البيان الوافي في تبسيط المصطلح الإداري ( التخطيط )

بسم الله الرحمن الرحيم

التخطيط الجيد أساس النجاح الإداري:

التخطيط: عند \"هنري فابول\" يشمل التنبؤ بما سيكون عليه المستقبل مع الاستعداد لهذا المستقبل.

إذاً.. فهو أداة إدارية تهدف إلى تحقيق الغاية والوصول إلى الهدف المطلوب عن طريق الاستخدام الأمثل للموارد.

(التخطيط = تنبؤ + خطة).

* أو هو التنبؤ بما سيكون في المستقبل حول عناصر العمل اللازمة لتحقيق الهدف المطلوب والاستعداد لمواجهة معوقات الأداء والعمل على حلها والاستفادة من الإيجابيات المتوقعة في إطار مدى زمني محدود ومتابعة مستمرة.

عناصر التخطيط:

1 - تحديد الأهداف (المطلوب الوصول إليها بالجهد الجماعي).

2 - رسم السياسات (القواعد التي تحكم تصرفات المرؤسين في استخدامهم للعناصر الموجودة).

3 - تحديد الموارد (كمًا ونوعًا – ماديةً وبشريةً) (الواجب استخدامها لتحقيق الهدف).

4 - إقرار الإجراءات (الخطوات التفصيلية التي تتبع في تنفيذ مختلف العمليات).

5 - وضع البرامج الزمنية (ترتيب الأعمال الواجب القيام بها ترتيبًا زمنيًا مع ربط بعضها).

فوائد التخطيط:

1 - يظهر الأهداف (حتى يستطيع كل فرد أن يعرفها ويسعى لتحقيقها).

2 - يبين الطريق مقدمًا (حتى يسلكه جميع الموظفين).

3 - يبين الموارد الواجب استخدامها (حتى يمكن الاستعداد لكل المتطلبات).

4 - يحدد الوقت اللازم لكل جزئية (حتى يمكن الاستعداد لها مقدمًا).

5 - بدون التخطيط لا توجد رقابة.

عيوب التخطيط:

1 - كثرة التكاليف (فوائد التخطيط تبرر ما ينفق فيها من وقت ومال).

2 - تقييد حرية الأشخاص (التخطيط الفعال فيه قدر من المرونة).

3 - الشكّ في الافتراضات الموضوعة عن المستقبل (وهذا هو المبرر من التخطيط حتى يمكن تلافي المشاكل أو أخذها في الحسبان).

أنواع التخطيط:

 - خطة شاملة – خطة فرعية.

 - خطة طويلة المدى (5 سنوات) - خطة قصيرة المدى (سنة فأقل).

 - فوائد التخطيط طويل المدى:

 - الاهتمام والاستعداد للفرص البعيدة.

 - يقلل الاهتمام والانشغال والاستغراق في المشاكل اليومية.

 - علاج المشاكل المتوقعة قبل أن يستفحل أمرها.

 - الارتباط بالأهداف الطويلة وهي الأهم.

 - بمثابة مقياس لتطور الأعمال.

من يقوم بالتخطيط:

عادةً (لجنة التخطيط): يتكون أعضاؤها من مديري الإدارات برئاسة المدير العام.

ذلك لا يعني أنها تقوم بكل ما يتعلق بالتخطيط (فلابد من أخذ كافة البيانات المطلوبة من مختلف الإدارات).

حالات وضع الخطة:

1 - يقوم المدير بكافة ما يتعلق بالتخطيط (غالبًا ما يعجز عنه المدير وهذا يتطلب وقتًا وجهدًا كبيرًا).

2 - يقوم المدير بوضع الخطة الرئيسية، ثم يضع المرءوسون خططهم في حدودها.

3 - يقوم المرءوسون بوضع الخطط، ويضعونها تحت تصرف رئيسهم للاعتماد.

** يختلف الوقت الذي يبذله كل مدير في التخطيط حسب مستواه الإداري وحسب المدة التي تغطيها الخطة.

تذكر:

1 - التخطيط مجموعة متصلة من القرارات.

2 - الشروط الواجب توافرها في الخطة:

أ) الوحدة: وجود خطة واحدة في المشروع تتفرع عنها خطط فرعية متكاملة مع الخطة الرئيسية وغير متعارضة معها.

ب) الاستمرار: ينتج استمرار التخطيط من ربطه بالرقابة.

ج) المرونة: القابلية للتكيف مع التغيرات والظروف الخارجية.

د) الدقة: مدى مطابقة بيانات التنبؤ بواقع مستقبل.

