مشكلات العاملين وأسلوب الإدارة

بسم الله الرحمن الرحيم

تحديد ومعرفة المشكلة التي يعاني منها العاملون داخل المؤسسة أو الشركة جزأ لا يتجزأ من طرق التوصّل لحل ناجع لهذه المشكلة، وعلى المدير أو صاحب العمل أن يسارع إلى العاملين، ولا يتردّد في التعرف على اقتراحاتهمº لأنهم جزء من فريق العمل المسؤول عن كفاءة الإنتاج وسرعة الإنجاز.

والمدير عندما يكون منهمكاً في إنجاز مهمة ما في موعدها المحدد، يكون احتياجه شديداً إلى فريق يعمل معه بسرعة وفعالية، ودون التأثر بالمشاكل التي عادة ما تؤخر أداء الأعمال، لكن كثيراً من المشكلات التي تحدث للعاملين من الممكن حلها سريعاً بشرط التدخل الإيجابي من المدير، فيبادر إليها بسلوكه قبل فعله إلى تطبيق ما يستطيع عمله على الفورº لأن وظيفة المدير الحديث لم تعد تقتصر على تنفيذ العمل المطلوب فقط، بل أصبحت أكبر من ذلك بكثير، وقد أسفرت نتائج البحوث عن أن كثيراً من أسباب عدم رضا العاملين ترجع إلى أسلوب الإشراف المتبع معهم مثل: نقص القدرة الفنية للمشرف، وإهمال مطالبهم والردّ على استفساراتهم، وعدم الاستماع إلى شكاواهم أو دراسة مقترحاتهم، والتقصير في تمثيلهم أمام الإدارة، وعدم تدريبهم أو إمدادهم بالعون الأدبي، وعدم معالجة المشكلات التي يواجهونها.

والمدير يؤدي وظيفة هامة تتلخص في توجيه وقيادة فريق أو فَِرق من العاملين، وتنسيق جهودهم، وتقويم أعمالهم للوصول إلى هدف محدد يتفاعلون معه ويكون ذلك عن طريق الاستماع للموضوعات التي يُراد إبداء الرأي بشأنها، والتي تساعد على توجيه تفكيرهم وتستثير ما عندهم من جهود وإبداع.

وعلى المدير أيضاً أن يشرح لفريقه عملية تقديم الاقتراحات، ويعلم العاملين بمصير كل فكرة يطرحونها، كما أن تقديم رسم توضيحي عن قضاياهم يمكن أن يساهم في إزالة أي مشكلة قبل تفاقمها.

ويشغل الجانب الإنساني جزءاً كبيراً من وظيفة المدير، ويتضمن ذلك تحفيز العاملين على العمل، وبحث مطالبهم، والعمل على إشباع حاجاتهم، ودراسة مشكلاتهم والعمل على علاجها والاستماع إلى مقترحاتهم ومناقشتها معهم وتطبيق المفيد منها.

نماذج مختلفة

يقول الدكتور علي محمد عبد الوهاب أستاذ إدارة الأعمال بجامعة عين شمس: إن الباحثين في الشركات والمصانع والمؤسسات وجدوا نماذج مختلفة يتبعها المديرون، فهناك المدير الذي يوصف بالمشرف..يعني الإشراف العام بأن يصف المدير للعامل نوع العمل الذي يجب أن يؤدّيه بوجه عام، ويشرح له المستويات المطلوبة للأداء دون إغراق في التفاصيل، ويترك للعامل بعض الحرية في تحديد سرعة عمله، ويفوضه بعض سلطاته، ويُعدّ المدير هنا قائداً وموجهاً محدداً للأهداف، وهو يساعد العاملين في حل مشكلاتهم، ويشجعهم على الإدلاء بمقترحاتهم وتقديم وجهات نظرهم.

