ترؤس لجنة

بسم الله الرحمن الرحيم

أولاً: واجبات رئيس اللجنة:

 أ - تخطيط عمل اللجنة

 ب - إدارة الاجتماعات

 ج - حفظ السجلات والمعلومات

 د - تأمين مشاركة الأعضاء

 هـ - تقويم النتائج وإبلاغ القرارات

ثانياً: حدود صلاحية اللجنة.

ثالثاً: ضوابط أداء رئيس اللجنة

أهداف المقال: لدى إكمال هذا المقال ستكون قادراً على:

* تحديد عناصر دور رئيس اللجنة.

* قيادة لجنتك عملياً وبإنتاجية عالية.

* مساعدة لجنتك على إنجاز أهدافها.

إن مهمة ترؤس لجنة إنما هي ممارسة للقيادة، ويكمن سر الرئاسة الناجحة للجنة في قدرة الرئيس على قيادة الأعضاء وتحفيزهم، وتوزيع المسؤوليات عليهم والتواصل معهم، وليست مهمة اللجنة بوصفها وحدة تنظيمية مجرد عقد الاجتماعات، على الرغم من أن الاجتماعات هي الأكثر شيوعاً ووضوحاً في عمل اللجنة، وتزاول اللجنة العديد من وسائل التفاعل الرسمية وغير الرسمية مثل: كتابة التقارير، وتدوين الملاحظات، وتقويم النشاطات الجارية، ومراقبة الأداء، وتنفيذ المهام الشكلية، وغيرها، ولا بد في المقام الأول من تماسك اللجنة كمجموعة في أوقات الشدة والخلافات، ويتعين على رئيس اللجنة أن يقودها لأبعد من مجرد الاجتماعات الشكلية.

 أولاً: واجبات رئيس اللجنة

يجب على رؤساء اللجان أن يزاولوا مهمتهم بجدية، لأنهم اكتسبوا الثقة من المنظمة وقيادتها، ولا يجوز لرؤساء اللجان أن يقوموا بعمل اللجنة وحدهم لأن هذا بمثابة خذلان للنفس، فالغرض من اللجنة الاستفادة من مختلف موارد أعضائها، إن الرئيس الجيّد هو الذي يقود ويحسن الإنصات في الوقت ذاته.

ويمكن تصنيف واجبات رئيس اللجنة على الوجه التالي:

1 - تخطيط عمل اللجنة.

2 - إدارة الاجتماعات.

3 - حفظ السجلات والمعلومات (ما لم يعهد بهذه المهمة إلى أمين سر للجنة).

4 - تأمين مشاركة أعضاء اللجنة.

5 - تقويم نتائج أعمال اللجنة وإبلاغ قراراتها.

1- تخطيط عمل اللجنة:

إن المسؤولية الأولى لرئيس اللجنة هي فهم مهمة اللجنة فهماً واضحاً يضع على أساس استراتيجية عمل مؤقتة تشتمل على:

1 - جدول أوَّلي للاجتماعات.

2 - مهام أعضاء اللجنة.

3 - تقديم البحوث والمعلومات للموظفين.

4 - التنسيق مع اللجان الأخرى.

5 - استحصال الموافقة على الميزانية.

6 - ترتيب الإجراءات الأخرى مع الجهات ذات القرار.

7 - الخط الزمني ومعالم على الطريق للإنجازات المتوقعة.

8 - ترتيبات النقل والعلاقات العامة.

وتعدّ اللجنة بالفعل منظمة صغيرة داخل منظمة كبيرة، وتستوجب على الرئيس أن يستخدم قيادته ومهاراته الإدارية إلى أقصى مدى من أجل إنجاز اللجنة للهدف المنوط بها.

 2 - إدارة الاجتماعات:

 الاجتماع الجيد للجنة لا يأتي عضوياً بل هو نتيجة خطة عمل هادفة، ويقوم ذلك على أساس جدول أعمال سليم مع توفير الشروط اللازمة لاتخاذ القرارات، ويجب إرسال جدول الأعمال والمعلومات الضرورية إلى الأعضاء قبل الاجتماع بوقت كاف، ويفضّل أن يتم الاتفاق على جدول للاجتماعات للسنة بأكملها قبل الاجتماع الأول أو أثناءه، وقد لا يكون بوسع جميع الأعضاء حضور الاجتماعات كافة، لكن غياب عضو عن اجتماعين أو أكثر يجب معالجته بشكل جدي في نطاق سلطة رئيس اللجنة، (مناقشة رئاسة الاجتماع ترد في الفصل 21 من هذا الدليل).

 3 - حفظ السجلات والمعلومات:

 يتطلب اتخاذ القرارات السليمة توافر سجلات للإجراءات الماضية ومحاضر الاجتماعات السابقة، بالإضافة إلى تقارير اللجان ذات العلاقة، والوصف الوظيفي للجنة وما شابه ذلك من وثائق للرجوع إليها، وقد تحتاج اللجنة أيضاً إلى إقامة قواعد لتخزين المعلومات وإدارتها حول الأعضاء والجمهور الذي يشعر بتأثير عمل اللجنة، وعموماً، فعلى رئيس اللجنة أن يكلف أحد أعضاء اللجنة بحفظ السجلات، ويعيّنه أمين سر للِّجنة، ويقع على كاهل رئيس اللجنة مسؤولية تشجيع الأعضاء على استخدام المعلومات المتاحة كافة بشكل إيجابي وفعّال من أجل تعزيز أهداف اللجنة.