أسباب فشل التخطيط:

1 - الفشل في توقع ردود أفعال الأفراد المعنيين (سواء من داخل أو خارج المنظمة).

2 - الاستعانة بخبراء من خارج المشروع لوضع الخطة كلها كاملة دون الاستعانة بمديري الإدارات.

3 - الاعتماد الزائد على البحوث للوصول إلى الحقائق لأنها عملية لا تنتهي.

4 - النظر إلى الأمور بنظرة ضيقة.

5 - استخدام الأرقام دون معرفة مدلولاتها.

6 - عدم وجود لغة مفهومة بين القائمين بالتخطيط.

7 - الفشل في تحديد موعد نهائي.

السياسة: مجموعة من القواعد توضع بمعرفة المديرين تطبق في الحالات المتماثلة لتوجيه وضبط الأعمال التي تتم في المستويات الإدارية السفلى (فتقلل من الأسئلة التي توجه إلى الرؤساء في المشاكل المماثلة).

الفرق بين الهدف والسياسة:

الهدف هو ما نريد تحقيقه، أمّا السياسة فهي مرشد في التنفيذ أو هي مبدأ يٌعتبر أساسًا في اتخاذ أيِّ قرار.

فوائد السياسة:

1 - تقلل من المجهود الذهني والعصبي للمديرين والموظفين.

2 - تترك للمديرين التفرغ للمشاكل الجديدة.

3 - تبعث ثقة الإداريين والموظفين في قراراتهم وتصرفاتهم وتقلل من الشك والتردد.

4 - التنسيق والتماثل بين تصرفات مختلف الأفراد وخصوصًا فيما يتعلق بمعاملتهم مع الآخرين.

5 - وسيلة من وسائل الرقابة.

الشروط الواجب توافرها في السياسة:

1 - مستمدة من وتؤدي إلى تحقيق الأهداف الموضوعة.

2 - مرتبطة مع بعضها البعض رأسيًا وأفقيًا.

3 - ممكنة التطبيق.

4 - مرنة تسمح بالتصرف في حالة حدوث تغيرات – وإلا أصبحت تعليمات.

5 - محددة الألفاظ والمفهوم.

6 - ألا تتنافى مع السياسة العامة للدولة أو قوانينها أو القيم الاجتماعية أو الأخلاق السائدة.

7 - أن تكون معروفة ومفهومة من جميع أفراد المشروع (ولذا يجب أن تكون مكتوبة كلما أمكن ذلك).

أنواع السياسات:

1 - السياسات الأساسية: مدونة في لائحة تأسيس المنظمة – تغيرها يغير من الشكل الجوهري والموضوعي للمنظمة ويتطلب إعادة تكوينها – واسعة – مرنة – يتوقف عليها جميع السياسات الأخرى.

2 - السياسات العليا: توضح معرفة الإدارة العليا – أكثر تفصيلاً من السياسات الأساسية.

3 - السياسات التشغيلية (سياسات الإدارات): تتعلق بنشاط معين في الشركة (الشراء – البيع – النقل – الإعلان)

مزايا كتابة السياسات:

1 - سهولة حل الخلافات بين الرؤساء عن ماهية سياسة المشروع بالضبط.

2 - ضبط وتوجيه أفكار الرؤساء الجدد في حالة غياب الرؤساء أو …

3 - تجانس تعليمات الرؤساء وتصرفات المرؤوسين.

4 - سهولة تغييرها عند الرغبة في ذلك.

إعلام المرؤوسين بالسياسات:

* من الضروري أخذ آرائهم في المراحل الأولى لدراسة السياسات أو تغييرها، وإلا أحدث ذلك رد فعل غير مرغوب فيه.

* عدم إظهار السياسات الجديدة بشكل مفاجئ.

* إفساح المجال لهم للمعرفة وفهم المتغيرات الجديدة طبقاً للتدرج الهرمي.

السياسات الضمنية:

هي السياسات غير المكتوبة أو التي لا تحمل الموافقة الرسمية ممن لهم حق اتخاذ القرار، ولكنها توجه تفكير المرؤوسين، ويمكن معرفتها بملاحظة تصرفات الإداريين في المنشأة في حالات محددة.

ويعتقد البعض أنها مفيدة لأنها تجعلهم أكثر حرية، أو أن القرارات المتخذة واضحة جداً لا تحتاج للتسجيل، إلا أن السياسات الضمنية غالبًا ما تخلق مشاكل كثيرة لعدم وجود نص مكتوب يمكن الرجوع إليه في حالة الاختلاف بين الإداريين أنفسهم.