وهناك المدير المحدد الذي يصف للعامل كل خطوات العمل، ويحدّد له بالتفصيل ما يجب عمله، ولا يترك له حرية في تقرير سرعة العمل، ولا يفوّض له أياً من سلطاته، أو يعطيه الحرية في تقرير أي من أمور العمل، ويُعد المدير هنا هو المسيطر على كل مقتضيات العمل.

ويشير الدكتور عبد الوهاب إلى أن هناك اختلاف في وجهات نظر المشرفين أو المديرين تجاه محور اهتمامهمº فينقسمون قسمين: هناك المدير الذي يهتم بالعامل، والمدير الذي يوجه كل عنايته للعمل.

فأما الأول فيعد مهمته الرئيسة هي إرضاء العامل وبحث مشكلاته وإزالة العوائق التي تقف في سبيل رضائهº لذلك فهو ينفق كثيراً من وقته في الحديث مع العمال وتفقّد أحوالهم، وبحث الصّلات بينهم، وتعميق الانسجام في علاقاتهم.

وأما المدير الذي يهتم بالعمل، فيعدّ مهمته الرئيسة هي أداء العمل فقط وبلوغ المستويات المقررة للإنتاج، والتشدّد في رقابة العاملين وحسابهم على أخطائهمº لذلك فهو لا يضع في حسابه رغبات الأفراد أو ميولهم ولا يصغي لشكاواهم، ولا ينفق من وقته في الحديث معهم أو بحث مشكلاتهم أو نواحي عدم رضاهم.

الإشراف الفعّال

وقد وجدت البحوث في أغلب المواقف أن الإشراف العام أكثر فعالية من الإشراف المحدد، وأن المدير الذي يوجه اهتمامه للعامل إلى جانب عنايته بالعمل، يُعدّ أنجح من ذلك الذي يصب كل اهتمامه على مستويات الأداء فقط.

ولا شك أن هناك مجموعة من المشكلات التي يصادفها العاملون أثناء وجودهم على رأس العمل، كارتفاع معدلات الغياب والتأخير، وزيادة معدل دوران العمل، وانخفاض الإنتاجية، وسوء العلاقات بين الأفراد، وتدني الروح المعنوية، والمشكلات الشخصية.

ويرى الدكتور عبد الوهاب أن تعامل المدير مع هذه المشكلات، لا بد أن يتبع أسلوباً علمياً مناسباً، حتى يتمكن من حلها الحل المناسب وتفادي تكرارها في المستقبل.

ويتبع الخطوات العملية.. فمن المهم أولاً أن يكون المدير مهتماً بمشكلات العاملين ومستعداً لمواجهتها وعلاجها، وأن يقوم بتحديد المشكلة التي يبحثها، ويعرفها جيداً، ويحدد الهدف الذي يريد أن يحققه من علاجها، وأن يجمع المعلومات الكافية التي توضح له أسباب المشكلة، وعادة ما تتنوع هذه الأسباب من تنظيمية (عوامل ترجع إلى المؤسسةـ تركيبها، هيكلها، لوائحها.. ) وشخصية (ترجع إلى الفرد نفسه، دوافعه، قدراته، اتجاهاته، طموحه.. ) وبيئته (توجد في البيئة المحيطة: الاقتصادية والتكنولوجية.. ).

وعلى المدير أن يقوم بتحليل المعلومات التي يجمعها ويستخرج منها مؤشرات مختلفة تعينه على تقرير البدائل المحتملة للحل، ويضع البدائل الممكنة لعلاج المشكلة، ويعرف كل بديل ويتعرف على خصائصه ومتطلباته، ويقارن البدائل المطروحة، من حيث مزاياها ومشكلاتها وتكاليفها والنتائج المترتبة عليها والاحتياجات المطلوبة لتطبيقها.

ومن المهم أن يكون اختيار البديل الأنسب الذي يلائم المشكلة الموجودة ويعالجها في حدود الامكانات المتاحة، وفي إطار الظروف المحيطة، بالإضافة إلى متابعته، والتأكد من أنه يحقق الهدف المطلوب، والتدخل لتعديله إذا لزم الأمر.