 4 - تأمين مشاركة الأعضاء:

يعمل أعضاء اللجنة كمجموعة عندما يجتمعون لتقرير الخطط والنشاطات، وفي أحيان أخرى على كل عضو أن يقوم بمسؤوليته بناءً على إجراءات محددة، على أية حال يتعين على رئيس اللجنة مساعدة الأعضاء على تأمين الموارد وإنجاز التزاماتهم، ويتطلب ذلك المقدرة على القيادة وتحفيز الأعضاء، وتوزيع المسؤوليات والتواصل معهم، كما يتطلب مهارة التعرف على العيوب في الأداء، واتخاذ الإجراء التصحيحي اللازم، وعلى الرئيس أن يكون القدوة بتأدية مهامه بسرعة وجدية.

 5 - تقويم النتائج وإبلاغ القرارات:

 لا بد للِّجان من تحقيق نتائج سواء أكانت تنظيم حدث أو مناسبة ما بطريقة ناجحة، أو إيجاد حل لمشكلة، أو وضع منهج للعمل، وعلى رئيس اللجنة أن يتأكد من تقويم النتائج، ومراقبة مستويات الجودة، وردود الفعل والتجاوب، ولا بد من تخصيص الوقت والموارد من أجل التقويم كجزء من عملية التخطيط التي ناقشناها آنفاً، والحقيقة أن أداء الرئيس والأعضاء يجب أن يخضع للتقويم بهدف تحسين الأداء في المستقبل.

وفي أغلب الحالات يجب رفع نتيجة عمل اللجنة إلى الجهة التي عينت اللجنة أو إلى مجلس إدارة المنظمة، وعلى رئيس اللجنة أن يوجه عملية إعداد التقرير، وأن يتأكد أن التقرير يعكس بصدق وجهات نظر الأعضاء كافة وإنجازاتهم، ويجب أن يخدم التقرير الغرض بأن يوضح جيداً ما إذا كانت أهداف اللجنة قد تحققت، وأن يضع توصيات لمزيد من الإجراءات في حالة عدم تحقق الأهداف، ويعدّ تقديم التقرير من المسؤوليات الأساسية لرئيس اللجنة.

ثانياً: صلاحية اللجنة:

يجب على رئيس اللجنة أن يحصل على توضيح كامل عن التفويض المعطى له ونطاق وحدود صلاحيته في تسيير عمل اللجنة، وعموماً لا يستطيع رئيس اللجنة أن يفعل ما يلي:

أ - تعيين أعضاء جدد بدون موافقة الجهة التي عيّنت اللجنة.

ب - إبعاد أي عضو بدون تشاور سابق مع الجهة المعيِّنة أو مجلس الإدارة.

ج - توريط المنظمة في التزامات كبيرة أو طويلة الأجل سواء أكانت مالية أو غيرها.

د - تغيير سياسات أو إجراءات المنظمة أو لوائحها الداخلية.

ثالثاً: ضوابط أداء رئيس اللجنة:

 يستطيع رؤساء اللجان استخدام قائمة الضوابط التالية لتقويم أدائهم، اسأل نفسك: هل نعم أم لا:

1 - تتواصل بفعالية مع أعضاء اللجنة؟

2 - تنصت إلى آرائهم بذهن متفتح؟

3 - تستحوذ على اهتمامهم وتثير حماسهم؟

4 - تضبط اللجنة دون الهيمنة عليها؟

5 - تعرف وتطبق قواعد تنظيم الاجتماعات؟

6 - تأخذ زمام المبادرة في أمور اللجنة؟

7 - تفهم العلاقات بين الأشخاص؟

8 - تدرك نطاق موضوعات اللجنة؟

9 - تفكر وتعمل فيما يختص بأهداف اللجنة؟

10 - تُهيئ الجو المناسب للعمل واتخاذ الإجراءات؟

11 - تفهم بوضوح دور المساعدين؟

أعط نفسك نقطة واحدة لكل إجابة بنعم، وصفراً لكل إجابة بلا.

المحصلة من 10 - 11 ممتاز، ومن 8 - 9 جيد، و7 مقبول، الدرجة 6 وأقل غير مقبول كرئيس لجنة.

اهتم لتحسين نفسك في مجالات القصور، وكرِّر اختبار قائمة الضوابط هذه بعد ثلاثة أشهر لمتابعة تقدمك.

رئيس اللجنة الناجح:

* يتشاور قبل أن يتصرف.

* يتأنّى قبل الحكم على الأمور والأشخاص.

* يتصرف في الوقت المناسب.

* يبادر بالمناقشة دون أن يهيمن عليها.

* يتلقى الملاحظات والتعليقات بنفس راضية.

* يعتدل في نقده.

* يتقبل الأفكار الجديدة دون تحزّب.

* يبلغ الأعضاء بما يفعله نيابة عنهم.