الإدارة عن طريق التفويض

بسم الله الرحمن الرحيم

هل تبدو المشاهد التالية مألوفة لديك؟  

بينما أنت متجه نحو مكتبك إذا موظف يستوقفك ليسرد لك كل ما يحدث في عمله:\"لقد اتصلت بمحمود وقال لي: بأننا لا نستطيع أن ننهي مشروع الشركة الفلانية حتى السابع من يوليو، لذلك فإني سأعمل في المشروع الآخر، وبعد فترة الغداء سأوجه اهتمامي نحو حساب شركة علان، وبالنسبة للرسالة الإخبارية فسوف تكون جاهزة في السابع عشر من يوليو، وبالمناسبة آلة النسخ معطلة، هل تريدني أن اتصل بفني الصيانة لإصلاحها؟\"          
وما أن تصل إلى مكتبك إذا بموظف آخر جاء ليسرد لك ما يحدث له، وهذا يستغرق خمس دقائق أخرى، وهذا أمر باعث على الإحباط أليس كذلك؟

وربما تتساءل :لماذا لا يستطيع هؤلاء تحمل مزيد من المسؤولية بدلاً من إلقاء كل التفاصيل الخاصة بعملهم على كاهلي؟       

هل فكرت أنه ربما تكمن المشكلة فبك أنت وليس فيهم. وربما أنك لا تفوض الصلاحيات بشكل فاعل.
وهذه بعض النقاط المهمة في هذا الشأن:

• ركز على النتائج وليس التفاصيل . اجعل من الواضح لكل موظف أنك مهتم أكثر بالمحصلة النهائية لجميع المشاريع بدلا من التفاصيل اليومية التي تصاحبها .
• لا تنجرف نحو إعطاء حلول لمشاكل العاملين. فعندما يأتيك موظف بمشكلة ما فانه ينتظر منك أن تحلها له، لا تفعل ذلك. بل علمه كيف يحلها بنفسه، وقد يكون الأمر مثيراً للإحباط في البداية لأنه يتطلب وقتا وجهداً ولكنك ستوفر على نفسك الكثير من المال والجهد على المدى البعيد.
• غير اتجاه الأسئلة. إذا جاءك موظف بمشكلة فاسأله إذا كان لديه حلول ممكنة لها، وإذا جاءك بسؤال فاسأله عن إجابات محتملة له.
• حدد أهدافا ثابتة يمكن قياسها. اجعل أهدافك واضحة ومحددة لدى جميع الموظفين, ومتى فعلت ذلك فإن الموظفين سيشعرون بالراحة ويتصرفون بناءً على ذلك. من هنا عليك أن تنظر إلى هذه الخطة على أنها خارطة الطريق وستجد أن باقي الموظفين سيتبعونك.
• طور نظاماً لتقارير العمل. تابع المعلومات المتعلقة بالعمل من خلال نظام للتقارير: تقارير شهرية، معلومات إحصائية، نماذج، اجتماعات أسبوعية مع الموظفين, وغيرها.
• ضع مواعيد نهائية صارمة ومعقولة. إذا لم تضع أية مواعيد نهائية فإن الموظفين سيشعرون بعدم المسؤولية في إنهاء مهامهم.
• احتفظ بملف للتفويض. عندما تفوض مهمة ما فعليك بكتابتهاº فأنت بذلك تكون قادراً على مراقبة سير العملية وتقويم الموظفين حين تضطر لذلك.

قدر مواهب وشخصيات الموظفين. المفوض الجيد كالمدرب الجيد، عليك أن تعرف ما يستطيع الموظفون عمله وما لا يستطيعون عمله.