ويحسن في كل هذه الخطوات أن يشترك المدير والعامل معاً في التفكير في المشكلة وتحليلها واختيار البدائل ومقارنتها، وذلك حتى يشعر العامل بالجدية ويتحفز لحل المشكلة، ويطبق الحل الذي يتوصل إليه مع رئيسه، ويحرص على نجاحه والتغلب على المشكلة التي يواجهها.

وقد وجدت البحوث في أغلب المواقف أن الإشراف العام أكثر فعالية من الإشراف المحدد، وأن المدير الذي يوجه اهتمامه للعامل إلى جانب عنايته بالعمل، يُعدّ أنجح من ذلك الذي يصب كل اهتمامه على مستويات الأداء فقط.

ولا شك أن هناك مجموعة من المشكلات التي يصادفها العاملون أثناء وجودهم على رأس العمل، كارتفاع معدلات الغياب والتأخير، وزيادة معدل دوران العمل، وانخفاض الإنتاجية، وسوء العلاقات بين الأفراد، وتدني الروح المعنوية، والمشكلات الشخصية.

ويرى الدكتور عبد الوهاب أن تعامل المدير مع هذه المشكلات، لا بد أن يتبع أسلوباً علمياً مناسباً، حتى يتمكن من حلها الحل المناسب وتفادي تكرارها في المستقبل.

ويتبع الخطوات العملية.. فمن المهم أولاً أن يكون المدير مهتماً بمشكلات العاملين ومستعداً لمواجهتها وعلاجها، وأن يقوم بتحديد المشكلة التي يبحثها، ويعرفها جيداً، ويحدد الهدف الذي يريد أن يحققه من علاجها، وأن يجمع المعلومات الكافية التي توضح له أسباب المشكلة، وعادة ما تتنوع هذه الأسباب من تنظيمية (عوامل ترجع إلى المؤسسةـ تركيبها، هيكلها، لوائحها.. ) وشخصية (ترجع إلى الفرد نفسه، دوافعه، قدراته، اتجاهاته، طموحه.. ) وبيئته (توجد في البيئة المحيطة: الاقتصادية والتكنولوجية.. ).

وعلى المدير أن يقوم بتحليل المعلومات التي يجمعها ويستخرج منها مؤشرات مختلفة تعينه على تقرير البدائل المحتملة للحل، ويضع البدائل الممكنة لعلاج المشكلة، ويعرف كل بديل ويتعرف على خصائصه ومتطلباته، ويقارن البدائل المطروحة، من حيث مزاياها ومشكلاتها وتكاليفها والنتائج المترتبة عليها والاحتياجات المطلوبة لتطبيقها.

ومن المهم أن يكون اختيار البديل الأنسب الذي يلائم المشكلة الموجودة ويعالجها في حدود الامكانات المتاحة، وفي إطار الظروف المحيطة، بالإضافة إلى متابعته، والتأكد من أنه يحقق الهدف المطلوب، والتدخل لتعديله إذا لزم الأمر.

ويحسن في كل هذه الخطوات أن يشترك المدير والعامل معاً في التفكير في المشكلة وتحليلها واختيار البدائل ومقارنتها، وذلك حتى يشعر العامل بالجدية ويتحفز لحل المشكلة، ويطبق الحل الذي يتوصل إليه مع رئيسه، ويحرص على نجاحه والتغلب على المشكلة التي يواجهها.

