلة المناسبة لحل المشكلة.

* اسعى لكي تؤثر بشكل فعال في هذا المستوى من العلاقات الشخصية. طور المهارات اللازمة للمساعدة على عقد حوار فعال، وتوضيح وجهة نظرك واضمن نتيجة مربحة للجميع. بشكل خاص حاول أن تصبح أكثر حسماً وجزماً وفوق كل شيء مستمعاً جيداً.

الوصايا العشر للتواصل

وليام إيومانز

1. ابقي اتصالاتك قصيرةº أوجز ولا تكن مملاً.

2. ابقي رسالتك مركزةº قرر هدفك وأعد الرسالة. فوض ووزع أي مهمة لا ترتبط بهدفك.

3. ابقي رسالتك بسيطةº استخدم كلمات صغيرة وابتعد عن الكلمات والمصطلحات المعقدة والصعبة. 4. استهل رسالتك بأمر يشد الانتباهº ابدأ بحقيقة أو قصة مثيرة.

5. لا تعتذرº قدم نفسك كخبير. لا تستخدم عبارات مثل \"أعتقد، أظن\".

6. استخدم أفعال حركية.

7. دقق وصحح كل شيءº لا تقنع بأول مسودة من أي شيء.

8. كن صادقاًº إذا لم تكن لديك إجابة أو لم تعرف شيء ما، قل ذلك. لا تكذب على الآخرين.

9.كن مستقبلاً جيداًº إذا تحدث أحد فاستمع له وأنصت.

10.اسأل أسئلة توضيحية. اطلب التوضيح إذا لم تفهم أمراً ما.