تقوية المنافسة

ولكي يقود المديرُ العاملين بدرجة كبيرة من الفاعلية، ويضغط المشكلات عند حدها الأدنى، ويقوم بعلاجها عندما تحدث، ويحقق أهدافه، ويعمق انسجام العلاقات بينه وبين الأفراد هناك مجموعة من الواجبات الحيوية عليه أن يقوم بها كما يقول الدكتور عبد الوهاب، منها:

أن يكون المدير متقناً لعمله من الناحية الفنية بحيث يستطيع أداءه بكفاءة، ويستطيع أن يرشد العاملين لأداء وظائفهم ويجيب عن أسئلتهم بشأنها ويستثير حماسهم لزيادة الإنتاجية، وأن يعطي لعماله بعض الحرية في تقرير الأمور المتعلقة بمصالحهم كتقرير سرعة العمل، والتناوب وغيرها إذا سمحت بذلك طبيعة العمل وظروفه، وأن يحدد أهداف الجماعة بوضوح، ويشجع الأفراد على شرح أهدافهم، ويساعدهم على بلوغها، ويحاول إدماج أهداف الفرد مع أهداف الجماعة وتقليل الخلاف بين هذه الأهداف.

ويضيف الدكتور عبد الوهاب أن على المدير المسؤول أن يتعرف على دوافع عماله ورغباتهم ومستويات طموحهم، وأن ينقل هذه المعلومات للإدارة حتى تستفيد منها الأخيرة في وضع خطة الحوافز وغيرها من سياسات الأفراد، وأن يدرب عمّاله على الأعمال التي يقومون بها، وأن يعرّفهم بالأعمال الأخرى المتعلقة بها، وأن يشرح لهم أهمية أعمالهم، وأهمية بلوغ المستويات المقررة للأداء حتى يستفيدوا من فرص الترقية أو زيادة الأجور أو غيرها من المزايا، وأن يؤكد أهمية العمل وضرورة إتقانه ويركز على نجاح المؤسسة وتقوية مركزها التنافسي.

واعتبر الدكتور عبد الوهاب أن الإنصات الجيد لمقترحات العاملين والاستماع لشكاواهم والتعرّف على مصادرها ينشىء بينهم وبينه، وبين بعضهم بعضاً نوعاً من الحوار المفتوح ليتبادل معهم مختلف المعلومات، ويولد روح الجماعة مما يزيدها تماسكاً باعتبارها فريقاً واحداً متكاملاً، وليست مجمعاً لأفراد منعزلين، ويساعدها على التقدم لبلوغ أهدافها.

ويشدد الدكتور عبد الوهاب على أهمية أن يعضد المدير عماله معنوياً بأن يقف إلى جانبهم تجاه الإدارة، وذلك عن طريق نقل رغباتهم وشرح وجهات نظرهم لها، وأن يبلّغ العمال أيضاً بآراء الإدارة وقواعدها وسياساتهاº فهو بذلك ضابط اتصال بين الطرفين، وعليه أن يغذي روح التنافس بين عماله، ويشجعهم على تحقيق مستويات راقية للأداء، وأن يُقوّم أداءهم على أسس موضوعية، وأن يشرح هذه الأسس لعماله ولا يفرق بينهم إلا بناءً على هذه الأسسº فيمدح المجد، ويشجعه ويكافئه ويدرس حال الضعيف، ويحاول تحسينها، ويبحث معه أسباب الضعف وإمكانية تفاديه، وأن يكثر من استخدام الحوافز الإيجابية، ولا يلجأ إلى الحوافز السلبية إلا عند الحاجة، وأن يشرح أسباب استعمالها، وألا يعتبر الحوافز السلبية سوطاً يهدد به عماله إذا أخطؤوا.

ويركز الدكتور عبد الوهاب على أن فهم المدير لوظيفته تتغير بتغير النواحي الفنية وتطورها أو بتغير وسائل وأدوات العمل أو رغبات العمال أو الظروف المحيطة بقسمة أو مؤسستهº فيعدّ نفسه لمواجهة التغيير، ويستعد ذهنياً لتعلم أشياء جديدة، والتدرّب على وسائل حديثه للإشراف، واكتساب مهارات متنوعة فنية وسلوكية وفكرية وتنظيمية، ويجب عليه لذلك الاجتماع بالإدارة وغيره من المشرفين والرؤساء ليتبادلوا الآراء ويناقشوا وجهات النظر، ويبحثوا مشكلات العاملين وسبل مواجهتها.